Devenir secrétaire indépendant(e) : toutes les étapes

Par Hippolyte Le Dem

11 avril 2023

mardi 11 avril 2023

13 min

Par Hippolyte Le Dem

Votre décision est en cours de réflexion : vous voulez créer votre propre activité de secrétaire freelance. Ne sautez pas les étapes et lisez nos conseils pour être certain(e) de faire le bon choix. Exercer en tant que secrétaire en micro entreprise demande des compétences telles que l'autonomie, la rigueur, la confiance en ses capacités, mais aussi la maîtrise du français et de l’informatique. Découvrez comment devenir secrétaire indépendante.

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Qu'est-ce que le métier de secrétaire indépendant ?

Les avantages d’exercer en tant que secrétaire freelance

Le métier de secrétaire indépendant vous permet de proposer vos compétences à des entreprises ou des administrations de manière indépendante. Vous pouvez facilement passer de secrétaire salarié(e) à secrétaire en freelance, car vous exercez les mêmes tâches.

Simplement, vous travaillez de chez vous et vous choisissez :

vos clients ;
vos tarifs ;
vos horaires de travail.

Bien sûr, exercer à votre compte vous demande de développer des compétences spécifiques telles que :

faire de la publicité pour votre activité ;
gérer votre portefeuille client ;
éditer des factures et des devis ;
respecter les obligations des sociétés ;
facturer ou non la TVA, etc.

Vous pouvez aussi spécialiser votre activité. Par exemple, en fonction de vos affinités, vous pouvez choisir de travailler pour :

des TPE, PME ;
des associations ;
des instituts ;
des clients particuliers ;
d’autres freelances.

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Devenir secrétaire indépendant(e) recouvre un nombre de réalités très diverses. Les missions se révèlent nombreuses et les tâches varient suivant les secteurs d’activité.

Vous pouvez aussi choisir de vous spécialiser dans :

le commerce ;
la santé ;
la justice, etc.

Le rôle principal d'un(e) secrétaire freelance

Au même titre qu’un(e) secrétaire salarié(e), le(la) secrétaire indépendant(e) assiste son client dans le domaine administratif. La différence majeure réside dans le fait que votre employeur n’est pas votre supérieur hiérarchique, mais un client(e). Il est donc bienvenu d’être force de proposition.

Voici quelques exemples de tâches qui peuvent vous être confiées en tant que secrétaire à votre compte :

l’accueil des visiteurs, sur site, par mail ou par téléphone ;
la gestion des appels téléphoniques ;
la prise de rendez-vous ;
la réception, rédaction et distribution des courriers papier et e-mails ;
l’organisation des réunions, la prise de notes, et la rédaction de comptes rendus ;
le classement de documents et de dossiers ;
la facturation et les relances de paiement, etc.

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Les compétences requises pour devenir secrétaire indépendant(e)

Les hard skills d'un(e) secrétaire indépendante

Installez votre activité de secrétaire indépendante suppose que vous maîtrisez les connaissances et compétences essentielles suivantes :

le traitement de texte et l’utilisation de Word ;
la gestion de données grâce à Excel ;
la création de présentation percutante et moderne avec PowerPoint ;
la maîtrise des techniques de prise de notes ;
une connaissance parfaite de la langue française écrite et orale ;
une capacité de synthèse ;
la maîtrise d’une langue étrangère, bien souvent l’anglais, si vous devez travailler à un niveau international.

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Les soft skills d’un(e) secrétaire freelance

Vous êtes à la fois doué(e) pour la communication interpersonnelle et l'organisation, tout en étant conscient(e) de vos responsabilités ?

Le métier de secrétaire indépendant est fait pour vous si :

vous aimez le contact humain ;
vous possédez des compétences reconnues en organisation ;
vous êtes rigoureux(se) ;
vous pouvez travailler seul(e).

Exercer en tant que secrétaire installé(e) à votre compte peut être très stimulant, mais nécessite une excellente communication, additionnée d’un sens des priorités sans failles. En effet, pour remplir les diverses tâches qui ponctuent la journée d’un(e) secrétaire indépendant(e), vous devez être méthodique et polyvalent(e). Vous devez également maîtriser parfaitement le français, aussi bien en orthographe qu’en expression écrite. Si vos clients sont satisfaits de vos services, ils vous recommandent à leurs homologues.

Les étapes pour devenir secrétaire indépendant(e)

Pour devenir secrétaire indépendant(e), il faut être un(e) professionnel(le) du secrétariat ou de l’assistanat. Cependant, aucun diplôme n’est nécessaire, car le secrétariat en ligne ne répond pas aux exigences des métiers réglementés.

Les rercherches préliminaires

Commencez par réfléchir à votre projet : interrogez vos motivations et listez vos compétences actuelles. Ensuite, renseignez-vous auprès de professionnels exerçant en tant que secrétaire freelance. Les réseaux sociaux vous aideront pour trouver ces professionnels de l’organisation. Pensez à LinkedIn et Instagram.

Vous pouvez ensuite réaliser une étude de marché. Pour être valide, elle doit comporter des informations essentielles telles que :

votre clientèle cible ;
le domaine dans lequel vous souhaitez vous spécialiser ;
votre mode de communication ;
votre façon d’exercer, en présentiel ou à distance ;
la zone géographique circonscrite, etc.

Ensuite, vous devez établir un business plan. Il s’agit d’un plan de financement en lien direct avec les actions à mener. On peut donc parler de la définition de vos objectifs associée à des actions concrètes. Ces documents sont nécessaires pour demander des aides auprès de potentiels financeurs.

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Choisir un statut juridique d'entreprise

En choisissant de créer votre entreprise, vous pouvez profiter de certaines aides à la création, telles que l’ACRE, l’ARE, ou l’ARCE. Renseignez-vous auprès de Pôle emploi. L’enregistrement de votre activité auprès du centre de formalité des entreprises est donc obligatoire.

Après avoir défini les modalités les mieux adaptées à votre situation, vous pouvez choisir de créer :

une microentreprise ;
une entreprise individuelle (EI) ;
une entreprise individuelle à responsabilité limitée (EIRL) ;
une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) ;
une SASU.

Le statut de micro-entrepreneur(e) se caractérise par une simplicité de gestion administrative, mais aussi par l’impossibilité de facturer et de récupérer la TVA. Enfin, vous pouvez choisir de rester salarié(e) en exerçant votre activité de secrétaire indépendant(e) au sein d’une coopérative de portage salarial.

Une fois votre spécialisation et votre stratégie définies, vous devez définir vos prix. Votre activité vous plaît très certainement, mais ne la traitez pas comme un hobby. Prenez votre croissance au sérieux et affichez des prix en accord avec vos compétences. Une autre étape souvent difficile pour les freelances est de vendre vos services. Pour ça, vous devez faire de la prospection auprès de vos clients potentiels ou créer du contenu en ligne afin de gagner en visibilité.

Se former et se perfectionner en tant que secrétaire indépendante

Afin d’installer votre activité, Walter Learning vous propose une série de formations en bureautique.

Elles vous permettent de développer ou approfondir vos connaissances de logiciels essentiels tels que :

une formation Word ;
une formation Excel ;
une formation PowerPoint ;
une formation aux outils collaboratifs Google.

Ces formations se déroulent exclusivement en ligne et sont éligibles au financement CPF. Ouvertes à la certification TOSA, les formations en bureautique Word, Excel et PowerPoint proposées par Walter Learning vous permettent de valoriser vos compétences auprès de vos futurs clients, de valoriser vos compétences bureautiques sur un CV. En effet, le TOSA est un certificat reconnu au niveau international.