Comment bien utiliser Excel ? Guide pratique

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Comment utiliser Excel

Comment utiliser Excel ?

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9 min

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Par Hippolyte Le Dem

Microsoft Excel fait partie de la Suite Microsoft. Que ce soit pour les professionnels ou les particuliers, ce logiciel est devenu indispensable à la gestion du quotidien. Il est donc important de savoir comment utiliser Excel. Découvrons ensemble les bases de ce tableur aux mille et une fonctions. 

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À quoi sert le logiciel Excel ?

Avant de suivre une formation Excel, il faut savoir concrètement à quoi il sert. Excel est un tableur qui propose plusieurs fonctions : 

  • fonctions de calculs numériques ;
  • fonctions d’analyse de données ;
  • fonctions de représentations graphiques et de programmation. 

Concrètement, Excel permet la création de tableaux, de calculs, de graphiques, de bases de données, etc. 

 

Puissant outil de visualisation mathématique, ce logiciel est largement utilisé en entreprise, notamment pour certaines fonctions comme celles de comptable ou chef d’entreprise. C’est aussi un outil utile dans la gestion de la vie quotidienne. 

Bon à savoir

Savoir comment utiliser Excel est une compétence qui n'est pas innée. Cet outil peut même s'avérer être un véritable casse-tête pour certains. C'est pourquoi, afin de maîtriser toutes les fonctions, il est recommandé de suivre une formation Excel. Walter Learning propose une formation Excel à distance et éligible au financement par votre CPF. 

Le menu Fichier

Autrefois appelé "Menu fichier", celui-ci est devenu l’"Onglet fichier" ou onglet backstage.

 

Lorsque vous cliquez sur l’onglet fichier d'Excel, le classeur sur lequel vous travaillez va temporairement disparaître pour laisser place à une nouvelle fenêtre : l’univers du mode backstage. 

 

Vous verrez alors apparaître un volet sur la gauche de la fenêtre. Ce volet donne accès à toutes les fonctions de base du logiciel Excel

  • "Informations" dans lequel vous retrouverez toutes les informations concernant votre fichier Excel (taille, nom, chemin d’accès, etc.). Voyons aussi comment protéger un fichier Excel avec cette fonction : il suffit, de cliquer sur "Protéger le classeur" et de créer un mot de passe pour la feuille que vous voulez protéger.
  • "Nouveau" afin de créer un nouveau fichier. Sur la droite, vous pourrez choisir entre différents modèles. Le plus utilisé est celui qui se nomme “Nouveau Classeur”. Vous pouvez également choisir un modèle spécifique sur internet. Pour cela, il vous suffit d’aller dans la rubrique “Rechercher modèles en ligne”.
  • "Ouvrir" afin d’ouvrir un fichier Excel déjà existant.
  • "Enregistrer" est une fonction utile pour vos documents déjà enregistrés qui portent un nom de fichier ou celui d’une extension. En cliquant sur “Enregistrer”, les documents seront automatiquement enregistrés avec le nom ou l’extension d’origine.
  • "Enregistrer sous" afin d’enregistrer un nouveau classeur Excel ou d’en créer une nouvelle version. Vous devrez choisir l’emplacement de ce document (Google drive, ordinateur, clé USB).  
  • "Imprimer" permet d’imprimer votre document. Avant de lancer l’impression, vous pouvez choisir les différentes options d’impression sur Excel.
  • "Partager" permet de donner accès a votre classeur Excel à d'autres utilisateurs.
  • "Exporter" offre la possibilité de créer une version PDF de votre document. 
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Il existe également une rubrique Options, qui se compose de différentes fonctions : 

  • "Général" qui permet notamment de choisir la police, la taille et le nom d’utilisateur de vos documents.
  • "Enregistrement" qui est une fenêtre qui permet de sauvegarder automatiquement votre document toutes les "x" minutes, selon ce que vous avez choisi.
  • "Options Avancées" qui est une fenêtre très complète permettant, notamment, d'afficher ou pas les en-têtes de ligne et colonne, les formules dans les cellules, au lieu du résultat, ou encore le quadrillage.
  • "Personnaliser le ruban".
  • "Barre d’outils d’accès rapide" que nous évoquerons plus loin. 

Astuce

Une fois votre action terminée dans l’onglet fichier vous pouvez tout simplement fermer l’onglet sans avoir à valider l’option pour que celle-ci s’enregistre.

Le groupe de commandes et les lanceurs

Dans la partie supérieure de votre fenêtre Excel se trouve le ruban qui constitue le menu général du logiciel. Celui-ci est composé d’onglets. Généralement affichés par défaut, les onglets affichés par Excel sont : 

  • Fichier;
  • Accueil ;
  • Insertion ;
  • Mise en page ;
  • Formules ;
  • Données ;
  • Révision ;
  • Affichage ;
  • Développeur ;
  • Aide ;
  • Power Pivot.

Chaque onglet affiche des boutons de commandes centralisés en groupes de commandes

 

Les lanceurs de boîte de dialogue sont les boutons situés en bas à droite de certains groupes de commandes. Chaque lanceur ouvre, ce que l'on appelle, une boîte de dialogue présentant des options supplémentaires. 

Exemple

Vous pouvez utiliser la boîte de dialogue “Mise en page” pour définir la disposition d’une page. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l’onglet “Mise en page” et en bas, à droite, du groupe de commande puis, cliquer sur le lanceur pour choisir l’option qui vous convient.

Avec les versions Office 2010 et Office 2013, il est maintenant possible de créer ses propres onglets et groupes de commandes Excel. Vous devez faire un clic droit sur le ruban et choisir l’option “Personnaliser le ruban”.

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La barre d'outils rapide

Si vous avez suivi une formation Excel en ligne, vous avez probablement entendu parler de la barre d'outils rapide. Bien que celle-ci fasse partie de Microsoft Office depuis la version 2003, elle n'est réellement introduite et pleinement utilisée depuis la sortie d'Office 2010. Grâce à la barre d’outils rapide, vous pouvez améliorer votre productivité. 

 

Concrètement, il s’agit d’une barre d'outils Excel personnalisable contenant les commandes courantes, comme “Enregistrer”, “Annuler” et “Rétablir”. Elle se situe tout en haut de votre fenêtre.

 

Il est possible de personnaliser la barre d’outil rapide de différentes manières : 

  • Vous pouvez choisir de masquer ou afficher la barre d’outils d’accès rapide.
  • Il est possible de déplacer la barre d’outils rapide dans deux endroits différents : dans le coin supérieur gauche de la barre de titre ou sous le ruban.
  • Une nouvelle commande Excel peut être ajoutée à la barre d’outils rapide.
  • Cette nouvelle commande peut aussi ne pas apparaître dans le ruban.
  • Si vous ne souhaitez plus avoir une commande dans la barre d’outils rapide Excel, vous pouvez la supprimer.
  • L’ordre des commandes Excel peut être modifié.
  • Il est également possible de regrouper les différentes commandes de la barre d’outils rapide avec des séparateurs.
  • Vous pouvez importer ou exporter une barre d’outils d’accès rapide. 

Important

Les seuls éléments qui peuvent être ajoutés à la barre d’outils rapide sont les commandes Excel. Le contenu des listes du ruban ne peut l’être. Par ailleurs, la barre d'outils rapide Excel peut apparaître uniquement sur une seule ligne. 

La barre d'état

Ce type de fonction très spécifique, prouve toute l'importance de se former à Excel
Il s'agit de la dernière barre grise qui se situe en bas de votre écran. Elle a pour but d’indiquer de nombreuses informations concernant, par exemple, l’activation ou désactivation du verrouillage numérique, la moyenne des nombres dans les cellules sélectionnées ou encore le numéro de page. 

Astuce

Cette barre peut être aussi personnalisée selon les informations que vous souhaitez voir apparaître

Pour afficher ou masquer un élément dans la barre d’état, rien de plus simple. Il vous suffit de faire un clic droit n’importe où dans cette barre et de sélectionner ce que vous souhaitez voir apparaître. Tous les éléments précédés d’une coche s’afficheront dans la barre d’état. Vous pouvez les dé-sélectionner à tout moment.

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