Partager un document Word : mode d'emploi

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Partager un document Word

Comment partager un fichier Word ?

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6 min

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Par Hippolyte Le Dem

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin de partager un document Word avec plusieurs utilisateurs. Au sein de votre entreprise ou dans votre environnement personnel, connaître la façon de partager un document Word en ligne peut être très utile. Si vous n’êtes pas sûr de savoir comment partager un fichier Word, il peut être difficile de savoir par où commencer. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment partager un document Word en ligne, par mail, en créant un article de blog et même comment suivre les modifications.

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Enregistrer un document Word dans le Cloud

L’enregistrement d’un document fait partie des bases de Word. Vous pouvez enregistrer votre document Word dans le Cloud en utilisant différents services comme Google Drive, OneDrive ou Dropbox. Le stockage en ligne permet de partager un document Word beaucoup plus facilement avec les personnes de votre choix.

 

Le logiciel Word permet de partager un fichier Word à partir de OneDrive. Pour cela, il faut, à partir de votre logiciel Word, cliquer sur “Fichier” puis “Partager”. Vous pouvez enregistrer votre document dans le cloud à partir de l’icône “Enregistrer dans le cloud” ainsi, la dernière version de partage du document Word est toujours la dernière. Pour cela, vous n’avez qu’à entrer vos informations de votre compte Microsoft pour accéder à votre espace de stockage OneDrive.

Partager un document par mail

Vous pouvez partager un document Word sans utiliser le Cloud, il vous suffit d’envoyer, tout simplement, le document par mail. Vous pouvez le faire à partir de votre logiciel Word. Pour cela, vous devez cliquer sur “Fichier” puis “Partager” et enfin sélectionner l’icône “Courrier”. Vous pouvez ainsi, si vous le souhaitez, partager un document Word avec plusieurs utilisateurs.

 

Il existe plusieurs possibilités pour cet envoi. Vous pouvez partager un fichier Word en l’envoyant en tant que pièce jointe, en tant que lien et même sous forme de PDF ou XPS. Votre document Word peut également être partagé en tant que télécopie internet. Pour utiliser l’une de ces options, il vous suffit de cliquer sur l’icône correspondante. 

Bon à savoir

Si vous souhaitez envoyer votre document via un lien, il faut que votre document soit enregistré dans le cloud. De plus, si vous souhaitez utiliser l’option de télécopie, vous devez souscrire à un fournisseur en télécopie en amont.

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Présenter un document Word en ligne

Si vous souhaitez présenter votre document Word en ligne, il est possible de le faire. La formation Word en ligne de Walter Learning vous permet de d'appréhender toutes ces manipulations utiles au partage de document de Word. Cette formation Word à distance fera de vous une personne experte dans le domaine et es présentations en ligne avec le logiciel Word n’auront plus de secret pour vous.

 

Il est d'ailleurs possible de présenter votre document Word en ligne à travers un navigateur web. Pour cela, rien de plus simple, il vous suffit de cliquer sur “Fichier” puis “Partager” et enfin sélectionner l’icône “Présenter en ligne” et cliquer sur l’icône se situant à droite de l’écran “Présenter en ligne” pour lancer la présentation.

Publier un document en créant un billet sur un blog

Pour qu’un document Word soit partagé via un billet de blog, vous devez disposer d’un blog. Vous pouvez publier directement en cliquant sur  “Fichier” puis “Partager” et enfin sélectionner “Publier sur le blog” et cliquer sur l’icône se situant à droite de l’écran “Publier sur le blog”.

 

Vous devez fournir les informations nécessaires pour enregistrer votre compte de blog. En donnant ces informations, vous pourrez publier votre document directement sur votre blog. Le partage de vos documents via un billet de blog peut aider à augmenter la visibilité de votre contenu et à le diffuser auprès d’un large public. Les règles et les lignes directrices de votre fournisseur de blog doivent être suivies pour publier vos documents de façon efficace.

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Coéditer un document

Vous pouvez collaborer sur un document Word avec plusieurs personnes en temps réel. En effet, les modifications apportées au document partagé Word apparaissent en simultané chez les autres collaborateurs. Créer un document partagé Word peut être très pratique pour les projets en équipe ou pour coordonner les corrections et commentaires sur un document. De plus, grâce à une bonne formation Word, vous pouvez apprendre à utiliser les fonctionnalités de collaboration de manière efficace et sécurisée.

 

Lorsque vous partagez un document Word avec plusieurs utilisateurs, ceux-ci reçoivent une notification leur permettant de visualiser le document via Word Online. Pour modifier le document, vous devez cliquer dans le navigateur sur “Modifier dans le navigateur”. Les modifications apportées par les co-éditeurs apparaissent instantanément, permettant un travail en temps réel, efficace et fluide.

Suivre les modifications apportées à un document Word

Les marques de révision sont utiles pour collaborer sur un document Word avec plusieurs personnes. 
Pour activer le suivi des modifications, cliquez sur “Suivi des modifications” dans la barre d’état. Pour passer en revue les modifications, sélectionnez l’onglet “Révision” dans le ruban. Cliquez sur “Modification suivante” dans le groupe modification, puis cliquez sur “Accepter” ou “Refuser” et passez à la suivante dans le groupe modification. Pour accepter toutes les modifications à la fois, cliquez sur la flèche sous l’icône “Accepter” et sélectionnez “Accepter toutes les modifications”.

 

Si les marques de modifications sont gênantes, vous pouvez les masquer. Il vous suffit de basculer sur l’onglet “Révision” dans le ruban et de dérouler la liste “Afficher pour les révisions” ensuite vous devez sélectionner “Marque simple”. Les marques de révision disparaissent, elles sont remplacées par des barres verticales de couleur rouge.

Important

Par défaut, les modifications apparaissent sur la version imprimée du document. Si vous souhaitez les masquer, vous devez cliquer sur “Fichier” puis “Imprimer” déroulez la liste “Imprimer” sous “Paramètres” et décochez “Imprimer les marques”.

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Sources

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