Mettre le mail en forme
Le secrétaire assistant rédige régulièrement des mails professionnels et ceux-ci doivent répondre à un certain formalisme. L’envoi de mails professionnels peut être réalisé à partir de plusieurs outils (Outlook, Gmail, etc.). Pour que le destinataire reçoive l’information, il est indispensable de renseigner son adresse mail, sans faire d’erreur. Plusieurs champs doivent donc être remplis :
- de : adresse mail de l’expéditeur ;
- à : adresse mail du destinataire ;
- cc : adresses mail des personnes en copie ;
- cci : adresses mail des personnes en copie invisible ;
- objet : sujet synthétique du contenu du mail.
Ainsi, les personnes qui reçoivent le mail en “cc” sont visibles par le destinataire principal, alors que les personnes en “cci” sont invisibles (c'est une copie cachée). Ces deux éléments ne sont pas obligatoires pour faire un mail professionnel, mais ils peuvent être utiles. En revanche, les éléments “de” et “à” sont indispensables pour pouvoir envoyer le mail.
Dans un mail, il est possible d'ajouter des pièces jointes (si nécessaire), souvent représentées par le logo d’un trombone. Le contenu du mail, quant à lui, doit toujours contenir une formule d’appel, telle que Monsieur, Madame, Docteur, Maître, bonjour, etc. Certaines professions utilisent plus ou moins le terme “bonjour” pour écrire un mail professionnel.
Le corps du message doit être court et synthétisé. Il est d’usage de faire des phrases courtes et d’aller à la ligne à chaque phrase. Voici un exemple de mail professionnel :
“Madame Dupont,
Je vous prie de bien vouloir trouver les documents demandés en pièce jointe.
Je vous en souhaite bonne réception.
Cordialement,
Julie Martin
Responsable des Ressources Humaines”
La formule de politesse est indispensable, comme la formule d’appel. Il est possible d’utiliser différentes formules de politesse en fonction du contexte et de la relation entre l’expéditeur et le destinataire. La formule “cordialement” convient à de nombreuses situations. Il est conseillé d’utiliser des formules de politesse plutôt courtes, comme “sincères salutations”, alors que pour écrire un courrier professionnel, les formules peuvent être longues et plus soutenues.
Les abréviations ne doivent pas être utilisées pour écrire un mail professionnel. Par exemple, “cdlt” ne doit pas être utilisé à la place de “cordialement”.
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Conseils de rédaction
Écrire un mail professionnel peut être un peu compliqué pour les personnes qui ne sont pas à l’aise avec la rédaction, mais en réalité, avec un peu d’entraînement et en suivant de bons conseils, c’est une tâche plutôt simple !
Voici nos conseils pour faire un mail pro en toute facilité :
- soigner l’orthographe, la syntaxe et la ponctuation et relisez votre mail au moins deux fois avant de l’envoyer ;
- veiller à être rigoureux et sérieux : pensez à soigner l’image de l’entreprise (et la vôtre) en restant toujours professionnel ;
- vérifier les pièces jointes, car c’est un élément vite oublié quand on rédige rapidement ;
- éviter certaines couleurs : le rouge, par exemple, est à proscrire ;
- ne pas écrire en majuscule : comme la couleur rouge, l’écriture en majuscule sous-entend un ton plutôt agressif ;
- privilégier le gras ou le souligné, si vous souhaitez faire ressortir un élément du texte, par exemple ;
- faire attention aux points d’exclamation et aux polices fantaisistes, car ce ne sont pas des éléments professionnels (optez plutôt pour une police Arial, Calibri ou Times New Roman en taille 11) ;
- éviter les abréviations anglaises (par exemple “asap”) qui sont souvent des formules peu professionnelles.
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Le métier de secrétaire assistant est polyvalent. Au cœur de l’entreprise, l’assistant secrétaire réalise de nombreuses opérations et doit maîtriser plusieurs compétences. Envoyer des mails, rédiger des courriers, élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi commercial, faire des calculs avec Excel, rédiger des notes de service… Son rôle est indispensable pour la bonne organisation de l’entreprise et ses différents services !
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Cette formation de secrétaire assistante à distance est divisée en 5 parties :
- Ma rentrée : comprendre le titre professionnel de secrétaire assistant, les rendus et les épreuves de l’examen, l’expérience professionnelle, l’inscription et le passage de l’examen.
- Mon futur métier : définition du métier et description de son évolution ;
- Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités : apprendre à maîtriser les logiciels bureautiques, communiquer des informations par écrit et produire des écrits professionnels (écrire un courriel professionnel, par exemple), assurer la traçabilité et la conservation des informations, accueillir le public et transmettre des informations à l’oral, ou encore organiser les activités de l’équipe.
- Traiter les opérations liées à la gestion commerciale et aux ressources : acquérir des compétences liées à l’administration des achats et des ventes, aux demandes d’information des clients et aux réclamations courantes, aux tableaux de suivi de l’activité commerciale et au suivi administratif courant du personnel.
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