Pourquoi et comment passer des certifications en bureautique ?

L'intéret de passer des certifications en bureautique

Les certifications TOSA bureautiques constituent le standard international de mesure des compétences informatiques. Elles reposent sur une méthodologie rigoureuse afin de répondre aux enjeux de qualité et de fiabilité des entreprises et institutions. Le niveau de difficulté du test est adapté en fonction des réponses du candidat pour le solliciter sur ses compétences hautes. Le résultat délivre un score robuste, précis et objectif auquel les employeurs peuvent faire confiance.

Les certifications bureautiques permettent de mesurer et prouver un niveau de compétences bureautiques et digitales. Les certifications TOSA du Pack Office sont incontournables pour analyser, attester et valoriser ses compétences auprès des employeurs. La maîtrise des logiciels bureautiques est donc utile lors d’une recherche d’emploi, a fortiori pour un premier poste. Elles délivrent un score à apposer sur le CV ou même sur les réseaux sociaux professionnels. Ce niveau affiché permet de se différencier sur le marché très concurrentiel du travail.

Ces certifications bureautiques sont aussi pertinentes pour une évolution de carrière, dans une entreprise différente ou pour de nouvelles responsabilités au sein de son groupe. Outre TOSA, il existe la certification ICDL, qui assoit les compétences en matière d’outils collaboratifs Google. Pour les mêmes raisons que pour les certifications TOSA du Pack Office, l’ICDL présente un grand intérêt à l’embauche et pour une évolution de carrière.

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Enfin, il est important de rappeler que dans le cadre du financement d’une formation bureautique via Mon Compte Formation, le passage de la certification par l’apprenant est obligatoire. La certification TOSA ou ICDL est impérative pour mobiliser le CPF en matière de formation bureautique. En effet, seules les formations certifiantes ou qualifiantes sont éligibles à un financement Compte Personnel de Formation. Toutes les formations bureautiques accessibles par le CPF sont donc des formations bureautiques certifiantes, c’est-à-dire des formations de type TOSA (ou ICDL pour les outils collaboratifs).

La certification TOSA Excel

La certification TOSA Excel, comme les autres certifications bureautiques, s’obtient par un test en ligne. Le format de ce test est le suivant : 35 questions (mélange de QCM et d’exercices interactifs comme relier ou glisser-déposer) en 60 minutes.

Le test aboutit à un score de 0 à 1000, les scores permettent de se situer parmi l’un des cinq niveaux.

• Le niveau initial de cette certification bureautique (score TOSA 1 à 350) signifie que le candidat sait utiliser les fonctionnalités les plus simples d’Excel. Il a appris à préparer des calculs à l’aide de formules simples et des quatre opérations, à utiliser des graphiques.
• Le niveau basique (score TOSA 351 à 550) valide les compétences qui consistent d’intégration des fonctions arithmétiques et fonctions logiques dans des formules correctement écrites.
• Le niveau opérationnel (score TOSA 551 à 725) correspond aux candidats qui savent créer des formules longues, produire un tableau de données avec insertion d’objets graphiques.
• Le niveau avancé (score TOSA 726 à 875) atteste de la maîtrise de l’automatisation des tâches, et des fonctions les plus complexes de calcul, de texte et de dates. Il valide aussi les compétences en lien avec les mises en forme automatique et conditionnelle. Enfin ces candidats sont en mesure de mener des analyses fines de données massives, mais aussi de générer un tableau croisé dynamique.
• Enfin, le niveau expert (score TOSA 876 à 1000) sanctionne les compétences de paramétrage du mode backstage et de la barre d’outils, d’utilisation des fonctions de protection et de révision, et des outils de vérification des formules. L’expertise consiste aussi à utiliser les fonctions matricielles, financières et de dates avancées.

La certification TOSA Word

Les certifications TOSA Word et Excel ont en commun leurs modalités et format, si ce n’est que le TOSA Word ne sanctionne que 4 niveaux.

Le contenu du certificat bureautique obtenu à l’issue du test est quant à lui bien différent.

• Le niveau basique est accordé aux candidats qui effectuent la mise en forme élémentaire d’un document, des recherches simples pour retrouver des références, un tableau simple et l’insertion d’un objet graphique. Quant au
• niveau opérationnel, il est atteint par ceux qui utilisent la plupart des fonctionnalités, appliquent une trame aux paragraphes, connaissent la mise en page, les révisions et éditions simples, mais aussi l’insertion de références et d’objets graphiques, la création d’un tableau comportant divers éléments.
• Le niveau avancé est réservé aux candidats sachant personnaliser l’interface à leur contexte professionnel, mais aussi maîtriser le mode Backstage afin de gérer données et métadonnées. Ils doivent aussi être capables d'utiliser les outils de mise en forme avancés, d’insérer plusieurs types de références et gérer les corrections et traductions.
• Pour finir, le niveau expert atteste de compétences pour paramétrer le logiciel, protéger ses dossiers, créer ses propres jeux de styles, maîtriser les outils de tableaux et graphiques, gérer le publipostage et les options de marque de révision, et créer des formulaires.

La certification TOSA PowerPoint

Communication, marketing, commerce ou encore formation : il existe de nombreux domaines pour lesquels les compétences en lien avec PowerPoint sont nécessaires. La création de présentations PowerPoint est aussi devenue une compétence transversale à tous les milieux professionnels, dans le cadre d’une réunion, d’un séminaire ou d’une conférence.

Ainsi un TOSA bureautique dédié à cet outil de diaporamas a vu le jour, selon le même format que les TOSA Word et Excel.

• Il n’existe pas de niveau initial. Le niveau basique de la certification bureautique TOSA PowerPoint est attribué aux candidats qui savent créer un document de présentation simple, avec du texte et les outils de mise en forme les plus courants. Il concerne aussi l’aptitude à créer un tableau simple et à insérer une image ou une animation.
• Le certificat bureautique PowerPoint de niveau opérationnel s’obtient quand on sait adapter les modes d’enregistrement et d’impression, animer un diaporama, vérifier l’orthographe et la grammaire des contenus, mais aussi modifier une mise en forme.
• Quant au niveau avancé, il recouvre les compétences de personnalisation de l’environnement PowerPoint, maîtrise des méthodes d’organisation des diapositives, l’optimisation des effets de style, ou encore l’insertion de supports visuels divers et externes.
• Le niveau expert est réservé aux candidats qui ont appris à maîtriser le paramétrage de PowerPoint et les options de diffusion et publication, à optimiser la présentation et à créer des tableaux de styles différents. Ces profils savent aussi insérer et modifier tout type d’objet et utiliser l’intégralité des fonctions avancées.

La certification ICDL - Outils collaboratifs

Comme l’ensemble des certifications TOSA du Pack Office, la certification visant à garantir les compétences d’utilisation des outils collaboratifs répond au format de test en 60 minutes et 35 questions. Les similitudes s’arrêtent là car la certification bureautique spécifique aux outils collaboratifs n’est pas TOSA, mais la certification ICDL. Elle valide l’aptitude des candidats à se coordonner, partager et communiquer.

Contrairement aux TOSA bureautiques, la certification ICDL ne délivre pas plusieurs niveaux de compétences. Elle est simplement validée, au-delà de 75% de bonnes réponses, ou invalidée. Ses modalités d’évaluation restent classiques : il s’agit d’un test en ligne automatisé, s'appuyant sur une mise en situation de cas pratiques.

Afin d’atteindre ce taux de validation, il est notamment demandé de connaître la gestion des calendriers et des tâches, les outils appropriés pour des conversations, réunions ou webinaires, ou encore le stockage et partage d’informations.

Comment préparer une certification en bureautique ?

Les modalités d’évaluation d’une formation en bureautique pour débutant sont les mêmes quelle que soit la certification bureautique recherchée: TOSA Word ou Excel, certification PowerPoint ou ICDL. Le certificat bureautique s’obtient à l’issue d’un test adaptatif basé sur des QCM, de la  manipulation de logiciels et un scoring mathématique IRT (Item Response Theory).

Il existe plusieurs voies d’accès à la certification : le candidat peut s’inscrire dans le cadre d’un cursus de formation avec le statut d’élève ou d’étudiant, après un parcours de formation continue ou encore par candidature individuelle.

Le chemin le plus sûr vers le certificat bureautique est celui de la formation bureautique certifiante. Il s’agit de monter en compétence vis-à-vis d’un outil en suivant un programme pédagogique précis, puis à l’issue de la formation de se sentir prêt à passer la certification. Les certificats TOSA et ICDL sont intégrés aux programmes car il existe un référentiel pédagogique de compétences fourni par les organismes de certification.

Les actifs (salariés, indépendants et demandeurs d’emploi) reçoivent chaque année 500 euros sur leur Compte Personnel de formation (CPF), plafonné à 5000 euros. Grâce à ce dispositif de l’Etat, toute personne ayant déjà exercé une activité professionnelle est en mesure de financer tout ou partie de ses projets de formation. Pour rappel le financement CPF ne fonctionne que pour les formations certifiantes. La première étape est de consulter le montant de ses droits, puis de choisir une formation en vue du TOSA.

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Sources

• TOSA Excel - France compétences
• TOSA Word - France compétences
• TOSA PowerPoint - France compétences
• ICDL - Outils collaboratifs - France compétences