La fonction RECHERCHEV sur Excel

Le fonctionnement de la fonction RECHERCHEV

Très connue, la fonction RECHERCHEV sur Excel permet de connecter des bases de données entre elles. Il s’agit d’une fonction Excel très puissante, malheureusement souvent mal maîtrisée par bon nombre d’utilisateurs. 

Pour comprendre à quoi sert la fonction RECHERCHEV, nous allons commencer par un cas concret. Prenons l’exemple d’un jardinier nommé Maurice qui souhaite automatiser la rédaction de ses factures via Excel. Maurice propose plusieurs produits à la vente et il aimerait bien ne pas avoir à retaper les désignations détaillées des produits à chaque fois. Que devra-t-il faire dans ce cas ?

► Premièrement, il va lui falloir une matrice contenant les références des produits, leurs noms en entier et leur prix unitaire, soit une sorte de table des produits. Cette matrice pourra être placée sur la même feuille de calcul que la facture à éditer, des cellules I3 à K22.

Dans sa facture, dans la colonne B, il mettra les références des produits et il faudra donc remplir la colonne C avec les désignations des produits que la fonction Excel ira chercher dans la matrice. 
Voici la formule à utiliser pour le nom de produit correspondant à la première référence (inscrite en B11) à aller chercher :

=RECHERCHEV(B11;$I$3:$K$22;2;FAUX)

Décomposons les éléments de cette formule : 

Normalement, Maurice devrait obtenir la bonne désignation du produit, information que l’on pourra donc vérifier directement dans la matrice.

Tout comme lui, n’oubliez pas de placer des dollars « $ » dans la formule quand vous désignez la plage de recherche. Cela permettra de bloquer la sélection des cellules de la matrice, afin qu’elle ne change pas lors de l’étirement de la formule aux autres cellules de la colonne C. Le mot « FAUX » inscrit dans la formule est indispensable pour forcer la recherche de la référence exacte dans la matrice. 

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La fonction RECHERCHEV quand la matrice est sur une autre feuille de calcul

Nous allons maintenant voir comment utiliser la fonction RECHERCHEV lorsque l’information que vous cherchez se trouve dans la matrice d’une autre feuille de calcul. Restons sur l’exemple du jardinier Maurice qui souhaite obtenir les noms de ses produits se trouvant sur une autre feuille de calcul, afin de compléter sa facture. 

▶︎ La feuille de calcul où se trouve la matrice s’appelle « Table des produits » et le tableau se situe toujours entre les cellules I3 et K22 pour faire au plus simple. Le nom des produits se trouve dans la colonne n°2 de la matrice.

Commençons par la référence n°1 du produit à aller chercher (toujours en B11). Voici la formule à utiliser :

=RECHERCHEV(B11;"Table des produits"!$I$3;$K$22;2;FAUX)

Après avoir tapé « B11 » dans la formule, il faudra cliquer directement sur l’onglet de la feuille de calcul « Table des produits » afin de remplir celle-ci avec le nom de la matrice. On se trouvera alors sur l’autre feuille de calcul et on pourra continuer à remplir la formule dans la barre dédiée en haut de la feuille.

Bien sûr, il ne faudra pas oublier les dollars pour fixer la sélection, le numéro de la colonne qui nous intéresse (soit 2 ici) ainsi que le « FAUX » pour indiquer une recherche exacte dans la matrice.

La fonction RECHERCHEV avec l'argument VRAI

Nous avons vu précédemment la fonction RECHERCHEV avec l’argument FAUX, ce qui veut dire « recherche exacte ». Nous allons voir à présent cette même fonction, mais avec l’argument VRAI, ce qui correspond à « recherche approximative » ou « recherche par intervalles ».

Ici, prenons l’exemple d’un groupe d’élèves et de leurs notes (situées entre 0 et 20). Celles-ci seront inscrites en colonne B. Nous allons chercher à les faire correspondre avec un commentaire (Parfait, Très bien, Nul, etc.) en colonne C.

► Pour trouver les informations relatives aux grades, imaginons que la matrice se trouve sur la même feuille de calcul (de E2 à F7) et que chaque commentaire corresponde à un intervalle de notes (exemple "Parfait" pour 20, "Très bien" pour 15 à 19,9, etc). Ces commentaires sont indiqués dans la colonne n°2 de la matrice.

Voici la formule à insérer pour trouver le grade de la première note, disons 17 en B2 :

=RECHERCHEV(B2;$E$2;$F$7;2;VRAI)

Après avoir fait « Entrée », la formule va donc aller chercher la note 17 dans la matrice et, grâce à l’argument « VRAI », dans quel intervalle celle-ci se trouve. Elle trouvera ainsi que 17 se situe entre les notes 15 et 19,9, ce qui correspond au commentaire "Très bien". Si la formule est juste, elle pourra ensuite être appliquée pour l’ensemble des notes du groupe d’élèves.

Vous en savez maintenant davantage sur la fonction RECHERCHEV d’Excel. Pour plus de conseils sur l’utilisation des fonctions du logiciel, nous vous recommandons de suivre notre formation Excel. Celle-ci vous aidera à vous perfectionner, grâce aux explications détaillées de votre formateur. Cette formation sur Excel en ligne vous permettra de savoir comment utiliser Excel comme un pro, sans avoir à vous déplacer. Un gain de temps et d’argent non négligeable pour votre perfectionnement sur Excel ! Vous pouvez également lire nos articles sur la fonction NB.SI et la fonction SI sur Excel.

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