Créer un menu déroulant
La validation des données est une fonctionnalité incontournable sur Google Sheets. Comme son nom l'indique, elle permet de s'assurer de la validité des données entrées et d'afficher un message d'erreur ou de refuser l'entrée si les données ne sont pas valides. Cette fonctionnalité permet de forcer un utilisateur à saisir une donnée correcte dans une cellule ou une plage de cellule. Et lorsque la liste des réponses proposées est longue, il convient d’utiliser un menu déroulant pour une meilleure lisibilité.
Les listes déroulantes Google Sheets permettent aux différents utilisateurs de sélectionner rapidement un élément parmi une liste d’éléments pré-remplis manuellement ou faisant référence à une plage de données de la feuille de calcul Google Sheets. Cette fonction est également intéressante pour la création d’un questionnaire ou formulaire à choix multiple dans un fichier Google Sheets. Pour créer une liste déroulante sur Google Sheets, deux possibilités existent selon si la validation des données se fait à partir d’une plage ou d’une liste.
Validation des données en fonction d’une plage
Créer une liste déroulante à choix multiple sur Google Sheets à partir d’une plage est très utile dans le cas où le nombre de réponses proposé aux utilisateurs est important.
Les étapes pour utiliser la validation des données sur Google Sheets en fonction d’une plage sont les suivantes :
- ouvrez une page Google Sheets ;
- sélectionnez la ou les cellules dans Google Sheets dans lesquelles vous souhaitez créer une liste déroulante ;
- créez une liste qui servira de référence ;
- sélectionner la plage de cellule où vous voulez imposer cette saisie ;
- effectuez un clic droit et sélectionnez “Validation des données”. Vous pouvez également cliquer sur “Données” dans le ruban et sélectionnez “Validation des données”.
Validation des données sur Google Sheets - extrait de la formation Outils collaboratifs Google de Walter Learning
Puis dans la fenêtres des critères qui s'affiche, choisissez “Liste créée à partir d’une plage”.
Critères de validation des données sur Google Sheets - extrait de la formation Outils collaboratifs Google de Walter Learning
Pour choisir les données, cliquez sur l’icône en forme de tableau et sélectionnez la plage de cellules qui contient la liste des données valides que vous avez préparée. Cochez la case “Afficher la liste déroulante dans la cellule”, puis cliquez sur "Enregistrer''.
Validation des données en fonction d’une liste
À la différence de la validation en fonction d'une plage de cellules, cette façon de procéder permet de lister les choix possibles directement dans le champ “Critère” de “Validation des données”. Vous pouvez utiliser ce système lorsque le nombre d'éléments est restreint.
Voici la marche à suivre pour insérer une liste déroulante sur Google Sheets en fonction d’une liste :
- ouvrez une page Google Sheets ;
- sélectionnez la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez créer une liste déroulante ;
- effectuez un clic droit et sélectionnez “Validation des données” ;
- dans les critères, choisissez “Liste d’éléments” ;
- indiquez les réponses proposées en les séparant par une virgule ;
- cochez la case “Afficher la liste déroulante dans la cellule” ;
- cliquez sur "Enregistrer''.
Modifier ou supprimer une liste déroulante
Google Sheets vous permet de créer facilement un menu déroulant. Une liste déroulante est un moyen simple de s’assurer que les gens remplissent uniquement les valeurs dans vos cellules exactement de la manière dont vous l’attendez.
Contrairement à Excel, Google Sheets est un outil collaboratif qui permet de travailler en commun avec vos collègues. Vous serez donc peut être amené à apporter des modifications sur une liste déroulante Google Sheets que vous ou l’un de vos collaborateurs aurez créée. Sur Google Sheets vous pouvez à tout moment modifier les paramètres de vos menus déroulants, et même les supprimer complètement si vous le souhaitez.
Pour ce faire, sélectionnez la ou les cellules que vous voulez modifier, puis choisissez une option :
- cliquez sur “Données” puis sélectionnez “Validation des données” ;
- cliquez sur la liste déroulante puis sur “Modifier”.
Modifiez ensuite la liste déroulante. Pour changer les options listées, modifiez les éléments sous "Critères". Pour supprimer une liste, sélectionnez une option :
- cliquez sur “Supprimer la règle” ;
- si des cellules sont vides, sélectionnez-les. Cliquez ensuite sur “Modifier” puis sur “Supprimer” puis “Valeurs”
Pour modifier le style d'affichage, cliquez sur Options avancées. Sous "Style d'affichage", sélectionnez une option : puce, flèche ou texte brut.
Enfin, cliquez sur OK. Si vous modifiez le contenu de la plage sélectionnée, les changements sont effectués automatiquement dans la liste.
Faire des listes déroulantes dépendantes sur Google Sheets
Créer une liste déroulante dépendante avec la fonction FILTER
En créant une liste déroulante dans Google Sheets, vous rendrez la saisie de données plus efficace, pour vous et tous les utilisateurs, et limitez ainsi les erreurs. Vous pouvez également créer une liste déroulante conditionnelle dans Google Sheets afin que le premier choix de la liste détermine les options du second. Les listes déroulantes dépendantes sont utiles dans de nombreuses situations et en créant une liste déroulante dans laquelle le choix détermine ce qui apparaît dans la deuxième liste déroulante, vous pouvez accélérer la saisie des données.
Pour créer une liste déroulante conditionnelle avec Google Sheets, vous pouvez utiliser la fonction FILTER. Celle-ci vous permettra de faire une liste déroulante sur Google Sheets qui soit dépendante d’un autre menu déroulant.
Prenons l'exemple d'un tableau contenant en colonne A les coupes de circuit du jeu vidéo Mario Kart et en colonne B les différents circuits pour chaque coupe. On souhaite ici choisir dans une liste déroulante la coupe parmi celles de la colonne A, et ensuite choisir le circuit, qui dépend de la coupe séléctionnée auparavant.Tout d’abord, vous devez créer les deux listes qui serviront de références : Critère 1 en colonne A et Critère 2 en colonne B par exemple. Puis, réaliser une validation des données, en D2 par exemple, avec votre première liste en colonne A : effectuez un clique droit puis choisissez "Validation des données"
Validation des données sur Google Sheets - extrait de la formation Outils collaboratifs Google de Walter Learning
Dans la fenêtre "Validation des données" qui s'ouvre choisissez "Liste créée à partir d’une plage", et sélectionnez votre plage grâce à l'icône Tableau à droite.
Sélectionner une plage de données - extrait de la formation Outils collaboratifs Google de Walter Learning
Cochez ensuite “Afficher la liste déroulante dans la cellule” ainsi que "Refuser la saisie" puis enregistrez.
Dans une autre cellule, ajoutez la formule FILTER. Pour cela il faut commencer par saisir le symbole “=” ce qui indique à Google Sheets que vous souhaitez utiliser une fonction, puis saisir FILTER, et ouvrir la parenthèse.
Fonction FILTER sur Google Sheets - extrait de la formation Outils collaboratifs Google de Walter Learning
Sélectionnez la plage que vous souhaitez FILTER (dans notre exemple cela serait la colonne B). On souhaite ici se passer de l'en tête, c'est pourquoi il faudra commencer à partir de la celule B2. Ajoutez ensuite le “;” pour indiquer que vous passez au deuxième critère. Sélectionner ensuite la plage qui servira de données filtres (dans notre exemple il s’agit de la colonne A).
Critères de la fonction FILTER sur Google Sheets - extrait de la formation Outils collaboratifs Google de Walter Learning
Enfin nous allons comparer la colonne A à la donnée choisie dans notre première liste déroulante, pour cela ajouter “=” et la cellule D2. Ensuite, fermer votre parenthèse, tout ceci vous donne la formule suivante : =FILTER(B2:B;A2:A=D2).
Formule de la fonction FILTER utilisée - extrait de la formation Outils collaboratifs Google de Walter Learning
Ainsi, vous filtrez la colonne B lorsque la colonne A est égale à ce que vous choisissez dans votre menu déroulant en D2. Enfin, créez un menu déroulant faisant référence à votre liste en colonne B, en E2 par exemple. Pour cela, effectuez : clique droit en E2 > Validation des données > À partir d’une plage > Sélectionner votre plage > Enregistrer.
L'inconvenient de cette technique est qu’elle ne fonctionne que sur une seule ligne. Pour réaliser des listes déroulantes dépendantes, mais sur plusieurs lignes, il faudra ajouter une fonction supplémentaire : la fonction TRANSPOSE.
Insérer une liste déroulante dépendante sur plusieurs lignes
Google Sheets permet de créer une liste déroulante dépendante sur plusieurs lignes grâce à la combinaison de 2 fonctions majeures de cet outil collaboratif : FILTER et TRANSPOSE. Mettre en place ce type de listes permet notamment de créer des fichiers plus simples et agréables à utiliser.
Cela est utile notamment dans un fichier Google Sheets avec une liste déroulante conditionnelle lorsque le choix d'une valeur découle de plusieurs catégories par exemple.
- Selectionner la plage dans laquelle insérer le choix des coupes, faites un clic droit puis choisissez "Validation des données".
- Sélectionnez ensuite la colonne A à partir de A2 pour éviter l'en tête, et cliquez sur "OK". Cochez "Refuser la saisie et enregistrez. Vous pouvez alors choisir l'une des coupes avec la liste créée.
- Dans une autre cellule, ajoutez la formule FILTER en commançant par le signe "=". Ouvrez la parenthèse, puis séléctionnez la plage des circuits à partir de B2. Ajoutez ensuite un ";" pour insérer la condition. Ici c'est lorsque la colonne A est égale à ce que vous avez selectionnez dans le choix de la coupe. Notre formule finale est donc : =FILTER(B2:B;A2:A=D11).
Fonction FILTER sur Google Sheets - extrait de la formation Outils collaboratifs Google de Walter Learning
La prochaine étape est d'utiliser la fonction TRANSPOSE.
- Au sein de la formule saisie, ajoutez "transpose" entre le signe "=" et "FILTER", puis ouvrez une parenthèse en n'oubliant pas de la refermer à la fin de la formule. Voici la formule obtenue : =TRANSPOSE(FILTER(B2:B;A2:A=D11)). Validez ensuite en appuyant sur Entrée : votre résultat s'affiche sur une ligne.
- Avant d'étirer votre formule vers le bas, vérouillez la colonne B et la colonne A pour ne pas qu'elles se décalent vers le bas en ajoutant les signes "$" aux endroits suivants : =TRANSPOSE(FILTER($B$2:$B;$A$2:$A=D11). Voux pouvez alors validez et étirer votre formule vers le bas.
Des erreurs peuvent apparaître si aucune correspondance n'a été trouvée en étirant cette formule. Vous pouvez ajouter "sierreur" au debut de votre formule pour les effacer : "=sierreur(TRANSPOSE(FILTER($B$2:$B;$A$2:$A=D11))"
La dernière étape consiste à ajouter un menu déroulant dans la colonne "Choix du circuit", lié à la plage en ligne àsur le coté.
Ajout d'un menu déroulant sur Google Sheets - extrait de la formation Outils collaboratifs Google de Walter Learning
- Tout d'abord, effectuez un clic droit sur la plage et choisissez "Validation des données". Sélectionnez la première ligne de données dans votre tableau sur le coté dans "Critères".
- Verrouillez ensuite les lignes et les colonnes en ajoutant des "$" devant les lettres des colonnes.
- Cochez "Refuser la saisie" puis cliquez sur Enregistrer.
Si vous étirez votre menu déroulant vers le bas, les circuits correspondants à la coupe s'afficheront bien dans la plage de données. Dés lors que vous ajouterez une nouvelle coupe dans votre tableau, les différents circuits s'ajouteront sous forme de lista dans votre menu déroulant.
Les colonnes sur la droite ne vous servent que pour construire votre menu déroulant. Vous pouvez les masquer ou les regrouper pour les faire disparaitre.
Walter Learning vous propose une formation Outils Collaboratifs Google dans laquelle vous apprendrez à maîtriser les fonctions FILTER et TRANSPOSE pour réaliser une liste qui se met à jour automatiquement en fonction d’une autre liste déroulante. Notre formateur vous dévoilera également de nombreuses formules à utiliser dans Google Sheets pour des validations de données plus personnalisées.
Cette formation de 18 heures a pour objectif de vous rendre parfaitement autonome sur tous les outils collaboratifs de Google Workspace. Vous pourrez ainsi créer un Google Documents, créer une présentation Google Slides, créer un Google Forms ou encore créer une liste déroulante Google Sheets.
Sources
Créer une liste déroulante dans une cellule - Support Google
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