Maîtriser l'utilisation et la personnalisation du ruban dans Word

Qu'est-ce que le ruban Word ?

Le ruban incarne l’élément principal de l’interface de Word avec la page du document en cours d’édition. Situé au-dessus de cette dernière, cette barre des tâches, ou barre d’outils pour Word présente différents boutons et icônes qui permettent de gérer la mise en forme générale du texte, sa mise en page, ainsi que l’insertion, l’affichage ou le masquage d’éléments.

Il se compose de plusieurs onglets, chacun d’entre eux donnant accès à diverses fonctionnalités représentées par des icônes, des zones de texte ou des listes déroulantes. Dans chaque onglet, les commandes sont regroupées en plusieurs catégories, appelées groupes.

De quoi se compose le ruban Word ?

Onze onglets sont affichés par défaut dans le ruban Word : Fichier, Accueil, Insertion, Création (ou Conception, en fonction de votre version du logiciel), Mise en page, Références, Publipostage, Révision, Affichage et Aide.

Voyons ensuite plus précisément ce qu’ils recèlent :

• L’onglet Fichier est celui des coulisses. Les fonctions d’ouverture, de fermeture, d’enregistrement, d’impression ou de partage du document en cours d’édition y sont disponibles. Vous pourrez par exemple y transformer un fichier Word en PDF.
• L’onglet Accueil, le plus fréquemment utilisé, regroupe les commandes les plus courantes dans Word, comme la gestion du presse-papiers, les polices de caractère, les paragraphes, les styles de mise en forme, etc.
• L’onglet Insertion permet d’intégrer de nombreux éléments au sein d’un document : page de garde, tableau, illustrations, liens, zones de texte, en-tête et pied de page, vidéos en ligne, etc.
• L’onglet Création rassemble des réglages permettant de modifier l’apparence du document : thèmes, couleurs, polices, espacement de paragraphe, couleur et bordure de page, filigrane, etc. Il est possible de l’utiliser sur un document vierge ou sur un document existant et déjà complété.
• L’onglet Mise en page contient toutes les commandes nécessaires pour mettre en forme un document au niveau de la page : marges, colonnes, orientation, espacement, habillage, etc.
• L’onglet Références permet d’insérer une table des matières, des notes de bas de page, des citations, un index, une table de références ou des légendes sous les illustrations
• L’onglet Publipostage regroupe l’ensemble des commandes nécessaires à la réalisation d’un publipostage : enveloppes, étiquettes, lettres, etc. Vous pouvez notamment définir les destinataires et les champs de fusion, puis obtenir un aperçu des résultats.
• L’onglet Révision donne accès à des outils de vérification : ajout de commentaires dans un document, travail avec des marques de révision, comparaison de deux documents. Il propose aussi un dictionnaire des synonymes et un traducteur intégré
• L’onglet Affichage permet de choisir le mode d’affichage du document, d’activer ou de désactiver certaines fonctionnalités : mode lecture, page, web ; choix du niveau de zoom ; gestion des fenêtres de Microsoft Word ; accès aux commandes en rapport avec les macros. Vous pouvez d’ailleurs consulter notre tutoriel sur comment créer une macro dans Word, qui vous permettra de gagner encore plus de temps
• L’onglet Aide vous propose enfin de nombreuses ressources pour vous aider dans votre utilisation de Word au quotidien.

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Utiliser des raccourcis pour exécuter des actions du ruban

Il est possible d’accéder aux icônes du ruban sur Word sans la souris, en utilisant uniquement les touches du clavier. Pour trouver le raccourci clavier qui correspond à une icône dans le ruban, appuyez puis relâchez la touche Alt : des lettres sur fond noir apparaissent alors à côté de chaque onglet du ruban (S pour Insertion, G pour Publipostage, N pour Affichage, etc.), ainsi que pour les différentes catégories.

Michel Martin, formateur pour la formation Word chez Walter Learning, résume ces différents raccourcis dans une leçon pour apprendre à utiliser le logiciel Word. Il aborde également le sujet voisin des insertions automatiques durant ce parcours d’apprentissage.

Affecter un raccourci clavier à une icône du ruban

Pour faciliter l’accès aux icônes du ruban, vous pouvez aussi leur affecter des raccourcis clavier.

Procédez comme ceci :

1. Cliquez sur Fichier, puis Options ;
2. Sélectionner « Personnaliser le ruban » dans le menu sur la gauche, puis sur le bouton « Personnaliser » pour les raccourcis clavier. La boîte de dialogue « Personnaliser le clavier » s’ouvre ;
3. Dans la liste déroulante « Enregistrer dans », sélectionnez « Normal » qui correspond au modèle du document. Cela signifie donc que le raccourci sera disponible pour tous les documents qui suivent ce modèle. Vous pouvez cependant appliquer ce raccourci clavier uniquement au document en cours d’édition
4. Dans la partie haute de la fenêtre, choisissez la catégorie, puis la commande à laquelle vous souhaitez affecter un raccourci clavier. Par exemple : Onglet Accueil / AfficherQuadrillage, Barré, etc. Cliquez sur la commande concernée ; tous les raccourcis clavier qui lui sont actuellement liés apparaissent dans la zone de texte « Touches actuelles ». Vous pouvez alors taper votre propre raccourci dans la zone « Nouvelle Touche de Raccourci »

Cliquez ensuite sur le bouton Attribuer, puis fermez la fenêtre pour commencer à utiliser votre nouveau raccourci clavier.

Personnaliser le ruban sur Word

Le ruban regroupe les commandes de Word de manière thématique. Si vous le désirez, vous pouvez y ajouter d’autres onglets, et ainsi effectuer votre propre sélection pour regrouper les commandes les plus fréquemment utilisées dans un seul et même endroit.

Pour personnaliser le ruban Word, effectuez tout d’abord un clic droit sur une partie inoccupée du ruban. Sélectionnez « Personnaliser le ruban » dans le menu, puis sur "Nouvel Onglet" dans la boîte de dialogue. Vous pourrez alors renommer celui-ci ; répétez l’opération pour le nouveau groupe.

Ajouter et renommer un nouvel onglet sur Word - extrait de la formation Word de Walter Learning

Si cela est nécessaire, vous pouvez déplacer votre onglet personnalisé dans la liste en effectuant un glisser-déposer, ce qui modifiera sa position d’affichage dans le ruban.

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Pour y ajouter des commandes, il vous suffit ensuite de choisir celles qui vous intéressent dans la colonne de gauche. Vous pouvez changer l’onglet concerné grâce à la liste déroulante (Commandes courantes, commandes non présentes sur le ruban, etc.) Vérifiez que l’onglet à personnaliser est bien sélectionné dans la liste de droite, puis cliquez sur la commande et sur le bouton central « Ajouter », pour l’envoyer de l’autre côté. Dans la colonne de droite, vous verrez alors apparaître votre commande sous l’onglet et le groupe préalablement choisis.

Ajout de commandes dans un nouvel onglet créé sur Word - extrait de la formation Word de Walter Learning

Vous pouvez aussi supprimer votre nouvel onglet. Cliquez de nouveau sur une partie vide du ruban et retournez sur le menu des options Word (« Personnaliser le ruban »). Il vous suffit alors de sélectionner l’onglet dans la zone de liste affichée dans la partie droite de la boîte de dialogue, puis d’appuyer sur le bouton central « Supprimer ». La création d’un ruban Word personnalisé et 100% adapté à votre utilisation personnelle du logiciel incarne un gain de temps considérable : notre formation Word reprend pas à pas cette méthode grâce à une vidéo complète sur le sujet.

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Sources

Personnaliser le ruban dans Word - Support Microsoft