Maîtriser les logiciels de bureautique

Pourquoi développer sa maîtrise des logiciels de bureautiques ?

L’exigence de maîtrise de la bureautique est devenue universelle. La maîtrise des outils bureautiques constitue une compétence de base dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Artisans, commerçants et libéraux doivent eux aussi établir des devis, rédiger des contrats, stocker des documents et planifier des rendez-vous.

Les personnes possédant une maîtrise des outils informatiques et bureautiques sont en général plus réactives. C’est ainsi que les entreprises françaises perdent de nombreuses heures de travail par an en raison de lacunes sur la maîtrise de logiciels bureautiques. Le temps de production des documents de travail explose si l’employé est en difficulté face aux outils bureautiques. Il y a alors baisse de la productivité.

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Si la productivité d’une société est liée à la maîtrise des logiciels bureautiques, un recruteur doit impérativement vérifier que le candidat saura maîtriser le Pack Office. Maîtriser les outils bureautiques est un critère de recrutement aussi important que le diplôme, cela augmente l’employabilité. Au-delà de la phase de recrutement, l’absence ou l’insuffisance de maîtrise des outils bureautiques de référence peut freiner une carrière. Inversement, maîtriser les outils bureautiques est une satisfaction professionnelle qui vaut souvent au salarié l’estime de ses supérieurs.

Enfin, sur le plan personnel, la maîtrise de Microsoft Office est utile au quotidien, pour la rédaction de courriers administratifs, la gestion du budget du foyer, la planification pour toute la famille, etc.

Suivre une formation en ligne pour maîtriser les outils bureautiques

Beaucoup de professionnels utilisent les outils bureautiques quotidiennement, mais peu les maîtrisent réellement. La plupart ne possèdent pas une maîtrise des logiciels bureautiques exhaustive. Beaucoup d’employés bricolent des solutions avec le traitement de texte ou le tableur mais peu de personnes possèdent une pleine maîtrise Word / Excel.

Il est possible d’apprendre à maîtriser les outils bureautiques en autodidacte, en observant les autres faire et en pratiquant durant de longues heures. C’est un travail de longue haleine, qui manque d’efficacité car non organisé de façon méthodique.

Les formations bureautiques montées et calibrées par des professionnels offrent une approche systématique et didactique propice à l’acquisition de compétences solides et rapides. Monter en compétence grâce à une formation à la maîtrise des outils bureautiques permet d’aller en profondeur dans les options des logiciels bureautiques. Grâce à une formation bureautique pour débutant, la qualité d’un document fini est accrue.

Se former aux outils bureautique avec son entreprise

La formation professionnelle est un outil majeur à disposition des salariés pour apprendre et évoluer tout au long de leur parcours professionnel. Chaque salarié bénéficie tous les deux ans d’un entretien professionnel consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle. L’employeur lui notifie la possibilité de recourir à des services gratuits de conseil en évolution professionnelle, pour l’aider à faire le point sur sa situation et ses compétences professionnelles.

L’entretien implique le salarié dans la construction de sa carrière, on l’informe obligatoirement de l’activation du compte personnel de formation et des possibilités d’abondement que l’employeur est susceptible de financer. Les formations professionnelles sont souvent à l'initiative du salarié. Ce dernier peut par exemple mobiliser son compte personnel de formation (CPF) pour une formation à la maîtrise des outils bureautiques, s’inscrire dans un projet de transition professionnelle, réclamer un bilan de compétences ou une validation des acquis de l’expérience (VAE).

La formation peut également s’amorcer à l’initiative de l’employeur. La majorité de ces formations sont facultatives. Il existe toutefois des actions de formation « obligatoire », qui conditionnent l’exercice d’une activité, en application de dispositions légales ou réglementaires. Pour un plan de développement des compétences, le temps passé en formation constitue du temps de travail effectif : il donne lieu au maintien de la rémunération.

La formation est aussi au cœur du système de l’alternance, avec les contrats de professionnalisation et les contrats d’apprentissage. Enfin, la loi du 5 septembre 2018 a créé un nouveau dispositif : la reconversion ou la promotion par alternance (Pro-A). Il peut être mobilisé dans une optique d’évolution, de réorientation professionnelle ou de co-construction de projets qualifiants entre salariés et employeurs.

Les certifications pour attester sa maîtrise des outils bureautiques

Les compétences bureautiques annoncées sur le CV ne suffisent plus  : il ne s’agit plus d’affirmer sa maîtrise de Microsoft Office mais de se ménager des preuves de sa maîtrise du Pack Office. À cet effet, les certifications en bureautique, qui effectuent une mesure standardisée et objective, permettent d’attester de sa maîtrise des outils bureautiques.

La certification TOSA est un outil très fiable d'évaluation des compétences en bureautique de référence. La certification ICDL remplit le même office pour les outils collaboratifs. Si elles sont accessibles aux candidats libres, ces deux certifications se passent souvent à l’issue d’une formation relative à la maîtrise des outils bureautiques. Pour les formations bureautiques financées grâce au Compte personnel de Formation, le passage de la certification par l’apprenant est obligatoire.

Pour un TOSA ou la certification ICDL, les candidats passent un test d’une heure, suite à quoi ils reçoivent un certificat bureautique attestant de leur niveau. Il existe plusieurs niveaux, du plus basique à l’expert, en fonction de la maîtrise des logiciels bureautiques de chacun. La certification TOSA Excel permet la présentation et l’analyse fine de données chiffrées. Quant à la certification TOSA Word, elle valide les compétences de maîtrise de l'outil de traitement de texte, d’insertion d’objets et de personnalisation.

Attester de sa maîtrise de la bureautique passe aussi par les certifications PowerPoint et ICDL. Le TOSA PowerPoint est destiné aux personnes désireuses d'accroître leurs connaissances de création de présentations attractives, notamment dans les domaines de la communication, du marketing, ou de la formation, mais aussi de façon transversale. La certification « ICDL - Outils Collaboratifs » concerne l’aptitude à coordonner des tâches, partager des documents stockés, communiquer dans une équipe, organiser des réunions de travail.

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Sources

TOSA Excel - France compétences

TOSA Word - France compétences

TOSA PowerPoint - France compétences

ICDL - Outils collaboratifs - France compétences