Maîtriser Word : les fonctions essentielles à connaître

Créer un nouveau document

Apprendre Word commence par savoir créer un nouveau document. Faites Fichier > Nouveau pour déployer les possibilités du logiciel, parmi lesquelles : une page vierge ou des modèles préconçus. Ces derniers peuvent vous faire gagner du temps, dans la conception de CV notamment. Utilisez la barre de recherche pour trouver une page préfaite et double-cliquez dessus pour entreprendre l’édition.

Ouvrir un document existant

Ouvrez un document existant en exécutant la commande Fichier > Ouvrir. Vous aurez accès à une liste de répertoire à partir desquels localiser le fichier souhaité. « Récent » affiche à droite les travaux récemment ouverts, tandis que l’espace OneDrive vous connecte avec votre cloud Microsoft, approfondi dans toute formation Word.

Les options « Ce PC » et « Parcourir » vous permettent d’accéder à l’arborescence des dossiers de votre ordinateur. En cliquant sur « Parcourir », vous ouvrirez une boîte de dialogue où vous pourrez naviguer pour sélectionner votre document. Une fois celui-ci identifié dans l’un des répertoires, double-cliquez dessus pour le déployer dans le logiciel.

Enregistrer un document

La maîtrise de Word passe également par la capacité à bien sauvegarder vos travaux. Lorsque vous souhaitez enregistrer un nouveau fichier pour la première fois, faites Fichier > Enregistrer sous. Dans les réglages qui s’affichent, cliquez sur « Parcourir » puis choisissez le dossier de destination. Nommez votre document et sélectionnez le type de format voulu, comme le PDF par exemple. Assurez-vous de maîtriser Word et les PDF avant de faire ce choix.

Si vous envisagez une formation Word pour débutant, nous vous conseillons d’adopter l’extension par défaut du traitement de texte pour commencer, soit .docx. Notez que vous pouvez aussi opter pour un enregistrement sur votre espace OneDrive. Une fois que vous aurez une copie sur votre ordinateur, vous n’aurez qu’à faire Fichier > Enregistrer pour que celle-ci se mette à jour et prenne en compte vos dernières modifications.

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Modèles, mise en forme, manipulation de tableaux, gestion de groupes de travail, mailing.

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Imprimer un document

L’impression fait aussi partie des éléments incontournables pour maîtriser Word. Cliquez sur Fichier > Imprimer pour personnaliser vos réglages. Ceux-ci se situent à gauche, et l’aperçu avant impression, à droite. Saisissez le nombre de copies à effectuer et sélectionnez votre imprimante. L’option « Propriétés de l’imprimante », selon le modèle de votre machine, révèle davantage de fonctionnalités, comme l’impression en couleurs ou en noir et blanc.

Puis sous « Paramètres », définissez notamment l’orientation de votre document sur papier, le nombre de pages par feuille, les marges, ainsi que votre préférence concernant le recto verso. La première option requiert d’indiquer quelles pages sont à imprimer ; cliquez dessus pour préciser votre sélection ou entrez manuellement le numéro des pages dans le champ prévu à cet effet. Lancez l’impression en cliquant sur « Imprimer ».

Mise en forme des caractères et paragraphes

La mise en forme Word s’applique sur les caractères et les paragraphes. Pour agir sur le premier élément, rendez-vous sous l’onglet Accueil, dans le groupe « Polices », où vous trouverez les principales commandes. Influez sur la police, sa taille, et les attributs du bloc de texte sélectionné pour améliorer l’apparence de votre document.

Italique, gras, effet ombragé : de nombreuses possibilités sont à votre disposition. Pour ouvrir plus de réglages, et notamment modifier l’espacement des caractères, cliquez sur l’icône en bas à droite du groupe. Maîtriser Word, c’est aussi faire des tests pour vous rapprocher du résultat recherché. Le texte est à la base de l’utilisation de ce logiciel, il est donc crucial de savoir gérer ses options pour apprendre Word correctement. La mise en forme de paragraphes se fait via le groupe « Paragraphes » de l’onglet Accueil. Sélectionnez votre paragraphe et définissez à l’aide des icônes l’alignement, l’interlignage ou encore la couleur de fond du texte. Les listes à puces se trouvent également dans cette section.

Insérer des numéros de page

La numérotation de pages s’avère très utile dans la gestion de fichiers conséquents. Pour l’insérer et développer davantage votre maîtrise de Word, sélectionnez Insertion > Numéro de page et choisissez l’emplacement et le style que vous préférez. Si la première page porte un titre et que vous ne voulez pas qu’elle soit numérotée, cochez la case « Première page différente » dans le ruban « Outils en-têtes et pieds de page » apparu au-dessus.

Pour faire démarrer la numérotation à la deuxième page, faites Numéro de page > Format des numéros de page. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, saisissez 0 dans le champ « À partir de ». Appuyez sur Échap pour sortir du mode édition, et double-cliquez sur le pied de page pour y retourner.

Insérer un sommaire

La table des matières améliore la fluidité de lecture de votre document et permet une navigation plus aisée. Il s’agit d’une fonctionnalité systématiquement enseignée lors d’une formation Word. Rendez-vous dans Références > Table des matières pour générer automatiquement votre sommaire en sélectionnant un style.

Si vous êtes amené à effectuer des modifications sur vos titres a posteriori, pensez à « Mettre à jour les champs » avec un clic droit sur le sommaire. En cas d’entrées manquantes, vérifiez que tous vos titres sont mis en forme avec les styles adéquats disponibles sous l’onglet Accueil.

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Les raccourcis clavier essentiels sur Microsoft Word

Les raccourcis sont des astuces Word très appréciées des apprenants pour gagner en efficacité.

Parmi les plus courants :

• Ctrl + N pour la création d’un nouveau document ;
• Ctrl + O pour l’ouverture d’un fichier existant ;
• Ctrl + S pour enregistrer votre progression ;
• F12 pour sauvegarder une nouvelle copie de votre travail ;
• Ctrl + Z pour annuler votre dernière action ;
• Ctrl + P pour lancer une impression.

Notez que davantage de raccourcis peuvent être trouvés en ligne sous forme de PDF pour maîtriser Word plus rapidement. Pour être accompagné, optez pour des cours sur Word.

Se former pour maîtriser Word

Pour apprendre comment utiliser Word de manière professionnelle, il est conseillé de rejoindre un cursus. En plus de la découverte des bases essentielles, vous approfondirez les fonctions plus avancées pour faciliter l’élaboration de documents homogènes et l’optimisation de leur présentation, en agissant notamment sur la lisibilité et la navigation.

Une formation Word en ligne peut vous permettre d’évoluer à votre rythme, sans contraintes de lieu ou de temps. Par ailleurs, certains organismes comme Walter Learning vous offrent la possibilité de passer la certification Word pour attester de votre niveau sur le logiciel.

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À quoi sert le raccourci CTRL + H sur Word ?

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Sources

Créer un document - Support Microsoft

Enregistrer un document Word - Support Microsoft

Insérer une table des matières - Support Microsoft

Imprimer un document dans Word - Support Microsoft