Configurer les paramètres d'impression
Les réglages indispensables
Vous avez appris comment ajouter du texte sur PowerPoint et votre diaporama est prêt à être imprimé, félicitations ! Découvrez les réglages incontournables parmi les options d’impression pour imprimer votre PowerPoint comme vous le souhaitez.
Pour ce faire, faites Fichier > Imprimer. Sous Imprimante, il vous est possible de choisir l’appareil avec lequel effectuer l’impression. Plusieurs imprimantes peuvent apparaître dans le menu déroulant en fonction des possibilités sur votre lieu de travail. En cliquant sur Propriétés de l’imprimante, selon le modèle d’imprimante choisie, vous pourrez notamment sélectionner le type de papier voulu ou valider une impression recto verso. Les options présentes dans cette boîte de dialogue dépendront du modèle de votre imprimante et de ses capacités. Tous les appareils ne pourront pas imprimer un PowerPoint en livret par exemple.
Sous Paramètres, d’autres réglages sont personnalisables. Sur le premier bouton, Imprimer toutes les diapositives est sélectionné par défaut. En cliquant dessus, vous pourrez entre autres Imprimer la sélection. Vous avez probablement mis en place des sections pour créer un sommaire sur PowerPoint : ainsi, en mode « trieuse », vous avez la possibilité de faire une sélection de diapositives. Imprimer la sélection imprimera uniquement les diapositives actuellement en surbrillance dans vos sections. Imprimer la diapositive active imprime tout simplement la diapositive sur laquelle vous vous trouvez actuellement. Enfin, pour Plage personnalisée, rentrez spécifiquement les diapositives que vous souhaitez imprimer.
Au second niveau des paramètres, Diapositives en mode page entière apparaît par défaut. Ce mode de page imprime une diapositive par page en orientation paysage. Pour imprimer votre PowerPoint avec les commentaires, cliquez sur le bouton et choisissez l’option Page de notes. Le format passera en portrait avec la diapositive en haut et les commentaires en dessous. Cette possibilité est intéressante si vous souhaitez que votre audience ait accès à vos notes lors de votre présentation.
Apprendre PowerPoint, c’est aussi connaître quelques subtilités annexes pouvant faciliter vos conférences. Dans ce niveau de réglage, vous verrez aussi comment imprimer un PowerPoint avec plusieurs diapositives par page en choisissant parmi les différentes options proposées.
Le bouton d’impression recto verso sur PowerPoint ne s’affiche que si votre imprimante offre l’option.
Par ailleurs, grâce au dernier bouton des paramètres, vous avez un aperçu d’une impression en couleur ou en nuance de gris. Autre subtilité qui vous serait précisée dans une formation PowerPoint : si vous imprimez plusieurs copies de votre diaporama, vous pouvez choisir ou non d’assembler les pages au moment de l’impression. Le bouton Assemblées des réglages propose d’imprimer votre diaporama entièrement avant de passer à la copie suivante. Si votre PowerPoint fait 15 pages, votre imprimante imprimera les 15 pages, puis recommencera pour la deuxième copie, et ainsi de suite. En choisissant Non assemblées, vos copies seront imprimées par le numéro de page : votre imprimante sortira d’abord toutes les copies de la page 1, puis de la page 2, etc.
Vous savez désormais comment imprimer un fichier PowerPoint et avez toutes les indications nécessaires pour obtenir un rendu de qualité !
Créer un PDF à partir d'une présentation PowerPoint
Le PDF standard avec une diapositive par page
Pour convertir un PowerPoint en PDF, deux possibilités s’offrent à vous. Pour la première, suivez les étapes suivantes.
- Rendez-vous dans Fichier > Enregistrer sous. Sur la page qui s’ouvre, vous pouvez renommer votre fichier si vous le souhaitez, et changer l’extension du document qui par défaut est .pptx. Pour imprimer votre PowerPoint au format PDF, il faut le transformer.
- Cliquez sur l’extension .pptx, format de PowerPoint, et sélectionnez l’extension .pdf dans le menu déroulant.
- Si toutefois vous ne souhaitez pas transformer le diaporama dans sa totalité, cliquez sur Plus d’options puis sur Options. Dans l’encadrement Plage, sélectionnez Diapositives et choisissez celles à convertir en PDF en entrant le numéro des pages concernées. Validez avec le bouton Ok.
- Avant de cliquer sur Enregistrer dans la dernière boîte de dialogue ouverte, vous pouvez choisir le mode Standard ou Taille minimale. En cochant le premier, vos images ne seront pas compressées et la taille finale de votre fichier restera telle qu’elle doit être. Avec la deuxième option, votre taille de fichier sera réduite, ce qui peut être utile si celui-ci est lourd et que vous envisagez un envoi par email. Une fois votre choix effectué, vous pouvez enregistrer votre document sur votre ordinateur. Vous obtiendrez un PDF avec une diapositive par page en format paysage.
Pour rappel, Acrobat Reader doit être installé sur votre appareil pour lire les formats PDF.
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Créer un PDF optimisé
Cette seconde possibilité vous permet d’imprimer deux diapositives par page sur un format A4, en orientation portrait.
- Comme pour la première option, faites Fichier > Enregistrer sous, renommez votre document si besoin et choisissez l’extension .pdf.
- Cliquez ensuite sur Plus d’options puis sur Options. Sous le cadre Options de publication, cliquez sur le menu déroulant des Éléments à publier et sélectionnez Documents. Définissez à 2 le nombre de diapositives par page. Au-delà, notez que le confort de lisibilité est compromis.
- Cochez la case Encadrer les diapositives pour faire apparaître des bordures, sauf si vous souhaitez imprimer votre PowerPoint sans marge.
- Cliquez enfin sur Ok puis sur Enregistrer pour transformer votre PowerPoint en PDF.
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