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Bureautique

Créer un document Word

Comment créer un document Word ?

Hippolyte Le Dem

Co-fondateur de Walter

|

Microsoft Word est un logiciel de référence pour rédiger des textes, créer des dossiers, et les partager. Si vous souhaitez rédiger votre premier document, l’idéal est de vous former à Microsoft Word. Cela vous permet de l’utiliser sans complexe. Nous vous expliquons, pas à pas, 5 phases essentielles pour créer et partager vos documents.

 

Vous saurez bientôt comment générer un nouveau document Word et l’enregistrer ; convertir un fichier Word en PDF ; alléger votre fichier Word pour en faciliter le partage ; imprimer vos textes et dossiers rédigés sur Word, comment récupérer un document Word qui n’a pas été enregistré. En suivant les étapes de création les unes après les autres, vous vous formez à Word avec fluidité. Vous vous initiez simplement à l’utilisation du logiciel, qui n’aura bientôt plus de secret pour vous.

Comment créer un nouveau document Word et l'enregistrer ?

Deux possibilités s'offrent à vous lors de la création d’un document Word : utiliser une page vierge ou choisir un modèle pré-existant. Dans le premier cas, après l’ouverture de votre logiciel bureautique, rendez-vous dans le menu de gauche. Choisissez Nouveau puis Document vierge. Vous pouvez aussi créer un nouveau document à l’aide de votre clavier. Pour cela, cliquez simultanément sur les touches CTRL + N. Une page blanche apparaît sur votre écran.

 

Si vous souhaitez utiliser un modèle existant, cliquez sur Nouveau dans le menu de gauche de la page d’accueil Word. Vous accédez alors aux documents pré-formatés dont :

  • des CV ;
  • des lettres de motivation ;
  • des calendriers ;
  • des rapports ;
  • des certificats.


Si vous ne trouvez pas le modèle en ligne qui vous convient, utilisez la solution de recherche de modèles Word. Dans la barre de recherche dédiée, entrez les mots-clés qui décrivent ce que vous voulez. Il peut aussi bien s’agir d’un format (par exemple CV) que d’un événement (naissance). Lorsque vous aurez choisi votre modèle, cliquez dessus. Il se télécharge automatiquement sur votre page. Remplacez ensuite les textes du modèle Word en ligne par vos propres informations.

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Comment convertir un fichier Word en PDF (et inversement) ?

Convertir Word en PDF est pratique pour conserver la mise en forme de vos documents. Notamment lorsque vous y avez inséré des images ou que vous avez eu besoin de créer un tableau sur Word. Pour enregistrer votre document Word en PDF, cliquez sur Enregistrer sous. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, choisissez l'emplacement puis le nom de votre document. Dans le menu déroulant situé sous le nom du document, sélectionnez son format d’enregistrement en cliquant sur PDF.


Si, à l’inverse, vous recevez un document PDF que vous souhaitez modifier, c’est possible. Word est capable de convertir un PDF en en un format modifiable. Après avoir ouvert Word, retrouvez votre document en sélectionnant Fichier puis Ouvrir et Parcourir. Sélectionnez le nom de votre document et cliquez sur Ouvrir. Le logiciel affiche alors un message vous informant de la conversion du PDF en Word. Cliquez sur OK et patientez pendant la durée de conversion. Vous pouvez apporter au document les modifications nécessaires.

Bon à savoir

La formation Word de Walter Learning est éligible au CPF. Vous pouvez donc utiliser vos heures CPF pour acquérir de nouvelles compétences en bureautique. Lisez notre article pour savoir quels sont vos droits CPF selon votre statut.

Comment réduire la taille d'un fichier Word ?

Vous pouvez partager vos documents Word par mail. Afin de faciliter leur envoi et avoir un impact écologique plus faible, choisissez de réduire la taille de vos fichiers Word. Pour cela, compressez les images. Commencez par cliquer sur une illustration pour la sélectionner. Le ruban de modification s’affiche automatiquement. Dans l’onglet Ajuster, choisissez l’icône avec une flèche à chaque angle puis sélectionnez la résolution par défaut. Pour en savoir davantage sur la gestion des images sur Word, lisez notre article dédié.


Pour alléger vos documents, vous pouvez décider de ne pas y inclure les polices que vous avez utilisées. Voici le chemin à suivre : sélectionnez Fichier puis Autres et Options. La boîte de dialogue Options Word s’ouvre. Cliquez sur Enregistrement puis, dans l’onglet Préserver la fidélité du partage de document, décochez la case Incorporer les polices dans le fichier.

Comment imprimer un doc Word ?

Vos documents peuvent être transférés par mail mais il est parfois nécessaire de les imprimer. Pour cela, sélectionnez Fichier puis Imprimer dans le ruban. Dans la vue back-office qui s’affiche, choisissez :

  • les pages que vous souhaitez imprimer avec Word ;
  • le nombre de copies ;
  • votre imprimante ;
  • une impression en couleur avec Word.


Vous y trouvez aussi les paramètres pour faire apparaître plusieurs pages sur une feuille. Cela permet l’impression de vos documents sous forme de livret Word. D’autres options vous permettent d’imprimer des étiquettes ou d’imprimer vos documents sans les commentaires. Pour aller plus loin dans la découverte des ces options, il est utile de se former à Microsoft Word.

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Lorsque vous avez sélectionné les options utiles à votre mise en page, lancez l’impression de vos documents en cliquant sur Imprimer, en haut à gauche de votre écran.

Comment récupérer un document Word non enregistré ?

Chaque document que vous produisez doit être enregistré avant l’extinction de votre ordinateur. Pour cela, sélectionnez Fichier puis Enregistrer dans le ruban de menu. Le raccourci clavier CTRL + S vous permet d’atteindre le même résultat. Vous devez ensuite sélectionner le lieu de stockage de votre document Word. Il peut s’agir de votre PC ou d’un disque dur externe. Si vous enregistrez votre document pour la première fois, vous devrez le nommer avant de confirmer son enregistrement.


Personne n’étant à l’abri d’une coupure d’électricité, il est possible que vous ayez un jour à récupérer un document Word. Dans ce cas, sachez qu’il est possible de rétablir la dernière version de votre document, enregistrée automatiquement par le logiciel. À l’ouverture de Word, cliquez sur Afficher les fichiers récupérés dans le menu de gauche. Un document vierge s’ouvre. Dans le bandeau de gauche vous trouverez la liste des fichiers récupérables. Pour ouvrir l’un d’entre eux, cliquez dessus. La date et l’heure apparaissant sous le nom du document vous aident à choisir la version la plus récente. Pensez ensuite à enregistrer votre document comme vous le faites habituellement.

Rappel

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