Utiliser Excel en tant que secrétaire assistant
À l’examen au titre professionnel de secrétaire assistant, l’épreuve de l’utilisation du logiciel Excel est souvent redoutée par les candidats. C’est pourtant une épreuve cruciale ! Excel est un logiciel qui permet d’automatiser des calculs, il est donc indispensable au métier de secrétaire assistant ou de secrétaire médico-social.
Pour se préparer à cette épreuve de l’examen TP SA, le candidat doit cibler les formules à utiliser afin de répondre aux consignes. Il doit aussi présenter son document de manière professionnelle (bien ajusté, centré, coloré, avec une cohérence visuelle, etc.).
À partir des informations insérées dans le tableau, le candidat doit réaliser des calculs statistiques, ce qui nécessite une certaine maîtrise des formules de l’outil Excel. Ces formules sont automatisées et contenues dans Excel, il est donc nécessaire d’aller les chercher, de les utiliser convenablement et de renseigner les données numériques.
Plusieurs types de calculs commerciaux peuvent être demandés le jour de l’examen au titre pro de secrétaire assistant, comme les calculs de répartition ou d’évolution. En renseignant des données numériques, par exemple une liste d’opérations chirurgicales diverses et en faisant le total de ces opérations, il est possible d’obtenir le taux de répartition pour chaque type d’intervention, sous forme de pourcentage.
Le calcul d’évolution, lui, nécessite des données remplies sur plusieurs années (au moins deux années), afin de calculer l’écart entre l’année de départ et l’année d’arrivée. Un graphique doit être inséré afin de représenter cette évolution. Faites attention à bien choisir le graphique en fonction des consignes de l’épreuve :
- calcul de répartition : graphique en secteur (aussi nommé graphique camembert) ;
- calcul d’évolution : graphique en courbe ou histogramme ;
- comparaison : histogramme.
Un commentaire peut être ajouté, qui traduit le graphique simplement. De plus, au moment de l’édition du document, il faut veiller à ajuster le tableau sur une seule feuille.
En résumé, voici les trois points à retenir concernant l'utilisation d'Excel :
- bien présenter votre document ;
- maîtriser les calculs utilisés ;
- faire attention à l’impression du document.
Afin de vous préparer à l’examen et à l’exercice de votre futur métier, notre formation au TP secrétaire assistant vous apprend à utiliser de nombreuses formules de calculs commerciaux, dont le calcul d’une marge commerciale ou les différents taux commerciaux, et d’autres compétences indispensables !
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Calculs relatifs au montaux HT
Plusieurs calculs sont utiles au secrétaire assistant. Dans notre formation secrétaire assistant à distance, nous vous présentons différents types de calculs (leur intérêt, leur utilisation, et des exemples concrets).
Les calculs relatifs au montant HT, TTC ou de TVA sont liés. Le cas de figure le plus fréquent consiste à calculer le montant de la TVA en fonction du montant HT. À partir du montant HT, il est donc possible de calculer le montant de TVA, puis le montant TTC.
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Calcul de TVA
Le calcul du taux de TVA est le suivant : montant HT x taux de TVA. Il permet d’obtenir le montant TTC. Voici un exemple concret : 345 € (montant HT) x 20 % (taux de TVA) = 69 € (montant de la TVA). Dans cet exemple, le montant TTC est le suivant : 345 + 69 = 414 €.
Les mots sont importants ici, car ils désignent des choses différentes :
- le montant de la TVA : somme en euros ;
- le taux de TVA : pourcentage (le plus souvent 20 %) ;
- les coefficients multiplicateurs : comparaison de la valeur d’arrivée et de la valeur de départ (1,20 pour une TVA à 20 %).
À partir du montant TTC, il est possible de calculer le montant HT en le divisant par le coefficient multiplicateur.
Taux de répartition
Le taux de répartition est une formule de calcul commercial qui permet de calculer la proportion d’un élément parmi une liste. Dans un énoncé, le jour de l’épreuve, les termes de répartition, de proportionnalité, de proportion ou de parts, ont la même signification. Il s’agit toujours d’un calcul de répartition.
Comme mentionné plus haut, le taux de répartition requiert le total des éléments d’une liste (montant, nombre de personnes, de produits, etc.). Le taux de répartition est toujours un pourcentage.
Taux d'évolution
Le taux d’évolution est une formule de calcul commercial qui permet de calculer une variation sur une durée. La variation peut être positive (augmentation) ou négative (baisse). La formule de calcul du taux d’évolution est la suivante : (valeur d’arrivée - valeur de départ) / valeur de départ.
La valeur d’arrivée correspond à la valeur la plus récente (par exemple de 2023) et la valeur de départ à la valeur la plus ancienne (par exemple de 2020). Un taux d’évolution est présenté sous forme de pourcentage. Pour ce faire, il est possible de multiplier son résultat par 100 ou de mettre la cellule en format pourcentage (mais il ne faut pas faire les deux en même temps !).
La formation de secrétariat assistanat de Walter Learning vous propose des fiches méthodologiques pour retenir ces calculs commerciaux, comprendre comment les utiliser et vous préparer à l’examen du TP SA.
Grâce à cette formation secrétaire assistant à distance, vous acquérez les compétences indispensables pour obtenir le titre pro de secrétaire assistant. Vous serez apte à traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines, et vous pourrez assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités de l’entreprise.
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