Filtrer des données sur Google Sheets

Filtrer un fichier Google Sheets

Pour créer un filtre sur Google Sheets, vous devez sélectionner les en-têtes de votre tableau, puis cliquer sur le bouton en entonnoir dans la barre d’outils.

Des menus apparaîtront dans les cellules d’en-têtes, à partir desquels il vous sera possible de :

• trier les lignes par ordre croissant ou décroissant ;
• filtrer votre Google Sheets par conditions, selon des critères textuels, calendaires ou numériques ;
• filtrer par valeur.

Cette dernière option est la plus fréquente. Toutes les valeurs uniques de la colonne sur laquelle vous êtes positionné sont cochées par défaut dans le menu. Cliquez sur « Effacer » puis sélectionnez les valeurs pertinentes en utilisant la barre de défilement ou la barre de recherche. Validez avec le bouton Ok pour appliquer votre filtre Google Sheets. Les filtres sont cumulables, recommencez l’opération autant de fois que nécessaire sur les autres colonnes pour affiner votre analyse.

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Trier des données sur Google Sheets

Le tri de bases de données sur Google Sheets est une tâche souvent essentielle, particulièrement lorsque les tableaux sont conséquents. Selon les objectifs et les habitudes de chacun, un tri peut aussi être très personnel puisqu’il est guidé par des critères qui nous sont propres.

Si vous ouvrez votre fichier partagé Google Sheets pour filtrer une colonne, les autres participants devront composer avec votre mode de lecture. Cela est d’autant plus vrai s’ils n’ont accès au document que par le mode « lecture seule » qui ne permet aucune modification. L’aspect collaboratif du tableur Google peut donc sembler être un frein pour la mise en place de filtres Google Sheets.

En effet, votre lecture d’une base de données pourrait ne pas convenir à vos associés, voire même les gêner dans leur travail. Là encore, le géant du web a une longueur d’avance. La vue filtrée de Google Sheets permet d’appliquer un filtre momentanément à l’aide d’une vue unique qui n’impacte pas l’affichage des autres utilisateurs. Elle est conservée automatiquement dans le fichier une fois créée, laissant à vos collaborateurs l’opportunité de l’activer en cas de nécessité, mais n’altère pas le document original.

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Utiliser une vue filtrée

Pour ne pas imposer vos filtres à vos collaborateurs lors d’une connexion simultanée, optez pour les vues filtrées. Elles vous dispensent notamment d’utiliser Google Sheets et ses filtres via une formule personnalisée.

Créer une vue filtrée

Savoir comment filtrer sur Google Sheets passe en effet par la maîtrise des vues filtrées, qui se génèrent en deux clics. Sélectionnez tout d’abord les en-têtes du tableau que vous souhaitez filtrer, puis à droite du bouton en entonnoir de la barre d’outils, choisissez la flèche pointant vers le bas. Cliquez sur « Créer une vue filtrée ».

Les contours de votre tableur deviendront gris foncé pour vous signaler qu’il s’agit d’une vue privée que vous êtes seul(e) à voir. Vous serez alors libre d’ajouter les filtres Google Sheets nécessaires à votre travail sans gêner vos collègues. Pour quitter cette vue et revenir sur la vue générale, cliquez sur la croix en haut à droite.

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Afficher une vue filtrée existante

Une fois votre vue filtrée Google Sheets créée, elle est stockée automatiquement dans le même menu déroulant utilisé pour sa création, à droite de l’entonnoir. Cliquez sur la flèche puis sur votre vue filtrée pour l’éditer ou analyser vos données en mode privé.

Enregistrer un filtre en tant que vue filtrée

Si vous voulez par exemple filtrer par couleur sur Google Sheets et enregistrer cette option dans une vue filtrée, il vous suffit de penser à activer cette dernière avant de commencer à appliquer et personnaliser votre filtre. L’enregistrement est automatique, vous n’avez aucune action à effectuer.

Renommer une vue filtrée

Si vous souhaitez filtrer sur Google Sheets via diverses vues filtrées, nous vous conseillons de les nommer pour plus de clarté. Lorsque votre vue filtrée est active, placez-vous près du champ « Nom » en haut à gauche et saisissez votre texte. Vous pourrez ainsi retrouver plus facilement votre vue dans la liste ultérieurement.

Partager ou envoyer un lien vers la vue filtrée        

Seuls les utilisateurs en mode « Éditeur » peuvent créer et partager une vue filtrée. Une fois activée, celle-ci n’est visible que par vous, mais s’enregistre instantanément dans le fichier sans action de votre part. Ainsi, lorsque vous enverrez à vos collaborateurs le lien du document en lecture seule, ils pourront appliquer les vues filtrées depuis leur poste de travail en passant par le menu déroulant du bouton en entonnoir. Si vous préférez qu’ils ouvrent directement le document sur la vue filtrée de votre choix, ouvrez-la de votre côté, copiez l’URL et partagez ce lien.

Créer une vue filtrée temporaire

Si toutefois vos collègues avaient besoin de créer leurs propres filtres, ils peuvent déployer la liste déroulante du menu « Filtres », représenté par un entonnoir, et cliquer sur « Créer une vue filtrée temporaire ». Cela leur permet d’adapter la lecture du fichier à leurs objectifs même s’ils ne sont qu’en mode « Lecture seule ». Lorsque l’utilisateur quittera le document cependant, la vue filtrée ne sera pas sauvegardée.

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Sources

Trier et filtrer les données - Support Google

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