Les étapes d'affichage d'un sous-total
Sous l’onglet « Données », cliquez sur le bouton « Sous-total ». Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez dans le premier menu déroulant l’en-tête de la colonne qui contient les catégories à partir desquelles vous désirez déterminer des sous-totaux. Choisissez ensuite la formule pour votre sous-total Excel.
Il s’agit souvent de la fonction « Somme », mais vous pouvez aussi demander au système de gestion de base de données d’Excel de vous faire une moyenne. Puis, dans la troisième partie, cochez la colonne contenant les chiffres dont vous souhaitez le sous-total. En validant, vous générerez dans votre BDD Excel un sous-total ainsi qu’un total général.
L'importance de trier les colonnes de la BDD
La colonne de catégories doit être triée avant de générer un sous-total dans Excel. Cette manipulation va permettre de regrouper vos catégories pour une meilleure lisibilité de vos sous-totaux. Sans cette étape, un sous-total apparaîtra à chaque changement de catégorie, même si celle-ci se répète plus bas dans votre base de données Excel. Vous risquez donc d’avoir plusieurs sous-totaux pour une seule catégorie, ce qui est contre-productif.
En effectuant un tri, vous n’aurez qu’un sous-total pour chaque catégorie puisqu’elles seront regroupées. Faites un clic droit sur l’une de vos catégories puis Trier > Trier de A à Z (ou de Z à A pour un ordre décroissant).
Apprendre à utiliser Excel de manière optimale, c’est aussi savoir lier les fonctionnalités entre elles. L’étape du tri permet un affichage unifié des sous-totaux, comme le signe dollar sur Excel facilite les copies de formules.
Qu'est-ce que la section Plan ?
Une fois le sous-total Excel généré, la section « Plan » apparaît sur la barre latérale gauche. Celle-ci vous offre la possibilité de déployer votre BDD de trois manières différentes. Par défaut, le plan 3 est sélectionné : il s’agit d’une vue complète de votre base de données Excel. Le plan 1 vous donnera le panorama le plus serré, soit strictement le total général de vos sous-totaux.
Le plan 2 peut être le plus intéressant si vous recherchez les sous-totaux, puisqu’il affiche uniquement ceux-ci avec le total général. Le programme Excel vous fournira assurément le mode de lecture qui convient le mieux à votre objectif.
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