Comment fonctionne Google Drive ? Tout ce qu'il faut savoir

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Google Drive : qu'est-ce que c'est et comment ça fonctionne ?

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8 min

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Par Hippolyte Le Dem

Google Drive est un espace de stockage collaboratif. Il permet aux salariés de l’entreprise de collaborer plus facilement et fluidement. Pour savoir comment fonctionne Google Drive, suivez le guide. 

Sommaire

  • Google Drive : qu'est-ce que c'est ?
  • Comment accéder à Google Drive ?
  • Comment fonctionne Google Drive ?
  • Paramétrer Google Drive
  • Formez-vous aux outils collaboratifs Google
  • Téléchargez le programme de la formation Outils collaboratifs en PDF

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Google Drive : qu'est-ce que c'est ?

Pourquoi utiliser Google Drive ? Mon Drive est un espace personnel de stockage, de création et de collaboration présent dans votre compte Google Workspace. Découvrez comment utiliser Google Drive. 

Comment accéder à Google Drive ?

Pour ouvrir Google Drive, plusieurs options s’offrent à vous : 

 

  • Passer par le lanceur d’application et cliquer sur le logo Google Drive. À noter que vous pouvez déplacer le logo dans le lanceur d’application. Un simple clic fait apparaître l’application. 
  • À partir d’un nouvel onglet, tapez le nom de l’application, suivi de “.google.com”. Vous atterrirez sur l'interface Drive.
  • Par l’ajout d’un favori dans la barre de favoris. Pour cela, vous devez sélectionner l'icône située devant l’URL et vous devez glisser le favori dans la barre de favoris. Comme l'icône est très identifiable, vous pouvez simplement effectuer un clic droit, modifier et retirer le nom du favori. En faisant ceci, vous aurez en un seul clic, directement un accès à Google Drive. 

Bon à savoir

Peut-on utiliser Google Drive sans adresse Gmail ? Oui, il n’est pas nécessaire d’en avoir une pour utiliser les outils de travail collaboratifs de Google.

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Comment fonctionne Google Drive ?

La première chose à connaître pour utiliser Google Drive est son interface. En haut de l’interface, se trouve le logo Google Drive permettant de revenir sur la page d’accueil. Si vous êtes à l'intérieur d’un dossier et que vous souhaitez revenir à la racine du Drive, il vous suffit de cliquer dessus.

 

Juste à droite, se trouve un moteur de recherche dans lequel vous pouvez taper des mots clés ou afficher la recherche avancée et cliquer sur la flèche pour faire apparaître le résultat. Vous pourrez alors définir l’emplacement, le propriétaire, le titre, etc… 

 

Interface de Google Drive

 

Derrière l'icône représentant un point d'interrogation, se cache l’assistance Google. Vous y retrouverez des articles permettant de monter en compétences sur l’application ou de découvrir les dernières mises à jour de l’application. 

 

La roue crantée “Paramètres” permet d'accéder au : 

 

  • raccourci clavier ;
  • téléchargement Drive pour PC si cela est autorisé sur le domaine de l’entreprise ;
  • paramètres de l'application.

Enfin, le lanceur d'application permet de naviguer sur une autre application de son espace Google. 

 

La barre latérale de droite de l’interface donne accès à : 

 

  • Google Agenda ;
  • Google Keep ;
  • Google Task.

Astuce

Il est aussi possible d’ajouter d’autres modules complémentaires. Si vous n'utilisez pas la barre latérale, elle peut être réduite. 

Dans le volet de gauche, se trouvent les différents espaces accessibles. 

 

  • La page prioritaire, qui est une série de fichiers proposés par Google et pouvant être pertinents. Il est possible de créer des espaces de travail au nombre maximum de 8. Ils permettront d’installer des raccourcis vers 25 fichiers maximum.
  • L’espace “Mon Drive”, correspond aux fichiers personnels, dans lequel se trouve toute l'arborescence de dossiers et fichiers. Vous êtes propriétaires des documents de cet espace. 
  • Vous pouvez aussi avoir accès au Drive partagé. Il s’agit d’espaces de l’entreprise dont vous pouvez être membres. “Partagés avec moi” correspond à la boîte de réception des éléments que d’autres personnes ont partagé avec vous. Ils sont classés par date de partage décroissant. Pour ajouter un dossier en favori, il vous suffit de cliquer sur l'étoile. Un dossier est partagé a une silhouette dans l'icône du dossier. Sans silhouette, le fichier est privé. 

Bon à savoir

Découvrez comment partager un fichier via Google Drive en lisant notre article sur le sujet.

 Il existe deux types de visualisation sur Drive : 

 

  • le mode liste ;
  • le mode gris permettant de voir la première vignette de chaque fichier. 

Il est possible de créer quatre types de documents dans le Drive et ceux-ci sont reconnaissables par leur couleur différentes : 

 

  • 🔵 bleu : Google Docs correspondant à un document Word ; 
  • 🟢 vert : Google Sheets correspondant à un tableau Excel ; 
  • 🟠 orange : Google Slides correspondant à un Powerpoint ;
  • 🟣 violet : Google Forms, un formulaire que vous pouvez envoyer.
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Paramétrer Google Drive

Pour paramétrer cet outil collaboratif, rendez-vous dans la roue crantée se trouvant en haut à droite de l’interface. Parmi les paramétrages possibles, il y a les raccourcis clavier. Ceux-ci sont utiles pour gagner du temps dans les actions effectuées sur Google Drive. Ils sont classés par catégories

 

  • les outils de sélection ; 
  • les outils pour atteindre quelque chose ; 
  • les outils relatifs aux applications ; 
  • la création ; 
  • l’importation ; 
  • les menus ; 
  • les actions. 

Bon à savoir

Pour paramétrer, il est aussi possible d’utiliser un moteur de recherche. 

Dans l’onglet Général, le premier paramètre est la quantité de stockage utilisé. Les éléments occupant l’espace sont exposés dans cet onglet. Les éléments dont vous êtes propriétaire peuvent être triés dans Google Drive dans un ordre décroissant, du plus lourd au plus léger.  

 

Cela permet : 

 

  • de supprimer les éléments qui prennent trop de place ; 
  • de transférer la propriété ; 
  • de conserver les éléments. 

Toujours dans Paramètres, il y a, en dessous de l’espace de stockage, la possibilité de convertir les fichiers importés. Ce paramétrage permet que des fichiers importés au format Office, tels que Word, Excel ou PowerPoint, soient automatiquement convertis au format Google. À noter qu’il est préférable de convertir au moment voulu. 

 

En sélectionnant le mode Hors Connexion, vous pourrez naviguer ou modifier des fichiers sans connexion internet. Il est recommandé d'activer cette possibilité.  

 

Il est aussi possible de modifier la densité d’affichage (plus ou moins élevée). La densité normale offre plus d'espace.

 

Dans l’onglet Général, des accès rapides vers les fichiers pertinents sont paramétrables. Il est, par exemple, possible de mettre en place un accès rapide pour “Mon Drive”, la page “Partagés avec moi” ou encore la vue prioritaire, comme la page d’accueil par défaut. Si la case est cochée, la page prioritaire s'affiche lorsque vous atterrissez sur Google Drive. 

Formez-vous aux outils collaboratifs Google

En suivant une formation aux outils collaboratifs, vous apprendrez à :

 

  • importer des fichiers ou des dossiers ;
  • à créer des fichiers Google ;
  • à les partager avec d’autres collaborateurs pour des échanges fluides et efficaces ; 
  • à appréhender l’espace "Partagés avec moi” qui contient tous les documents que les collaborateurs vous ont partagé. 

Vous souhaitez suivre une formation Google Workspace ? Chez Walter Learning, nous proposons une formation aux outils de travail collaboratifs. Vous apprendrez, notamment à partager un document sur Google Drive ou à partager votre agenda Google

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