À quoi sert un tableau croisé dynamique Excel ?
Sur Excel, le tableau croisé dynamique permet d’obtenir une synthèse compacte d’une base de données conséquente pour en tirer des enseignements de manière plus rapide et pertinente. Il est généré à partir d’une base de données et a pour objectif de faciliter la lecture de vos chiffres en vous les présentant selon des critères différents. Il inclut en effet des calculs automatiques qui vous dispensent d’utiliser des formules. Le tri croisé sur Excel vous fait gagner en efficacité en quelques clics.
Exemple d'utilisation d'un tableau croisé dynamique sur Excel - extrait de la formation Excel de Walter Learning
Créer un tableau croisé dynamique sur Excel
Pour faire un tableau croisé dynamique, votre base de données doit être intègre : vérifiez qu’elle ne comporte pas de ligne vide ou de filtres. Toutes les colonnes doivent présenter un titre. Validez son intégrité en faisant Ctrl + A pour vous assurer que la base de données se sélectionne entièrement. Puis, faites Insertion > Tableau croisé. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, confirmez que votre base est correctement sélectionnée, puis choisissez l’emplacement de votre TCD avant de valider.
Créer un tableau croisé dynamique sur Excel
Cliquez ensuite sur votre tableau croisé pour révéler la barre latérale des réglages des champs. Si cela n’a aucun effet, faites un clic droit sur le TCD > Afficher la liste des champs. En haut de cette barre latérale sont recensés les champs, autrement dit les titres de chacune des colonnes de votre base de données. Les zones dans lesquelles les répartir apparaissent dans la partie basse. Il suffira alors de prendre un champ et de le glisser dans l’une des zones pour structurer votre TCD avec des lignes et des colonnes.
La zone « Valeurs » comptabilise vos données chiffrées dans le tableau. En double-cliquant sur une donnée chiffrée de votre nouveau tableau, Excel créera une nouvelle feuille avec les caractéristiques de ce chiffre disponibles dans votre base de données initiale. Lorsque vous éditez votre tableau, les onglets dynamiques « Analyse » et « Création » sont disponibles dans la barre de menus. Le premier vous permet d’ajouter un champ calculé dans votre tableau croisé dynamique, et le second, de paramétrer l’apparence. Enfin, si vous modifiez votre base de données initiale, il vous faudra faire un clic droit sur votre TCD puis « Actualiser » pour le mettre à jour.
Copier / coller un tableau croisé dynamique Excel pour en faire un différent
Pour copier-coller un tableau croisé dynamique existant et gagner du temps en conservant sa mise en page, sélectionnez-le puis faites Ctrl + C pour le copier. Placez-vous sur une cellule quelques lignes en dessous et faites Ctrl + V pour le coller. Pour modifier la copie, il vous suffit de changer les champs. Dans chaque zone, cliquez sur les champs copiés du premier tableau et déplacez-les à l’extérieur de la barre latérale pour les effacer.
Si la zone « Valeurs » était définie comme une somme et que vous souhaitez par exemple passer à une moyenne, cliquez sur l’icône du menu déroulant du champ nouvellement ajouté dans la zone et choisissez « Paramètres des champs de valeurs ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez la moyenne. Sous « Format de nombre », dans cette même fenêtre, vous pouvez par ailleurs supprimer les décimales et appliquer un format monétaire, un pourcentage ou autre.
Pensez enfin à renommer vos étiquettes de lignes et de colonnes afin qu’elles correspondent à votre nouveau tableau, et à lui donner un titre.
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Ajouter et connecter des segments
Le tableau croisé dynamique au niveau avancé, c’est aussi la possibilité d’ajouter des segments pour trier et filtrer sur Excel de manière très rapide. Dans la barre latérale des champs, faites un clic droit sur le champ de votre choix et sélectionnez « Ajouter un segment ». Celui-ci apparaîtra à côté de votre TCD sous la forme d’un cadre contenant la liste des éléments présents dans le champ. Sous le menu « Segment », vous avez accès à des réglages pour augmenter le nombre de colonnes ou encore choisir un style.
Vous pouvez appliquer autant de segments à votre tableau croisé dynamique que vous le désirez. Ceux-ci affichent des filtres visibles pour modifier votre TCD momentanément et vous permettre de le lire autrement. Ainsi, en cliquant sur un élément de la liste d’un segment, votre TCD et les autres segments éventuellement ajoutés se mettront à jour en fonction.
Si vous avez créé plusieurs TCD sur Excel et que vous souhaitez que votre segment les pilote tous, il faut le connecter à chacun d’entre eux. Pour ce faire, effectuez un clic droit sur l’en-tête du cadre de votre segment puis choisissez « Connexions de rapport ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’ensemble des autres tableaux présents sur votre feuille afin que le segment s’applique sur tous. Si nécessaire, répétez l’opération pour chacun de vos segments.
Graphiques croisés dynamiques
Cliquez une fois dans le tableau dynamique croisé Excel à partir duquel vous souhaitez générer un graphique. Dans la barre de menus, sous « Analyse », sélectionnez le bouton « Graphique croisé dynamique ». Excel vous proposera alors de choisir parmi plusieurs diagrammes. Vous pouvez par exemple créer un graphique en secteur.
Ajoutez ensuite les étiquettes utiles à la lecture de votre graphique en cliquant sur le symbole « Plus » en haut à droite du cadre. Cochez l’option « Étiquettes de données » et accédez aux paramètres grâce à la flèche noire pour faire apparaître les noms de catégories, les pourcentages, etc. Pour modifier les formats des étiquettes, double-cliquez sur l’une d’elles pour ouvrir les réglages. Contrairement à un graphique classique, le graphique croisé dynamique contient des filtres. En les appliquant, le TCD duquel il dépend se synchronisera automatiquement.
Vous savez désormais faire un tableau croisé dynamique sur Excel et utiliser ses nombreuses fonctionnalités. Pour vous perfectionner et passer la certification TOSA Excel, n’hésitez pas à vous rapprocher de nos conseillers.
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