Les bases du sms professionnel
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises ou structures médicales utilisent l’envoi de sms professionnels pour communiquer avec leurs clients, leurs patients ou leur public. Dans ce cas, le sms n’a pas pour vocation de remplacer un mail ou un courrier. Il doit transmettre une information importante de manière claire et concise. Par sa précision et sa rigueur, il renvoie une image professionnelle de l’entreprise et permet d’entretenir la relation client.
En principe, les sms professionnels sont envoyés de manière automatique, mais il est indispensable de savoir les rédiger, car c’est une tâche qui peut être confiée au secrétaire assistant. À l’examen, si cette épreuve est demandée, le candidat doit rédiger directement sur une image d’écran de téléphone, en respectant les règles de rédaction d’un sms professionnel :
- Être concis : limités en nombre de caractères, les sms doivent être courts et précis (éviter les formulations longues).
- Rédiger clairement : le sms doit être clair et compréhensible à la première lecture. Utilisez un langage simple, en évitant les abréviations et les acronymes.
- Penser aux formules de politesse : saluez toujours le destinataire, “Bonjour [nom du destinataire]”, au début du sms et soigner la fin du message (vous pouvez utiliser “cordialement” ou “bien à vous”, par exemple).
- Soigner l’orthographe et la grammaire : relisez plusieurs fois votre message pour éviter toute faute d’orthographe ou de grammaire, ce qui pourrait nuire à la crédibilité de l’entreprise.
- Mentionner l’objet du message : indiquez clairement le sujet ou l’action concerné au début du message.
- Veiller à la confidentialité : soyez vigilant si le message comporte un caractère confidentiel (ne mentionnez pas les détails sensibles dans un sms professionnel).
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Différents types de sms professionnel
L’envoi d’un sms professionnel doit être adapté au contexte et à l’entreprise. Le texto professionnel n’est pas le même s’il provient d’un service médical, pour une confirmation de rendez-vous, ou d’une entreprise commerciale, par exemple un magasin de prêt-à-porter.
Voici des exemples de sms professionnels :
- le sms de confirmation de rendez-vous, très utilisé dans les milieux médicaux ;
- le sms de bienvenue afin de créer un premier contact positif avec les clients ;
- le sms d’anniversaire qui permet de fidéliser et de faire plaisir à ses clients ;
- le sms promotionnel qui alerte les clients d’une promo en cours, comme une promotion pour les soldes, la Saint-Valentin, Noël ou l’anniversaire de l’entreprise ;
- le sms de relance, avec un bon d’achat, par exemple, pour renouer le contact avec certains clients ;
- le sms d’information, prévenant d’une fermeture, d’un changement d’horaire, de l’absence d’un collaborateur, de l'arrivée ou du départ d’un médecin, etc. ;
- le sms d’invitation à un événement, comme une vente privée, un concert ou tout événement de l’entreprise ouvert au public ;
- le sms de confirmation d’achat, d’annulation ou de réservation, idéal pour rassurer les clients et leur montrer de l’intérêt.
Par exemple, si vous souhaitez envoyer un sms de rendez-vous professionnel, vous pouvez écrire : “Bonjour [nom du destinataire], votre rendez-vous est confirmé pour demain 16/02 à 14h. Cordialement. [nom de l’expéditeur]”.
Vous souhaitez envoyer un message promotionnel ? Vous pouvez rédiger ceci : “Bonjour [nom du destinataire], profitez d’une réduction exclusive de 20 % sur notre catalogue en utilisant le code promo XXXX. Offre valable jusqu’au [date]. Bien à vous. [nom de l’expéditeur]”.
Comment le structurer ?
L’envoi de sms professionnels est une épreuve qui peut être évaluée le jour de l’examen du TP SA. La formation de secrétaire assistant à distance de Walter Learning vous aide à acquérir cette compétence indispensable en secrétariat assistanat.
Clair et concis, le sms professionnel doit respecter certaines règles qui sont différentes d’un mail ou d’un courrier professionnel ! Il doit être structuré ainsi :
- Formule de politesse, comme “bonjour”.
- Contenu du message, précis et court.
- Formule de politesse de fin de message, adaptée à la situation.
Il est indispensable de commencer votre sms par une formule de politesse. Dans la plupart des cas, “bonjour” est une formule simple, qui s’adapte à toutes les situations. N’oubliez pas d’écrire le nom du destinataire à côté, afin de personnaliser le sms et de montrer à la personne que vous lui portez de l’intérêt. À la fin du sms de salutation professionnel, vous avez le choix entre plusieurs formules de politesse, choisissez une formule simple, courte et respectueuse. “Bien à vous” et “cordialement” sont plutôt soignées, tandis que “bonne journée” ou “à bientôt” sont des formules plus détendues !
Choisir la signature adaptéee
La signature doit être personnalisée en fonction de la situation et de l’expéditeur. Lorsque l’expéditeur est clairement identifié, il est recommandé de noter son nom et son titre professionnel, par exemple “M.Dupont, Responsable marketing”.
La signature doit aussi être adaptée à la relation professionnelle ou à la relation client entretenue avec le destinataire. Si vous envoyez un sms à un client fidèle, n’hésitez pas à utiliser une formule de politesse plus chaleureuse, comme “Au plaisir de vous revoir”. En revanche, dans un contexte professionnel et sérieux, évitez les formules familières ou décontractées, “cordialement” ou “bien à vous” sont suffisants !
Voici des exemples de signatures adaptées au contexte d’envoi :
- sms de confirmation de rendez-vous : cordialement, bien à vous ;
- sms d’information ou de rappel : cordialement, bien à vous ;
- sms promotionnel ou de fidélisation : à très bientôt, au plaisir de vous revoir, bien cordialement...
Avec un peu d’entraînement ou en suivant une formation de secrétariat assistanat, envoyer un sms professionnel n’aura plus de secret pour vous !
Les bonnes pratiques de rédaction
Résumons les bonnes pratiques de rédaction et les erreurs à éviter pour la rédaction de sms professionnels :
- restez toujours clair, précis et concis ;
- n’oubliez pas les formules de politesse (début et fin de message) ;
- restez confidentiel, surtout pour un sms de rendez-vous médical ;
- relisez le sms avant de l’envoyer pour éviter les fautes d’orthographe et/ou les erreurs ;
- n’oubliez pas l’objet du message ;
- n’utilisez pas le langage sms et évitez les abréviations ;
- pensez à entretenir la relation client ou la relation professionnelle.
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