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Outils collaboratifs

Créer un filtre Gmail

Créer un filtre sur Gmail : mode d'emploi

Hippolyte Le Dem

Co-fondateur de Walter

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Notre formation en ligne aux outils collaboratifs vous propose d’approfondir vos connaissances et votre maîtrise des fonctionnalités Google Workspace et notamment de la messagerie Gmail. Vous pouvez ainsi gagner en productivité et en efficacité dans vos différentes tâches professionnelles, avec des astuces simples et rapides.
Découvrez ici comment filtrer les mails sur Gmail, modifier ou supprimer vos filtres et libellés, et comment créer un filtre pour les mails dont vous êtes en copie.

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Qu'est-ce qu'un filtre sur Gmail ?

La messagerie Gmail permet d’automatiser certaines actions en fonction de critères de recherche précis. Un filtre Gmail est une règle automatique à partir de différents critères de recherche sélectionnés qui permet d’appliquer automatiquement des actions spécifiques sur certains mails. En créant un filtre Gmail, vous avez, par exemple, la possibilité de détecter un mot-clé et d’y appliquer un libellé automatiquement. Créer un filtre mail vous permet de gagner du temps dans le classement de vos mails et d’augmenter votre productivité.

Comment filtrer ses mails sur Gmail ?

Pour filtrer automatiquement vos mails, ouvrez Gmail et cliquez sur les fonctions avancées dans la barre de recherche (à droite de la barre de recherche Gmail). Un menu déroulant vous propose plusieurs critères à appliquer : de, à , objet, mots contenu ou mots non contenus, taille, date, etc. Vous pouvez cumuler plusieurs critères de recherche entre eux, par exemple “de”, en ajoutant une adresse mail, et “mot contenu”, pour rechercher un mot-clé. En bas du menu déroulant, sélectionnez “créer un filtre”.

 

Plusieurs actions automatiques sont disponibles :

 

  • ne pas afficher dans la boîte de réception (archiver) ;
  • marquer comme lu ;
  • activer le suivi ;
  • appliquer un libellé ;
  • transférer vers une autre messagerie ;
  • supprimer ;
  • ne pas envoyer dans le dossier spam ;
  • envoyer un modèle à partir de Gmail ;
  • toujours marquer comme important ou ne jamais marquer comme important ;
  • associer automatiquement à une des 5 catégories Gmail.

 

Par exemple, si vous souhaitez filtrer vos mails avec un libellé Gmail et les archiver automatiquement, vous devez cocher “ne pas afficher dans la boîte de réception” et “appliquer le libellé”.

 

Lorsque vous appliquez un libellé, vous devez préciser le titre du libellé. Si vous avez déjà des mails correspondants au libellé dans votre boîte de réception, il est possible d’appliquer ce filtre aux mails correspondants en cliquant sur le dernier critère “appliquer également ce filtre à X conversations correspondantes”. Une fois le libellé créé, celui-ci s'affiche directement dans la section Gmail (vous pouvez aussi mettre une couleur à vos libellés). Lorsque vous recevez un mail avec un libellé, vous pouvez le sélectionner et cliquer sur “archiver”. Il est ainsi renvoyé dans son libellé et n’apparaît plus dans la boîte de réception.

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Modifier ou supprimer un filtre dans Gmail

Pour modifier ou supprimer un filtre dans Gmail, cliquez sur les paramètres (l’icône de la roue à côté de l’aide) et sur “afficher tous les paramètres”. Dans le menu des paramètres, choisissez “filtres et adresses bloquées” pour retrouver tous les filtres que vous avez créés. Il est également possible de créer un filtre Gmail à partir de cette page. Dans ces paramètres Gmail de filtres avancés, vous pouvez modifier ou supprimer vos filtres en cliquant sur les boutons correspondants à gauche de chaque filtre.

 

Pour modifier un filtre Gmail, cliquez sur “modifier” pour revenir à l’étape de création du filtre. Vous pouvez changer les critères et les actions automatiques (par exemple, changer le libellé Gmail ou transférer les mails vers une autre adresse de messagerie) et cliquer sur “mettre à jour le filtre”. Si vous n’avez plus besoin d’un ou de plusieurs filtres, cliquez simplement sur “supprimer”.

 

Les paramètres Gmail filtres avancés vous permettent aussi d’exporter vos filtres vers un autre compte Gmail : sélectionner les filtres concernés et cliquez sur “exporter” en bas à gauche. Dans votre autre compte Gmail, retournez dans le menu paramètres, “filtres et adresses bloquées” et cliquez sur “importer des filtres” pour les retrouver.

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Modifier ou remplacer le libellé d'un filtre dans Gmail

Si vous souhaitez modifier ou remplacer le libellé d’un filtre Gmail, rendez-vous dans les paramètres Gmail (la petite roue à côté de l’icône d’aide), puis sur “filtres et adresses bloquées”, comme expliqué précédemment. Cliquez sur le filtre que vous souhaitez modifier et sur “modifier” à gauche de la ligne correspondante. Dans le menu des critères appliqués, cliquez sur “continuer” pour atterrir sur les actions automatiques. Dans l’option “appliquer le libellé”, cochez un autre libellé et remplacez-le. Pensez à appliquer ce filtre Gmail à l’historique de votre messagerie, pour retrouver tous vos mails dans le libellé modifié. Cliquez sur “mettre à jour le filtre”.

 

Vous remarquerez que vous avez désormais deux filtres dans votre boîte de réception : l’ancien libellé et le nouveau. Pour supprimer un libellé de l’historique de votre messagerie, retrouvez les mails concernés (à partir d’une adresse et/ou de mots clé), sélectionnez-les et cliquez sur “libellé” pour décocher le libellé qui n’est plus d’actualité.

Créer un filtre pour les mails dont je suis en copie

Les critères de recherche Gmail ne proposent pas l’option “mails dont je suis en copie”. Vous devez donc utiliser un opérateur de recherche, “destinataire ayant reçu une copie” qui s’écrit “cc:”, que vous retrouvez dans le menu aide de Gmail.

 

Vous pouvez vous rendre dans les options avancées de la barre de recherche et créer un filtre Gmail qui contient les mots “cc:me”. Vous pouvez aussi remplacer “me” par votre adresse de messagerie. Cliquez sur “créer un filtre”, puis choisissez un libellé (ou créez un nouveau libellé, par exemple “copie”) en appliquant le filtre aux conversations correspondantes.

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Notre article est un bon exemple, vous apprenez ici à créer un filtre Gmail selon vos besoins, par exemple un message d’absence Gmail, un filtre anti-spam Gmail ou un filtre Gmail qui contient des mots clés spécifiques. Avec notre formation aux outils collaboratifs (éligible au financement CPF), découvrez et maîtrisez les fonctionnalités de Google Workspace (anciennement Google Suite), en ayant pour objectif d’être opérationnel à 100 % sur les outils collaboratifs en ligne.

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