Créer une liste déroulante sur Excel

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Faire une liste déroulante sur Excel

Insérer une liste déroulante sans source de données

La méthode la plus simple pour ajouter une liste déroulante à votre classeur Excel est de renseigner les éléments de votre liste manuellement, sans passer par une source de données. Pour ce faire la première étape consiste à sélectionner la cellule dans laquelle vous voulez créer la liste déroulante. Rendez vous dans l’onglet Données et séléctionnez Validation des données dans la section Outils de données.

Insérer une liste déroulante sans source de données grâce à la Validation des données sur Excel

Une nouvelle fenêtre s'affiche sur votre écran. L'onglet Options de celle-ci vous permet de selectionner Liste en-dessous de la ligne Autoriser. Entrez dans le champ Source les éléments que vous souhaitez faire apparaître dans votr liste déroulante en les séparant par un point-virgule (;) puis validez. Vous venez de créer une liste déroulante sur Excel.

Validation des données sur Excel

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Ajouter une liste déroulante grâce à un tableau

Pour créer une liste déroulante sur Excel, l’utilisateur peut taper les entrées qu’il souhaite voir apparaître dans la future liste déroulante, le long d’une colonne de la feuille de calcul en insérant une entrée par cellule. Le choix le plus judicieux en vue de créer un menu déroulant sur Excel est de placer les éléments de la liste dans un tableau Excel. Cela permet en effet une mise à jour automatique des listes lorsque les données entrées dans le tableau sont modifiées. Il sera ainsi plus aisé d’utiliser Excel.

Insérer un tableau sur Excel

Il s’agit alors de sélectionner une cellule dans la feuille de calcul au sein de laquelle l’utilisateur souhaite faire une liste déroulante Excel. Depuis l’espace Outils de données dans l'onglet Données d'Excel, l’utilisateur doit cliquer sur Validation des données.

Validation des données sur Excel

Une nouvelle fenêtre s'affiche alors. Dans l'onglet Option de cette fenêtre, l’utilisateur doit cliquer sur Liste. Puis, dans le champ Source il sélectionne la plage de liste déroulante. Pour éviter les cellules vides, l’utilisateur peut vérifier Ignorer les espaces vides. 

Insérer une liste déroulante avec la Validation des données sur Excel

Pour qu’un message s’affiche si l'utilisateur clique sur la cellule, il faut qu’il vérifie Afficher le message d’entrée dans l'onglet Message de saisie de la même fenêtre. Lorsque la cellule est sélectionnée et qu’il entre un titre et un message dans les zones ouvertes à cet effet. À l’inverse, s’il ne souhaite pas qu’un message s’affiche, il lui suffit de décocher la case associée. 

Si l'utilisateur souhaite qu’un message s’affiche si quelqu’un entre quelque chose qui ne serait pas dans la liste, il devra cliquer sur l'onglet Alerte d’erreur. Il vérifie ensuite la case Afficher l’alerte d’erreur après la saisie de données non valides zone. Il choisit alors une option dans le Style et insère un titre et un message. S’il souhaite, au contraire, qu’aucun message ne s’affiche, il doit décocher la case associée. 

Ces différentes étapes permettent ainsi à l’utilisateur d’insérer des listes déroulantes sur Excel et d’en gérer les paramètres. Certaines formations Excel du CPF permettent aux utilisateurs de se former en pratique à créer sur Excel une liste déroulante dynamique.

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Modifier les options d'un menu déroulant

Il est possible de modifier une liste déroulante à choix multiple sur Excel. Si l’utilisateur a créé un tableau, la modification de son tableau entraînera automatiquement celle de la liste des choix sur Excel associée. Il peut ainsi ajouter, modifier ou supprimer des éléments en modifiant le tableau.

Si l’utilisateur a créé la liste déroulante à partir d’une plage nommée, il faut qu’il sélectionne la feuille de calcul qui contient la plage nommée pour la liste déroulante. Il peut ensuite ajouter, modifier, ou supprimer des éléments. Dès lors, il doit aller dans Formules puis dans Gestionnaire de nom. À ce stade, il faut qu’il choisisse la plage nommée à mettre à jour. Il clique alors sur Fait référence à, et il sélectionne l’ensemble des entrées de la liste déroulant. Après cela, il clique sur Fermer puis Oui pour enregistrer les modifications.

Si l’utilisateur a créé son menu déroulant Excel à partir d’une plage de cellule, l’utilisateur doit sélectionner la feuille de calcul qui contient les données de celui-ci. Il peut ensuite ajouter, supprimer, ou modifier des éléments de la plage de cellule. Puis, dans la feuille de calcul où se trouve la liste déroulante, il sélectionne la cellule la contenant et se dirige dans Données. À l’intérieur de cette catégorie, il choisit Validation des données. Dans les l'onglet Options il clique sur Liste. Dans le champ Source, il faut qu’il sélectionne la feuille de calcul dans laquelle se trouve les cellules de la plage. Une fois les cellules sélectionnées, il clique sur Appliquer ces modifications aux cellules de paramètres identiques puis sur OK.

Se former à Excel

Figer une ligne, faire une mise en forme Excel, ou créer une liste déroulante de choix sur Excel, peut poser difficulté aux utilisateurs débutants. Ces différentes compétences correspondent aux bases de l’utilisation d’Excel. Certaines formations Excel éligibles au CPF comme celle de Walter Learning permettent d’apprendre ces différentes opérations.

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Sources

• Créer une liste déroulante - Support Microsoft
• Ajouter ou supprimer des éléments dans une liste déroulante - Support Microsoft