Comment créer un nouveau document sur Word ?
Pour apprendre à se servir de Word, il est important de commencer par savoir créer un nouveau document. Le plus facile est d'utiliser la combinaison des touches "Ctrl+N" de votre clavier. L’apprentissage des raccourcis clavier Word est indispensable dans tout tutoriel Word sérieux, car ils permettent de travailler plus rapidement et efficacement.
Il est possible de créer un nouveau document sur Word à partir d'un modèle. Les modèles Word sont particulièrement utiles pour créer rapidement des CV, lettres, rapports ou comptes rendus avec une mise en page Word déjà structurée.
Pour cela, vous pouvez cliquer sur "Fichier" puis "Nouveau", puis double cliquez sur l'un des modèles proposés. Une bibliothèque de modèles est présente dans le logiciel Word pour répondre à tous vos besoins selon vos projets. Suivre une formation Word en ligne vous aidera à personnaliser ces modèles Word et à appliquer correctement les styles Word pour harmoniser vos documents.
Vous pouvez avoir un accès à d’autres modèles du logiciel Word en ligne. Il vous suffit d’indiquer dans la barre de recherche, le modèle que vous souhaitez utiliser et de taper sur la touche “entrée” de votre clavier. Une sélection de modèles vous sera proposée et vous n’aurez plus qu'à choisir celui qui vous convient. Vous pourrez cliquer sur “Créer” et l’utiliser comme vous le souhaitez.
Comment ouvrir un document Word existant ?
Pour ouvrir un document Word existant, il est possible d’utiliser deux techniques.
La première consiste à sélectionner l’onglet “Fichier” du ruban puis cliquer sur “Ouvrir”. Vous pouvez aussi utiliser la combinaison des touches "Ctrl+O". Tous les documents que vous avez ouverts récemment s’affichent. Vous pouvez double-cliquer sur le fichier que vous souhaitez consulter pour l’ouvrir.
Ouvir un document Word existant - extrait de la formation Word de Walter Learning
Vous pouvez trouver votre dossier de stockage qu’il soit sur OneDrive, votre PC ou à un autre emplacement. Il vous suffit, dans la partie droite de la fenêtre, de cliquer sur l’icône correspondante et de retrouver votre document dans vos dossiers. En cliquant sur l’icône “ajouter un emplacement”, vous pourrez faciliter l’enregistrement de vos documents dans le cloud et le nouvel emplacement sera aisément accessible sous “Ouvrir”. L’icône “Parcourir” vous permet de naviguer dans les différents emplacements que ce soit dans le cloud ou dans le réseau local.
Pour ouvir un document Word, vous pouvez aussi utiliser la combinaison des touches "Ctrl+F12" de votre clavier pour afficher la boîte de dialogue “Ouvrir”. Vous pouvez utiliser dans cette fenêtre la barre d’adresse dans la partie supérieure ou l’arborescence dans la partie gauche pour choisir l’emplacement qui contient le document à ouvrir.
Boîte de dialogue pour ouvrir un document Word - extrait de la formation Word de Walter Learning
Il vous suffit de double-cliquer sur le fichier pour l’ouvrir dans Word. Votre position dans le document est mémorisée lorsque vous avez enregistré puis fermé le document. Cette fonctionnalité vous permet de reprendre simplement votre travail à l’endroit exact où vous l’avez arrêté. Il vous suffit de cliquer sur la bulle “Bienvenue” à côté de la barre de défilement verticale à l’ouverture de votre document.
À quoi sert le ruban sur Word ?
Le ruban est un outil de navigation qui facilite l’accès aux différentes fonctions de Word comme la mise en page, la mise en forme de texte ou encore l’insertion d’images.
Le ruban centralise les outils indispensables à la mise en forme Word, à la gestion des styles Word et à la configuration de la mise en page Word (marges, orientation, sauts de page). Il permet de connaître toutes les sections qui permettent de mettre en forme le texte, d’insérer des images, de faire le choix de la mise en page ou d’afficher et de cacher des éléments dans l’interface. Le ruban est composé de plusieurs onglets. Chaque onglet possède des catégories diverses appelées “Groupe”.
Ruban Word - extrait de la formation Word de Walter Learning
Les onglets affichés par défaut sont les suivants :
- Fichier ;
- Accueil ;
- Insertion ;
- Création ;
- Mise en page ;
- Référence ;
- Publipostage ;
- Révision ;
- Affichage ;
- Aide.
L’onglet “Publipostage” permet par exemple de réaliser une fusion publipostage afin de générer automatiquement des courriers personnalisés à partir d’une base de données (clients, patients, collaborateurs).
Toutes les astuces pour une utilisation complète du logiciel sont présentes dans les cours sur Word dispensés par la formation Word de Walter Learning. La formation vous permet d’apprendre Word même si vous êtes un grand débutant. Vous apprendrez à exploiter les fonctionnalités avancées comme la gestion des styles Word et l’optimisation de la mise en page Word.
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Comment enregistrer un document Word
Il est important de savoir comment enregistrer un document correctement, car c'est une des bases de Microsoft Word.
Dans toute formation Word, l’apprentissage des bonnes pratiques d’enregistrement fait partie des bases Word pour éviter toute perte de données.
Pour enregistrer un document Word en cours d’édition, il vous suffit de cliquer sur “Fichier"" puis “Enregistrer”. La première fois que vous enregistrez un document, la vue backstage s’affiche automatiquement. L'icône “Récent” est sélectionnée par défaut et elle affiche les dossiers utilisés récemment.
Enregistrement d'un document sur Word - extrait de la formation Word de Walter Learning
Vous pouvez choisir un fichier d’enregistrement dans la partie droite de l’écran, la boîte de dialogue “Enregistrer sous” apparaît. Choisissez le nom et le format du document puis cliquez sur “Enregistrer”. Pour enregistrer le document dans un autre dossier, vous pouvez cliquer sur “Parcourir”, la boîte de dialogue “Enregistrer sous” apparaît. C’est ici que vous pourrez choisir le dossier dans lequel vous souhaitez que vos documents soient enregistrés.
Imprimer un document Word
Vous serez peut-être amené à partager un document Word et à imprimer votre document pour pouvoir le présenter à d’autres personnes. Une formation pour apprendre Word en ligne, vous permettra de savoir imprimer votre document de différentes manières selon vos besoins. Dans le ruban de Word, cliquez sur “Imprimer”, puis choisissez l’imprimante à utiliser et le nombre de copies à imprimer. Pour une impression multiple, sélectionnez l’option “Assemblé” si vous souhaitez imprimer des jeux de copies séparées.
Avant l’impression, vérifiez toujours votre mise en page Word (marges, orientation portrait ou paysage, sauts de page) afin d’éviter toute mauvaise surprise.
Vous pouvez également sélectionner l’étendue de l'impression :
toutes les pages ;
la page active ;
les pages sélectionnées ;
certaines pages précises.
Une bonne maîtrise des bases Word inclut également la gestion des paramètres d’impression et l’utilisation des raccourcis clavier Word pour accéder rapidement aux fonctions essentielles.
Impression d'un document sur Word - extrait de la formation Word de Walter Learning
Vous pouvez également sélectionner l’étendue de l'impression :
- toutes les pages ;
- la page active ;
- les pages sélectionnées ;
- certaines pages précises.
Vous pouvez imprimer en recto verso de façon manuelle si votre imprimante ne fait pas les rectos versos automatiquement. Il vous suffit de cliquer sur “Imprimer manuellement en recto verso” et ajouter le papier lorsque vous êtes invité à le faire sur votre imprimante. Lorsque vous avez fini tous vos réglages, vous n’avez plus qu’à cliquer sur le bouton “Imprimer” pour lancer l’impression.
Sources
Créer un document - Support Microsoft
Enregistrer un document - Support Microsoft
Imprimer un document dans Word - Support Microsoft
