Qu'est-ce qu'une macro-commande ?
La macro dans Excel est une fonctionnalité très utile pour vous faire gagner en efficacité. Elle sauvegarde dans la mémoire du tableur une action ou un enchaînement d’actions effectuées sur une feuille afin de pouvoir les réappliquer en un clic et de manière automatique ultérieurement. Enregistrez ainsi dans une commande vos clics de souris, vos actions de tri, de filtrage ou d’édition, tout ce qui modifie de feuille de travail, pour ne pas avoir à réitérer chacun de ces gestes sur un prochain document.
À quoi servent les macros sur Excel ?
Comme lorsque vous mettez en place une formule de sous-total dans Excel, la macro-commande vous permet d’automatiser vos actions sur le logiciel. Elle servira dans la plupart des cas pour vos tâches répétitives, qu’elles soient simples ou complexes. L’ensemble des actions que vous aurez choisi d’enregistrer au moment d’activer les macros d’Excel pourra en effet être répété en un clic et vous faire gagner un temps précieux.
Admettons que vous receviez chaque mois des reportings à analyser pour établir des statistiques ; certaines colonnes vous sont inutiles et plusieurs titres doivent apparaître en gras. Vous pourrez personnaliser un reporting une fois en mémorisant vos actions grâce à la macro sur Excel, puis attribuer automatiquement ces mêmes actions aux reportings suivants en exécutant votre macro-commande. En un clic, toutes vos actions de suppression de colonnes et de mise en gras effectuées sur le document d’origine s’appliqueront sur vos nouveaux fichiers. Pour apprendre Excel de manière efficace, la macro-commande est incontournable.
Quelles précautions prendre ?
Les macro-commandes facilitent le processus d’automatisation sur Excel, mais notez qu’elles ne s’annulent pas. Ainsi, l’une des premières précautions à prendre après avoir créé une macro est de tester son exécution sur un duplicata de votre feuille de travail. Si vous l’appliquez sur votre document original et que vous décelez des erreurs, vous ne pourrez pas revenir en arrière et pourriez subir une perte de données. La possibilité d’annuler des actions est également désactivée en cours d’enregistrement. Aussi, nous vous conseillons de bien visualiser les changements à appliquer avant de lancer une macro sur Excel, voire de vous entraîner au préalable, afin de rendre vos actions fluides et de minimiser les risques d’erreurs pendant l’enregistrement.
Une autre recommandation que l’on pourrait vous partager au cours d’une formation Excel via le CPF concerne l’enregistrement de votre fichier. Pour sauvegarder un document qui supporte vos macros, assurez-vous de choisir le format .xlsm sous Fichier > Enregistrer sous. L’extension classique d’Excel (.xlsx) ne les prend pas en charge et les ferait disparaître. Enfin, sachez que vous pouvez accéder à l’ensemble des options de la macro-commande sous l’onglet « Développeur ». Si celui-ci n’apparaît pas par défaut sur le ruban d’Excel, rendez-vous dans Fichier > Options > Personnaliser le ruban. Vous pourrez ici cocher et rendre visible l’onglet. Parmi les options de ce menu, il vous sera notamment possible d’observer les actions enregistrées pour une éventuelle modification.
Activer les macros sur Excel est une option très puissante souvent enseignée au cours d’une formation Excel de niveau intermédiaire. Elle peut être irréversible et doit être maniée avec grande attention.
Comment créer et exécuter une macro Excel ?
Une fois que les changements potentiellement récurrents à effectuer sur votre document sont listés, vous êtes prêt(e) à lancer une macro sur Excel pour enregistrer vos actions. Pour ce faire, vous pouvez passer par le menu « Développeur » comme évoqué précédemment ou par l’onglet « Affichage ». À l’extrême droite de ce dernier, vous trouverez le bouton « Macros ». Déroulez-le puis faites « Enregistrer une macro ». Dans la boîte de dialogue, nommez votre macro en évitant les caractères spéciaux, les majuscules et les espaces (préférez les tirets). Le logiciel vous propose aussi de décrire votre macro, informations auxquelles vous seul aurez accès.
En cliquant sur Ok, vous lancerez l’enregistrement et pourrez débuter vos modifications. À la fin de vos manipulations, cliquez sur « Arrêtez l’enregistrement » sous l’onglet « Développeur » ou appuyez sur le petit bouton « Stop » en bas à gauche de l’interface. Vos macros sont stockées sous Affichage > Macros > Afficher les macros. C’est dans cette fenêtre que vous pourrez sélectionner la macro de votre choix pour l’exécuter sur un document ultérieur. En quelques clics, les modifications effectuées lors de vos enregistrements peuvent s’appliquer sur tout autre fichier ouvert.
Apprendre Excel, c’est aussi connaître les raccourcis audacieux pour vous rendre encore plus productif(ve). Ainsi, sachez que vous pouvez ajouter un accès à votre macro directement depuis votre document, sans avoir à passer par les menus « Développeur » ou « Affichage ».
Il vous faut simplement affecter votre macro à un bouton créé à partir d’une forme. Pour cela, faites Insertion > Formes. Sélectionnez puis dessinez la forme de votre choix. Personnalisez-la et donnez-lui le titre de votre macro pour plus de clarté. Placez le bouton où bon vous semble sur votre feuille de travail. Faites ensuite un clic droit sur la bordure de votre bouton puis « Affecter une macro ». Choisissez votre macro-commande parmi celles disponibles dans votre classeur et validez. Le bouton deviendra alors cliquable et vous pourrez étendre vos changements en un seul clic !
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