Pour une utilisation optimale du tableur Google, il est indispensable de maîtriser les fonctions et formules. Dans cet article, nous évoquons les plus pertinentes lorsqu’on débute ou que l’on envisage une formation sur les outils collaboratifs du géant du web. Découvrez la liste des fonctions Google Sheets incontournables et dans quels cas les invoquer.
Fonction SI
La fonction SI de Google Sheets permet d’afficher une valeur selon l’exactitude ou non d’une expression logique. Autrement dit, vous pouvez faire afficher une valeur si le résultat de cette expression est vrai, et une autre s’il est faux.
La syntaxe de cette fonction comprend trois critères :
- L’expression logique : par exemple le contenu de la cellule A1 devant être supérieur ou égal à 5 (A1>=5).
- La valeur_si_vrai : ce qui s’affichera en cas d’exactitude.
- La valeur_si_faux : ce qui s’affichera en cas d’inexactitude. Par défaut, ce résultat est vide.
Tapez =SI dans la cellule de votre choix, sélectionnez la fonction puis saisissez ces critères dans l’ordre donné. Les deux derniers sont à placer entre guillemets s’il ne s’agit pas de valeurs numériques.
Fonction IMPORTRANGE
La liste des fonctions Google Sheets comprend une formule exclusive, dont l’équivalent n’existe pas dans les autres tableurs comme Excel : IMPORTRANGE. Cette fonction importe de manière dynamique et protégée une plage de cellules provenant d’un classeur différent. Elle met ainsi automatiquement à jour une base de données issue d’un autre classeur, pour lequel vous n’auriez pas le droit d’édition, mais seulement de lecture par exemple.
Pour l’appliquer, ouvrez un fichier vierge, placez-vous sur une cellule de départ, puis cliquez sur le symbole Sigma de la barre d’outils. Choisissez Web > IMPORTRANGE. Si cette option ne s’affiche pas, cliquez sur « Aide », tapez « IMPORTRANGE » dans la barre de recherche et sélectionnez la fonction Google Sheets.
Google Workspace : Gmail, Google Agenda, Google Drive, Google Docs, Google Sheets et Google Slides.
Celle-ci comprend deux critères, séparés par un point-virgule et placés chacun entre guillemets : le premier correspond à l’URL du fichier source que vous devez copier-coller, et le second, à la plage à importer. Cette dernière doit être précédée du nom de la feuille concernée, si le fichier source en contient plusieurs. Tapez simplement le nom suivi d’un point d’exclamation, puis entrez la plage visée (les cellules de chaque extrémité, séparées par deux points). Nous vous conseillons de saisir uniquement la colonne pour la deuxième coordonnée, afin de prendre en compte les futures valeurs jointes. N’oubliez pas d’ajouter des guillemets pour les deux critères, puis fermez la parenthèse et validez.
L’application vous demandera alors « d’autoriser l’accès » si c’est la première fois que vous importez des données depuis le fichier source. Cliquez sur le bouton pour associer les feuilles et importer vos valeurs. Dès lors, vous ne pourrez pas effacer ou écraser les données liées au fichier source sans les faire réapparaître automatiquement ou déclencher une erreur. Votre plage de données nouvellement créée se synchronisera ainsi instantanément avec le fichier source si celui-ci connaît des modifications, ce qui ne serait pas possible avec un simple copier-coller de valeurs d’un tableau à un autre.
Notez qu’il est préférable de limiter la taille des plages importées avec IMPORTRANGE, au risque de ralentir le chargement de votre document. Retenez également que cette fonction ne permet pas l’import de colonnes non consécutives. Pour apprendre les fonctions Google Sheets pas à pas et à votre rythme, nous vous recommandons de rejoindre un cursus de formation sur les outils collaboratifs de Google. Vous y apprendrez notamment à créer des listes déroulantes sur Google Sheets, utiliser les graphiques ou encore supprimer les doublons.
Fonction QUERY
Puissante fonction de Google Sheets, QUERY permet de faire des requêtes sur des bases de données, et notamment d’importer une plage de valeur dynamique en choisissant les colonnes et l’ordre d’affichage. Il vous est ainsi possible d’importer des plages discontinues d’un fichier source, dans l’ordre souhaité, et donc de contourner l’inconvénient d’IMPORTRANGE qui s’emploie exclusivement avec des colonnes consécutives.
Pour ce faire, appliquez normalement la fonction IMPORTRANGE pour importer toutes vos colonnes, comme expliqué dans le paragraphe précédent. Une fois IMPORTRANGE validée, placez votre curseur à droite du signe égal de la formule, ajoutez « QUERY », puis ouvrez une parenthèse. La formule IMPORTRANGE correspond alors au premier critère de la fonction QUERY de Google Sheets. Au bout de celui-ci, saisissez un point-virgule, puis inscrivez entre guillemets le deuxième critère faisant référence aux colonnes à afficher dans un ordre précis.
Pour cela, entrez « select » suivi d’un espace, ainsi que vos colonnes dans l’ordre voulu : Col#,Col#,Col#, etc. Remplacez les symboles # par les numéros de vos colonnes, respectez la casse et les virgules. Fermez la parenthèse et tapez « Entrée ». Vous verrez apparaître les colonnes sélectionnées dans l’ordre souhaité. QUERY s’utilise de multiples façons et peut tout à fait se substituer à d’autres fonctions comme les tris, les filtres, les calculs mathématiques ou les regroupements.
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Fonction RECHERCHEV
La fonction RECHERCHEV de Google Sheets affiche le contenu d’une cellule en référence à une clé de recherche. Saisissez =RECHERCHEV, ouvrez une parenthèse, et choisissez en premier la cellule de votre clé de recherche. Définissez ensuite la plage du tableau incluant vos données. Notez que l’on considère toujours la colonne de la clé de recherche comme la colonne numéro 1 ; votre sélection doit donc partir de celle-ci.
En troisième critère, indiquez l’index, soit le numéro de colonne contenant la donnée en relation avec votre clé de recherche que vous voulez afficher. Saisissez enfin « faux » si cette colonne n’est pas triée par ordre alphabétique. Pour rappel, chaque critère doit être séparé par un point-virgule. Fermez la parenthèse et validez. La fonction de recherche verticale peut être utilisée à partir d’une liste déroulante sur Google Sheets. Ainsi, lorsque vous déroulerez votre menu sur l’élément de votre choix, la valeur associée dans la colonne désignée s’affichera.
Fonction FILTER
Parmi les fonctions Google Sheets les plus utiles se trouve celle permettant de filtrer un tableau selon une condition précise. Entrez =FILTER, puis ouvrez la parenthèse. En premier critère, sélectionnez la plage que vous désirez filtrer. Ajoutez un point-virgule, et comme second critère, déterminez la condition selon laquelle certaines de vos lignes s’afficheront ou non. Pour cela, cliquez d’abord sur la colonne comportant l’information qui servira de condition, puis après avoir inséré un signe égal, tapez manuellement et entre guillemets l’information que vous souhaitez définir comme condition.
Si la colonne sélectionnée contient des noms de villes par exemple, et que vous voulez faire de Nice la condition, saisissez « Nice ». Fermez la parenthèse et validez pour obtenir un tableau filtré uniquement en fonction de la condition « Nice ». Vous pouvez par ailleurs partir d’un menu déroulant et insérer une référence relative dans votre fonction. Filtrer sur Google Sheets de manière manuelle est possible, mais contrairement à la fonction partageant le même objectif, le résultat ne sera pas mis à jour instantanément.
Fonction SOMME
Les fonctions sont une partie inhérente à toute formation Google Workspace, et la fonction SOMME de Google Sheets (ou SUM) est assurément l’une des plus communes. Elle est utilisée pour calculer la somme d’une série de valeurs, comme une plage de cellules. Entrez =SOMME pour l’activer puis ajoutez les cellules contenant les valeurs à additionner, à la suite les unes des autres. Vous pouvez également sélectionner une plage entière à l’aide votre souris et tapez « Entrée » pour obtenir le résultat.
Fonction DATE
La fonction DATE de Google Sheets transforme simplement une année, un mois et un jour en date. Entrez =DATE puis les critères de votre date. Vous pouvez sélectionner des cellules comportant les informations du calendrier ou taper manuellement l’année, le mois, puis le jour.
Quelques indications à retenir :
- La fonction tronque automatiquement les valeurs décimales.
- Google Sheets compte les jours écoulés depuis le 30/12/1899.
- Le tableau renverra une valeur d’erreur #NUM! pour les années inférieures à 0 ou supérieures à 10 000.
- La fonction DATE n’accepte que des valeurs numériques.
Fonction NB.SI
Similaire à la fonction SI de Google Sheets, la formule liée à NB.SI donne le nombre de cellules rencontrant un critère précis, comme le nombre d’apprenants ayant obtenu la note maximale à un examen. La syntaxe de la fonction NB.SI sur Google Sheets se présente ainsi : =NB.SI(plage ; critère). La plage correspond à la plage de cellules à analyser, tandis que le critère doit définir votre condition. Pour la note maximale par exemple, ce pourrait être « =20 ».
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Google Workspace : Gmail, Google Agenda, Google Drive, Google Docs, Google Sheets et Google Slides.
Sources
Liste des fonctions des feuilles de calcul Google - Support Google
