Google Drive : qu'est-ce que c'est ?
Qu’est-ce que Google Drive ? Il s’agit d’un espace personnel de stockage, de création et de collaboration présent dans votre compte Google Workspace. Tout élément présent dans Mon Drive peut être partagé à d’autres collaborateurs, découvrez comment.
Partager un fichier Google Drive
Les éléments que vous importez ou créez sont privés et vous en êtes l’unique propriétaire. Ainsi, vous pouvez décider de partager un fichier Google Drive à d'autres personnes de l’entreprise.
Le partage sur Google Drive se fait de la manière suivante : tout d’abord, sachez que pour identifier si un document est partagé ou non, il faut prêter attention à l’aspect visuel du document :
- la présence d’une silhouette signifiant que l’élément est partagé ;
- l’absence de silhouette signifiant que l’élément est privé.
Il existe plusieurs méthodes pour partager un document sur Google Drive. Parmi elles, il y a :
- la sélection d’un fichier en utilisant l’option “Partage” ;
- le clic droit pour faire apparaître cette même option “Partage” ;
- le raccourci clavier pour accéder à l’option “Partage” ;
- Au sein du document, soit en cliquant sur le bouton “Partage” en haut à droite, soit en passant par le menu “Fichier”.
À noter qu’en tant que propriétaire d’un élément, vous pouvez choisir d'empêcher les personnes éditrices du document d’ajouter d’autres personnes et les lecteurs et commentateurs de télécharger, imprimer ou copier le contenu du document.
Google Workspace : Gmail, Google Agenda, Google Drive, Google Docs, Google Sheets et Google Slides.
Une fois sur le fenêtre de partage, vous aurez le choix entre deux niveaux de partage :
- le partage à des personnes bien définies : pour cela, il suffit d’ajouter leur nom et définir leur droit d'accès (lecteur, commentateur, editeur) ;
- la publication externe ou interne via un lien.
Avant de partager le document, vous pouvez envoyer une notification par email à la personne avec qui vous souhaitez partager les informations. Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton Envoyer.
À noter qu’un propriétaire a toujours le droit de modifier le droit de partage, de révoquer ce dernier ou encore d’accorder un accès temporaire. Concernant ce dernier, il est possible uniquement pour les commentateurs et les lecteurs du document. Il suffit de définir l'échéance et de fermer l’option de partage. Un chronomètre s'affiche afin de spécifier la date d’expiration. Par ailleurs, en tant que propriétaire, il est possible de définir une autre personne comme propriétaire du document. Attention, celle-ci doit faire partie de l’entreprise.
Transférer la propriété d'un fichier Drive
Que ce soit pour gagner de l’espace dans votre quota Google ou parce que vous n’avez plus besoin d’un fichier, mais qu’il doit continuer d’exister pour d'autres collaborateurs, vous avez la possibilité d’en transférer la propriété.
Il faut savoir qu’il ne peut y avoir sur Google Drive qu’un seul propriétaire pour un élément. C'est celui qui porte la responsabilité et le poids du dossier (si ce n’est pas un fichier au format Google).
Si le propriétaire d’un fichier Google souhaite supprimer un de ses documents et que celui-ci est partagé, il n’existera plus non plus pour les autres collaborateurs, et ce, de manière définitive.
Autre prérequis pour transférer la propriété d'un fichier Drive : le propriétaire ne peut donner la propriété d’un élément qu'à un collaborateur du même domaine d’entreprise. Par exemple, il ne pourra pas donner la priorité à un compte “gmail.com” ou à un autre domaine. C'est un gage de sécurité pour éviter la fuite d’informations en dehors de l’entreprise.
Pour le transfert, choisissez un document et avec un clic droit, saisissez la fenêtre de partage puis partagez.
Notez qu’en tant que propriétaire vous avez des options réservées. Vous pouvez empêcher :
- votre éditeur de modifier sans votre accord ;
- le lecteur ou le commentateur de télécharger, imprimer ou copier le fichier.
Une fois transféré, le nouveau propriétaire sera informé et les paramètres de partage ne pourront plus changer.
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Partager un fichier à un collaborateur non-membre du drive partagé
Pour partager un fichier dans un Drive partagé à une personne qui n’est pas membre, il faut effectuer un clic droit sur le document à partager et cliquer à nouveau sur Partager et sur Qui a accès. Par défaut, le lien est désactivé. Il faut alors indiquer l’adresse mail du collaborateur. Celle-ci doit être lié à un compte Google, c’est à dire :
- une adresse G Suite professionnelle ;
- un compte Gmail gratuit ;
- une adresse professionnelle liée à un compte google.
Une fois sélectionnée, il faut indiquer le type de droit sur le document (lecteur, éditeur, commentateur). Pour prévenir la personne, une notification lui sera envoyée par mail.
Vous souhaitez savoir comment copier un fichier dans Google Drive ? Nous vous invitons à lire notre article sur le sujet.
Formez-vous aux outils collaboratifs Google
Grâce à une formation aux outils collaboratifs, vous serez en mesure :
- d’importer des fichiers ou des dossiers ;
- de créer des fichiers Google ;
- de partager des fichiers Google avec vos collaborateurs ;
- d’appréhender l’espace "Partagés avec moi” contenant tous les documents que les collaborateurs vous ont partagé.
Pour se former aux outils collaboratifs à distance, nous vous recommandons de suivre notre Google workspace. En plus de tout apprendre sur Google Drive, vous saurez aussi utiliser les autres outils de travail collaboratif et ainsi, par exemple, partager un agenda Google.
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