Créer et enregistrer une présentation PowerPoint

À quoi sert le logiciel PowerPoint ?

PowerPoint, ou PPT pour les habitués, est un logiciel du pack Microsoft Office. Il est très fréquent d’utiliser PowerPoint en entreprise pour des présentations commentées. Ces dernières sont alors projetées sur des écrans dans une salle de réunion par exemple et relatent les points importants abordés par l’orateur pour guider l’audience. Faire un PowerPoint implique une présentation orale dans la grande majorité des cas. Le fichier pourra être converti en PDF pour les personnes absentes, et il est également possible d’imprimer un PowerPoint pour que votre auditoire ait une copie de votre présentation en version papier. C’est un logiciel très populaire et les formations PowerPoint sont courantes dans les entreprises.

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Par ailleurs, ce logiciel peut être utilisé pour rédiger des propositions commerciales ou rendre des rapports d’audit. Vous pouvez aussi créer un PPT pour concevoir des fiches produits. De nombreuses options et modèles s’offrent à vous si vous souhaitez faire un PowerPoint. Concernant la mise en page, le programme ressemble beaucoup à Word.

Cependant, les formes vectorielles intelligentes dites SmartArt, les graphiques animés et objets 3D, font la force du logiciel. Pour bien présenter votre PowerPoint et marquer les esprits, pensez aux objets animés. Vous pouvez tout à fait créer vos propres formes et leur donner vie ensuite. L’animation dans PowerPoint est accessible à tous et dynamise vos contenus.

Comment créer une nouvelle présentation PowerPoint ?

Faire un PowerPoint avec un modèle

Apprendre PowerPoint commence par être capable de créer un nouveau diaporama. Pour ce faire, cliquez sur Fichier > Nouveau pour accéder aux modèles proposés par le logiciel. Notez que si vous optez pour un modèle avec un fond de couleur foncée, le travail de détourage d’images pourrait être plus complexe.

Choisissez le template que vous souhaitez personnaliser puis cliquez sur Créer. Sous le menu Accueil, vous trouverez le bouton Nouvelle diapositive pour étoffer votre document. La partie haute du bouton insère une page entièrement vierge, tandis que la partie basse offre un panel de nouvelles diapositives qui s’appuient sur une structure prédéfinie. Celles-ci vous font gagner du temps si vous concevez une nouvelle présentation PowerPoint pour la première fois, et vous aident à rester cohérent avec le modèle de base sélectionné et sa charte graphique. Ces diapositives normées sont mises en pages et prêtes à être éditées.

Tout ce qu’il vous reste à faire pour créer un PowerPoint avec une structure complète est de remplir les champs à votre disposition : titre et sous-titre pour la page de présentation, titres de section, etc. Si un cadre de texte est superflu pour votre présentation, cliquez sur l’une de ses bordures pour le sélectionner, puis sur la touche Suppr  de votre clavier pour l’effacer. Cependant, si vous ne remplissez pas un cadre proposé et ne le supprimez pas non plus, rien n’apparaîtra à l’écran lors de votre projection, ni même à l’impression. Vous pouvez donc simplement ignorer ceux qui ne vous sont pas utiles.

Insérer une image

Parmi les diapositives avec structures prédéfinies qui peuvent vous être proposées, vous trouverez entre autres celle avec une image et une légende, avec un titre seul, ou avec un titre de section. L’insertion d’image dans une diapositive normée est très simple. Cliquez sur le cadre censé accueillir l’illustration et choisissez votre image dans votre explorateur de fichier. La taille du cadre de l’image est prédéfinie et peut rogner votre photo si les dimensions de cette dernière excèdent celles du cadre.

Si votre image a été intégrée de manière disgracieuse, repositionnez-la en cliquant d’abord une fois dessus pour la sélectionner, puis rendez-vous sur le menu Outils image, apparu en surbrillance dans la barre des tâches. Assurez-vous d’être dans le sous-menu Format de l’image. À l’extrémité droite de celui-ci, cliquez sur la partie basse du bouton Rogner, puis Remplir. Il vous suffira ensuite de faire glisser votre image pour la recadrer. Cliquez une fois en dehors de la zone d’encadrement pour valider votre modification.

Ouvrir et enregistrer sa présentation PowerPoint

Pour utiliser PowerPoint de manière optimale, vous devez savoir comment enregistrer votre travail. Pour cela, il suffit de cliquer sur la petite disquette en haut à gauche de l’interface. Une boîte de dialogue s’ouvrira et vous demandera alors le nom et l’emplacement que vous souhaitez donner à votre fichier. Vous pouvez ensuite soit continuer à travailler, en cliquant régulièrement sur la petite disquette pour enregistrer vos modifications, soit fermer votre diaporama. Pour le rouvrir plus tard, trois possibilités s’offrent à vous :

• parcourir vos documents jusqu’au dossier dans lequel vous avez enregistré une copie de votre nouvelle présentation PowerPoint et double-cliquer dessus ;
• ouvrir PowerPoint depuis votre bureau, puis faire Fichier > Ouvrir. Localisez votre diaporama, cliquez dessus puis sur Ouvrir ;
• lancer PowerPoint depuis votre bureau et sélectionner votre fichier dans les propositions récentes.

Pour mettre à jour votre diaporama pour une nouvelle année par exemple, vous aurez besoin de créer un PowerPoint sur lequel changer l’année, autrement dit une copie, qui ne supprimera pas pour autant la version précédente. Faites alors Fichier > Enregistrer Sous sur la version obsolète. Renommez votre document puis cliquez sur Parcourir pour choisir l’emplacement de votre fichier. Cette version à jour deviendra celle sur laquelle vous travaillez actuellement. Vous aurez alors deux copies disponibles, l’ancienne version et la nouvelle. Pour aller plus loin et créer un diaporama de présentation efficace et complet, découvrez la formation PowerPoint en ligne de Walter Learning.

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