Les formules de politesse
Écrire un mail professionnel en anglais peut être très utile, notamment dans le domaine du secrétariat médical ou pour les secrétaires de direction. Bonne nouvelle : la construction du mail en anglais professionnel est très proche du français !
Vous devez préciser l’adresse mail du destinataire, l’objet, introduire le mail avec une salutation, rédiger le contenu, terminer par une formule de politesse et ajouter des pièces jointes si nécessaire. Vous pouvez apprendre par cœur certaines expressions, comme les formules de politesse pour conclure ou dire bonjour en anglais dans un mail professionnel.
Voici des exemples de formules de politesse en anglais pour un mail professionnel, pour dire bonjour :
- “dear sir/madam” si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, très formel ;
- “dear Mr/Mrs…” si vous connaissez le nom du destinataire, formel ;
- “good morning Mr/Mrs…” “Dear/Hello…” pour vous adresser à une personne que vous connaissez, informel ;
Pour saluer à la fin du mail, vous pouvez employer :
- “yours faithfully” si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, formel ;
- “yours sincerely” ou “kind regards” pour un client ou une personne avec une position hiérarchique supérieure, formel ;
- “best wishes”, “kind regards” ou “best” pour un collègue ou une personne que vous connaissez, informel.
Le terme “hi” peut aussi être utilisé pour dire commencer un mail professionnel en anglais de manière plutôt amicale. Il est souvent utilisé en anglais professionnel, même si cela paraît informel en français !
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Choisir le vocabulaire adapté
Un mail anglais professionnel se construit comme un mail en français, mais il peut être difficile, de prime abord, de respecter le contexte, les positions hiérarchiques des autres et de choisir le vocabulaire adapté à la situation.
Il n’y a rien de mieux que l’entraînement et la rédaction régulière pour apprendre à choisir son vocabulaire et à mémoriser les expressions les plus utilisées dans les mails professionnels.
Voici des termes à employer pour décrire l’objet du mail en fonction du contexte et de vos besoins :
- demande d’information : request for information ;
- candidature : application ;
- proposition : proposal ;
- rendez-vous : meeting ;
- rappel de paiement : payment reminder ;
- s’il vous plaît : please.
Voici des exemples de tournures de phrases que vous pouvez employer dans un mail professionnel :
- “we are pleased to inform you that…” : nous avons le plaisir de vous informer que… ;
- “thank you for your interest/consideration” : merci pour votre intérêt/considération ;
- “thank you for your quick answer” : merci pour votre réponse rapide ;
- “thank you for your email” : merci pour votre email ;
- “following your recent email” : suite à votre récent email ;
- “regarding your request for information” : suite à votre demande d’information ;
- “I am writing to let you know that…” : je vous écris pour vous informer que… ;
- “I am writing to you regarding the…” : je vous écris suite à… ;
- “we regret to inform you that…” : nous avons le regret de vous informer que… ;
- “I am delighted to inform you that…” : je suis ravi de vous informer que… ;
- “could you please…” : pouvez-vous s’il vous plaît… ;
- “would you be so kind as to…” : auriez-vous la gentillesse de… ;
- “I would be very grateful if you could…” : je serais reconnaissant si vous pouviez…” ;
- “I don’t understand some points, would you mind…” : je ne comprends pas certains éléments, cela vous dérangerait si…”, etc.
Il est important de sélectionner les expressions qui s’adaptent au contexte et à votre requête. Certaines expressions conviennent à une prise de contact, en réponse d’un mail, pour énoncer l’objet, formuler une demande, répondre à une candidature, annoncer une bonne ou une moins bonne nouvelle, etc. Plus vous rédigerez de mails anglais professionnels, plus vous serez à l’aise avec le vocabulaire !
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Conclure son e-mail
Avant d’écrire la dernière formule de politesse en anglais dans un mail professionnel, nous vous conseillons d’ajouter une petite phrase pour conclure votre email professionnel en anglais, par exemple :
- “if you need any further assistance, please do contact me” : en cas de besoin, contactez-moi ;
- “please, do not hesitate to contact me for any further information” : n’hésitez-pas à me contacter pour plus d’informations ;
- “I look forward to hearing from you soon” : j’attends de vos nouvelles ;
- “many thanks in advance for your help” : je vous remercie d’avance pour votre réponse/aide ;
- “please confirm upon receipt” : merci de confirmer dès réception ;
- “I would like to express our gratitude for all your help in this matter” : je tiens à vous exprimer notre gratitude pour toute votre aide dans cette affaire (très formel) ;
- “thank you for your availability” : merci pour votre disponibilité.
Choisissez une expression qui correspond au contexte pour conclure votre email, avant d’écrire une formule de politesse et de signer.
Retrouvez d'autres conseils avec notre article sur la prescription en anglais.
Bonnes pratiques de rédaction
Voici quelques bonnes pratiques pour mieux rédiger vos mails professionnels en anglais :
- vérifier la structure de votre mail et notamment la présence de formules de politesse en anglais dans un mail professionnel (au début et à la fin) ;
- utiliser le vocabulaire adapté au contexte (formuler une demande, répondre à une candidature, informer le destinataire, faire une proposition…) et employer des expressions courantes pour rédiger le contenu du mail ;
- s’assurer d’avoir rédigé une phrase de conclusion, avant la formule de politesse, à la fin ;
- insérer des pièces jointes si nécessaire et les annoncer dans le mail, par exemple “please find attached the…” ;
- dire “hi everyone” si vous vous adressez à un groupe ;
- se relire une ou deux fois pour éviter les maladresses et ne pas faire d’erreur dans votre email en anglais.
D’une manière générale, les échanges sont moins soutenus en anglais professionnel qu’en français, notamment dans la rédaction de mails.
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Les pièges à éviter
Certains pièges sont à éviter lorsque vous commencez un mail professionnel en anglais, par exemple :
- rester flou sur l’identité du destinataire : il est conseillé de trouver le nom de la personne à qui vous vous adressez et de s’assurer de l’avoir bien orthographié ;
- confondre mail et email : en anglais “mail” correspond au courrier postal, tandis que “email” signifie est un courrier électronique ;
- avec les chiffres : il faut utiliser une virgule pour séparer les milliers ou les millions (par exemple 150,000) et un point pour les décimales (par exemple 10.5, pour dire 10,5) ;
- utiliser des faux-amis : il faut être attentif, par exemple, “actually” signifie “vraiment/réellement” et pas “actuellement” ;
- négliger certaines règles de ponctuation : il n’y a pas d’espace avec un point d’interrogation, d’exclamation, deux points ou un point-virgule, par exemple.
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