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Comment utiliser la fonction INDEX sur Excel ?

Qu'est-ce que la fonction INDEX sur Excel et comment l'utiliser ?

Hippolyte Le Dem

Co-fondateur de Walter

|

Vous souhaitez financer une formation Excel avec votre CPF, mais les fonctions vous effraient ? Nous vous donnons une longueur d’avance avec cet article qui développe la fonction INDEX sur Excel. Découvrez son usage et comment l’associer à d’autres fonctions, comme NB ou EQUIV. Celles-ci peuvent en effet compléter l’INDEX d’Excel et vous faire gagner un temps précieux. Initiez-vous aux formules sereinement grâce à ce tour d’horizon et rappelez-vous que le principal avantage de faire une formation à distance est de pouvoir avancer à votre rythme tout en étant accompagné(e).

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À quoi sert la fonction INDEX ?

À l’inverse d’EQUIV sur Excel, la fonction INDEX affiche dans une cellule définie une valeur ou une référence à une valeur provenant d’une plage de données. Elle nécessite de taper les coordonnées de votre matrice pour en extraire les informations dont vous avez besoin et optimiser la lisibilité de vos données. Entrez =INDEX sur Excel, dans la cellule de votre choix, puis faites un double-clic sur la fonction du même nom que vous propose le tableur. Vous pourrez alors utiliser la fonction sous forme référentielle ou matricielle.

Dans quels cas l'utiliser ?

L’usage le plus courant de la fonction INDEX d’Excel est celui qui permet d’extraire le contenu d’une cellule spécifique, depuis l’index de numéros de ligne et de colonne. Une fois votre formule sélectionnée par un double-clic, le premier argument à insérer doit être la matrice ou la plage à partir de laquelle vous souhaitez trouver et extraire une information.

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Astuce

Si cette plage se tient sur une seule ligne ou colonne, ne renseignez que l’argument « numéro de ligne » ou « numéro de colonne ». L’autre devient facultatif. Si les deux sont remplis, le logiciel sélectionnera le contenu à l’intersection de ces cellules. Par ailleurs, si le premier argument entré est une constante matricielle, l’option INDEX prend une forme matricielle, comme la fonction FRÉQUENCE par exemple. Il faudra donc la valider avec la commande Ctrl + Maj + Entrée.

L’utilisation de l’INDEX d’Excel sous forme référentielle implique qu’une référence de cellule située à l’intersection d’une ligne et d’une colonne définies sera restituée. Vous pouvez ici choisir plusieurs zones de recherche et mettre en évidence un élément spécifique pour chacun de vos tableaux. Le premier argument exigé par la formule est la référence : sélectionnez vos plages de cellules.

 

En second argument, entrez le numéro de la ligne à partir de laquelle vous souhaitez extraire votre référence. Le numéro de colonne devient facultatif si votre sélection ne contient qu’une ligne et que celle-ci a été indiquée.

 

Enfin, définissez vos zones en dernier argument. Chaque plage identifiée est numérotée : le 1 pour la première, le 2 pour la deuxième et ainsi de suite. Toutes les zones ont l’obligation de se trouver sur la même feuille de travail. Retrouvez ici un exemple d'utilisation de la fonction INDEX :

 

 

fonction INDEX Excel

 

Bon à savoir

Notez que si le dernier argument n’est pas renseigné, Excel choisira par défaut la première plage de cellules sélectionnée. Par ailleurs, INDEX est une fonction qui peut en inclure d’autres ; on retrouve ainsi souvent l’association INDEX et EQUIV ou encore INDEX et NB, comme expliqué ci-après.

Comment l'utiliser avec la fonction NB ?

La fonction NB peut être imbriquée dans la fonction INDEX d’Excel pour vous donner le contenu d’une cellule en bout de ligne, même si la ligne qui suit ne s’interrompt pas au même endroit. La fonction NB prend uniquement en compte les cellules contenant des valeurs chiffrées. Ainsi, dans un tableau annuel de vente de fruits par exemple, dont les données ne s’étendraient pas toutes jusqu’au mois de décembre, vous pourriez tout de même extraire la dernière donnée de chaque fruit, que celui-ci s’arrête en mai ou en septembre.

 

Pour ce faire, au moment de l’ajout d’INDEX sur votre fichier xls, sélectionnez l’ensemble de votre matrice normalement, puis ajoutez en second argument la fonction NB appliquée à la même plage de données, et ce, même si celle-ci comporte des cellules vides. Ainsi, si vous recopiez la formule vers le bas, la combinaison des fonctions NB et INDEX d’Excel vous donnera toujours la dernière valeur de chaque ligne.

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Qu'est-ce que la fonction EQUIV ?

Les fonctions INDEX et EQUIV sous Excel peuvent être utilisées conjointement. En effet, tandis que la première récupère et affiche le contenu d’une cellule à partir de coordonnées, la seconde propose l’inverse : selon Excel, la fonction EQUIV renvoie la position relative d’un élément dans une matrice qui correspond à une valeur spécifique dans un cadre spécifique.

 

Autrement dit, le programme révèlera une position depuis un contenu de cellule. Il est conseillé d’utiliser cette fonction plutôt qu’une fonction RECHERCHE lorsque vous avez besoin de connaître la position d’une valeur dans une plage de données et non la valeur elle-même. Pour l’appliquer, tapez =EQUIV dans la cellule de votre choix, puis double-cliquez sur la fonction mise en avant par Excel. Sélectionnez en premier lieu la cellule contenant la valeur dont vous recherchez la position.

 

Ensuite, choisissez la plage de cellules dans laquelle la recherche devra s’effectuer. Enfin, pour que le logiciel identifie l’emplacement de la valeur exacte uniquement, entrez le type 0. Les valeurs au-dessus et en dessous seront ainsi ignorées. Pour rappel, chacun de ces trois arguments doit être séparé par un point-virgule.

 

En validant, la formule EQUIV vous donnera la position de la valeur que vous recherchez. Une fois celle-ci identifiée automatiquement, il vous est possible de fusionner les formules EQUIV et INDEX. Copiez le contenu de la fonction EQUIV et collez-le en lieu et place du numéro de ligne dans la fonction INDEX d’Excel. La fonction EQUIV se chargera alors de faire un calcul intermédiaire. 

 

Voici ce que donne une utilisation concrète des deux fonctions INDEX et EQUIV :

 

 

fonction EQUIV Excel

 

Bon à savoir

Par ailleurs, l’association INDEX et EQUIV pour plusieurs valeurs identiques reste possible.

Pour aller plus loin, découvrez comment activer les macros dans Excel. Si vous souhaitez développer vos compétences sur ce tableur, contactez l’un de nos conseillers. Nous proposons une formation Excel à distance de 13 h.

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