Comment afficher et paramétrer son agenda Google ?

Comment afficher son agenda Google ?

Pour afficher votre agenda Google, il suffit de l'ouvrir depuis votre navigateur ou depuis l'application installée sur votre smartphone. Une fois connecté à votre compte, vous retrouvez vos événements ainsi que les calendriers auxquels vous avez accès.

Comment ouvrir Google Agenda sur son ordinateur ?

Trois méthodes permettent d'ouvrir rapidement votre agenda Google depuis un ordinateur :

1. Depuis le lanceur d'applications Google : cliquez sur l'icône composée de neuf points, en haut à droite d'une page Google, puis sélectionnez « Agenda ».
2. Depuis votre navigateur : saisissez calendar.google.com dans la barre d'adresse pour accéder directement à votre calendrier.
3. Depuis vos favoris : ajoutez Google Agenda à la barre des favoris de votre navigateur pour l'ouvrir en un clic.

Pour gagner du temps, vous pouvez également réorganiser les applications dans le lanceur Google afin de placer Agenda parmi vos outils les plus utilisés.

Comment synchroniser Google Agenda avec son téléphone ?

Pour synchroniser son agenda Google avec son téléphone, il suffit d'installer l'application Google Agenda depuis le Google Play Store ou l'App Store, puis de s'y connecter avec le même compte Google que sur l'ordinateur.

Vos événements sont alors synchronisés automatiquement, à condition que la synchronisation soit activée et que votre appareil dispose d'une connexion Internet. Vous pouvez ainsi créer un rendez-vous depuis votre ordinateur et le consulter sur votre téléphone, sans avoir à le saisir une seconde fois.

Si vous avez cherché « synchroniser agenda Google » parce qu'un rendez-vous manque sur votre téléphone, ces deux conditions sont les premières à contrôler, tout comme le compte connecté à l'application.

Peut-on utiliser Google Agenda hors connexion ?

Oui, Google Agenda dispose d'un mode hors connexion permettant de consulter certaines informations de votre calendrier depuis Google Chrome, même sans accès à Internet.

Pour l'activer :

1. Ouvrez Google Agenda sur votre ordinateur, puis cliquez sur la roue crantée et sur « Paramètres ».
2. Dans les paramètres généraux, ouvrez la rubrique « Hors connexion » et cochez « Activer l'agenda hors connexion ».
3. Cliquez sur « Actualiser maintenant » pour lancer la synchronisation, puis attendez que l'agenda affiche « Prêt pour le mode hors connexion ».

Une fois ce mode activé, vous pouvez consulter votre agenda sans connexion, avec les événements des 4 dernières semaines et tous ceux à venir, comme le précise l'aide Google sur le mode hors connexion. En revanche, la création et la modification d'événements restent impossibles hors ligne, tout comme l'envoi d'e-mails aux invités et l'accès à vos tâches.

Les étapes pour afficher son agenda Google — Formation Outils collaboratifs Google de Walter Learning

Comment paramétrer Google Agenda ?

Pour paramétrer Google Agenda, cliquez sur la roue crantée en haut à droite de l'écran, puis sélectionnez « Paramètres ». Vous y adaptez votre agenda Google à vos habitudes de travail, de la langue jusqu'aux notifications, en passant par l'affichage des événements.

Modifier la langue et le fuseau horaire

La langue, le pays et les formats de date et d'heure se configurent dans la rubrique « Langue et région ». Vous y choisissez le français comme langue d'affichage et votre pays, puis un format de date adapté à vos préférences et l'affichage des heures sur 24 heures.

Ces réglages sont particulièrement utiles lorsque vous utilisez un compte initialement configuré dans une autre langue.

Pour gérer plusieurs fuseaux horaires, ouvrez ensuite la rubrique « Fuseau horaire », où vous pouvez afficher jusqu'à trois fuseaux dans la grille du calendrier afin de comparer d'un coup d'œil les horaires de différents pays. Si vous échangez avec un client ou un recruteur installé à Montréal, l'affichage de son fuseau horaire vous aide à proposer un créneau adapté sans devoir calculer systématiquement le décalage.

Vous pouvez également activer l'option « Afficher l'horloge mondiale » pour consulter rapidement l'heure dans plusieurs villes, un réglage décrit avec les autres dans l'aide officielle de Google sur les fuseaux horaires.

Personnaliser l'affichage de son agenda

Les options d'affichage, regroupées dans une rubrique dédiée des paramètres, déterminent les informations visibles dans votre agenda Google, avec des intitulés qui peuvent varier selon la version de l'interface. Vous pouvez notamment y afficher ou masquer les week-ends, afficher les numéros de semaine et masquer les événements auxquels vous avez répondu « Non ». D'autres cases réduisent la luminosité des événements passés ou personnalisent le nombre de jours affichés dans votre calendrier.

Une autre case affiche les événements courts avec la hauteur d'un événement de 30 minutes. Une réunion de 15 minutes reste ainsi plus lisible dans votre planning, sans que sa durée réelle soit modifiée.

Pensez aussi à vérifier le premier jour de la semaine, qui n'est pas toujours le lundi par défaut, alors que ce jour est généralement privilégié en France pour organiser un calendrier professionnel.

Régler les événements et notifications par défaut

Certains paramètres s'appliquent automatiquement à tous vos prochains événements, à commencer par leur durée par défaut, que vous modifiez dans la rubrique « Paramètres des événements ». Par exemple, si vos réunions durent généralement 30 minutes, sélectionnez cette durée pour éviter de la corriger à chaque création.

Une autre option, dont le nom varie selon les versions de l'interface, raccourcit également les réunions de quelques minutes afin de ménager une pause entre deux rendez-vous.

Les autorisations des invités se règlent en revanche événement par événement, et non dans ces paramètres par défaut. Dans la fenêtre de l'événement, vous indiquez si vos invités peuvent modifier l'événement, inviter d'autres personnes ou voir la liste des invités. C'est aussi dans cette fenêtre que vous pouvez créer une réunion Google Meet depuis Google Agenda, le lien de visioconférence pouvant s'ajouter automatiquement dès que vous conviez des invités.

Pour configurer les notifications :

1. Ouvrez les paramètres de Google Agenda, puis sélectionnez votre calendrier dans « Paramètres de mes agendas ».
2. Accédez à la rubrique des notifications d'événements, dont les réglages valent pour tous vos prochains rendez-vous.
3. Ajoutez les rappels souhaités et choisissez leur délai, dans la limite de 5 notifications pour un même événement.

Vous pouvez, par exemple, recevoir une notification 10 minutes avant chaque réunion ou un e-mail 1 heure avant un entretien de recrutement. Les événements qui durent toute la journée disposent également de paramètres de notification spécifiques, détaillés avec les autres options dans la documentation Google consacrée aux notifications.

Gérer l'ajout automatique des invitations

Par défaut, certaines invitations peuvent apparaître dans votre agenda Google sans que vous les ayez acceptées, mais un réglage dédié vous laisse décider lesquelles s'y inscrivent.

Dans « Paramètres des événements », recherchez le réglage « Ajouter des invitations à mon agenda », qui propose 3 options :

• De tout le monde : toutes les invitations s'ajoutent automatiquement à votre agenda, quel que soit leur expéditeur.
• Uniquement si je connais l'expéditeur : seules les invitations des personnes qui figurent dans vos contacts s'ajoutent automatiquement, les autres vous parvenant par e-mail.
• Lorsque je réponds à l'invitation par e-mail : un événement ne s'ajoute à votre agenda qu'une fois que vous avez répondu à l'invitation.

Si vous recevez régulièrement des invitations indésirables, choisissez l'option réservée aux expéditeurs connus pour limiter leur apparition dans votre planning. Vous pouvez consulter le fonctionnement détaillé de ces options dans l'aide officielle de Google Agenda.

Consultez l'aide Google sur les événements ajoutés depuis Gmail afin de connaître les conditions applicables et la marche à suivre pour l'activer.

Ces réglages portent sur les événements que vous recevez. Le cas inverse peut aussi se présenter, lorsqu'une note que vous pensiez personnelle apparaît dans l'agenda d'un collègue. Vérifiez d'abord le calendrier dans lequel vous l'avez enregistrée : si c'est celui du collègue, l'événement s'affiche chez lui comme s'il l'avait créé lui-même.

Retirez ensuite les éventuels invités : l'événement leur est envoyé et s'ajoute ou non à leur agenda selon l'option d'ajout des invitations retenue par chacun. Regardez enfin avec qui l'agenda utilisé est partagé, car ces personnes voient vos événements avec plus ou moins de détails selon leurs droits. Vous pouvez revoir ces droits à tout moment, comme l'explique notre guide pour partager son agenda Google.

Maîtrisez les outils Google

Google Workspace : Gmail, Google Agenda, Google Drive, Google Docs, Google Sheets et Google Slides.

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Comment définir ses heures et lieu de travail ?

Les heures et le lieu de travail se définissent dans les paramètres de votre agenda Google, à condition d'utiliser un compte professionnel Google Workspace ou un compte scolaire, un compte Gmail personnel n'y donnant généralement pas accès.

Ces informations aident les collaborateurs à identifier les créneaux adaptés pour organiser une réunion et à savoir si vous travaillez au bureau ou à distance. Les options disponibles dépendent de votre compte et des paramètres définis par l'administrateur Google Workspace.

Configurer ses heures de travail

Pour indiquer vos disponibilités habituelles :

1. Ouvrez les paramètres de Google Agenda depuis la roue crantée, en haut à droite de l'écran.
2. Dans le volet de gauche, sélectionnez « Heures de travail », ou « Heures et lieu de travail » si votre organisation a activé le lieu de travail.
3. Activez l'option « Heures de travail », puis choisissez vos jours travaillés et renseignez vos horaires.

Vous pouvez définir plusieurs plages horaires pour une même journée, par exemple de 9 h à 12 h 30, puis de 13 h 30 à 17 h 30, afin de distinguer votre temps de travail de votre pause déjeuner.

Lorsqu'un collaborateur souhaite vous inviter en dehors de vos horaires habituels, Google Agenda peut lui signaler cette information, vos heures non travaillées apparaissant grisées dans son affichage.

Indiquer son lieu de travail

Si votre organisation autorise cette fonctionnalité, vous pouvez également préciser votre lieu de travail pour chaque journée. Dans la rubrique « Heures et lieu de travail », sélectionnez les jours concernés et indiquez votre emplacement habituel, au bureau, à domicile ou dans un autre lieu de travail.

Vous pouvez, par exemple, renseigner une présence au bureau le lundi et le jeudi, puis du télétravail les autres jours. Le lieu choisi, qui apparaît dans votre calendrier selon les paramètres de visibilité applicables, peut également être modifié ponctuellement lorsqu'une journée ne correspond pas à votre organisation habituelle.

Les conditions d'accès à ces fonctionnalités sont détaillées dans l'aide officielle de Google sur les heures et le lieu de travail.

Les étapes pour définir ses heures et son lieu de travail dans Google Agenda — Formation Outils collaboratifs Google de Walter Learning

Quelle formation pour maîtriser Google Agenda ?

Une fois votre agenda Google configuré, une formation aux outils Google Workspace vous aide à en maîtriser les fonctions collaboratives, du partage d'un calendrier à la planification des réunions et à la coordination des disponibilités d'une équipe.

Notre formation aux outils collaboratifs Google aborde ces usages à travers des démonstrations pratiques, conçues pour vous aider à reproduire les manipulations dans votre environnement professionnel. Vous y découvrez notamment comment organiser vos événements et personnaliser votre calendrier, gérer les invitations et les disponibilités ou partager un agenda avec vos collaborateurs. Les démonstrations montrent aussi comment utiliser Google Agenda avec Gmail et Google Meet, afin de faciliter la planification des réunions et le travail en équipe.

D'autres outils de Google Workspace, de Google Drive à Google Docs, complètent le programme pour vous aider à gagner en autonomie dans vos tâches quotidiennes.

Une fois ces quelques réglages effectués, votre agenda Google vous suit de l'ordinateur au téléphone, affiche les fuseaux horaires de vos interlocuteurs et ne retient que les invitations que vous avez choisies. Il vous reste alors à tirer parti de ses usages collaboratifs, pour organiser vos réunions avec vos collègues comme avec vos clients.

Pour aller plus loin, explorez le programme de la formation Outils collaboratifs de Walter Learning, qui vous accompagne aussi dans Gmail, Google Drive et les autres outils de la suite.

Sources

• Google Agenda — Utiliser Google Agenda hors connexion.
• Google Agenda — Modifier les fuseaux horaires.
• Google Agenda — Inviter des personnes à un événement.
• Google Agenda — Modifier les notifications.
• Google Agenda — Gérer l'ajout des invitations.
• Google Agenda — Événements ajoutés depuis Gmail.
• Google Agenda — Définir les heures et le lieu de travail.
• Walter Learning — Formation Outils collaboratifs, séquences consacrées à Google Agenda et aux usages collaboratifs de Google Workspace.