Comment préparer le dossier professionnel de secrétaire assistant ?

Composition du dossier professionnel secrétaire assistant

La validation du titre professionnel secrétaire assistant (TP SA) demande la rédaction d’un dossier professionnel secrétaire assistant. Un dossier professionnel pour un secrétaire assistant, tel qu'il est structuré par les directives générales du système de validation du titre professionnel, comprend plusieurs éléments essentiels pour démontrer et valider les compétences professionnelles. Voici les différentes sections et informations à inclure :

1. page de garde ;
2. sommaire ;
3. exemples de pratique professionnelle ;
4. titres, diplômes, CQP, attestations de formation (facultatif) ;
5. déclaration sur l’honneur ;
6. documents illustrant la pratique professionnelle (facultatif) ;
7. annexes (si prévu par le référentiel de certification).

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Les activités types du dossier professionnel

Le dossier professionnel doit détailler des activités types qui structurent les compétences du secrétaire assistant nécessaires pour obtenir la certification. Les activités types pour ce titre professionnel sont conçues pour refléter les tâches quotidiennes et les compétences requises dans un environnement professionnel réel. 

L'activité type numéro un dans l’assistanat secrétariat est de réaliser les travaux administratifs courants d'une structure. Cette activité englobe la présentation et la mise en forme de documents professionnels à l'aide d'un traitement de texte, la saisie et la mise à jour de données via un tableur, l'utilisation d'outils collaboratifs pour communiquer et traiter l'information, ainsi que le tri, le traitement des mails et du courrier, et le classement et l'archivage des informations et documents.

La seconde activité type est d'assurer l'accueil d'une structure. Cette activité comprend l'accueil et l'orientation des visiteurs et collaborateurs, la gestion des appels téléphoniques, et la réponse aux demandes d'informations internes et externes.

Quels documents retrouver dans un dossier professionnel ?

Dans un dossier professionnel de secrétaire assistant, plusieurs types de documents sont essentiels pour démontrer les compétences et l'expérience du candidat. Le DP secrétaire assistant contient par exemple des documents professionnels courants que le candidat a produits, comme des mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, qui illustrent sa capacité à communiquer des informations de manière efficace et à gérer les tâches administratives.

Le dossier professionnel secrétaire assistant contient également des preuves de la gestion des opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines, telles que des documents relatifs à l'administration des achats et des ventes, ou des tableaux de suivi de l'activité commerciale. 

Le dossier peut aussi inclure des documents qui attestent de la capacité du candidat à planifier et organiser les activités d'une équipe, à assurer la traçabilité et la conservation des informations, et à accueillir et transmettre des informations oralement. Des preuves de compétence pour traiter les réclamations courantes et assurer le suivi administratif du personnel sont également pertinentes. 

Récapitulatif des activités du dossier professionnel issu de notre formation TP Secrétaire assistant

Le dossier professionnel du secrétaire assistant peut comprendre une section dédiée aux réflexions et analyses du candidat sur sa pratique professionnelle, illustrant sa compréhension des tâches effectuées et des compétences développées au cours de sa formation Secrétaire assistant à distance et de son expérience professionnelle. 

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Les annexes du dossier professionnel TP SA

Votre formation d’assistant secrétaire vous donnera toutes les informations concernant les annexes du dossier professionnel secrétaire assistant. Car se sont des éléments qui ne sont pas explicitement requis par le référentiel de certification, sauf si spécifiquement mentionnés. Cela signifie que la page des annexes dans le dossier professionnel doit être laissée vide et ne pas être retirée.

Toutefois, il est essentiel de distinguer les annexes formelles et les documents visuels ou supplémentaires qui illustrent la pratique professionnelle, tels que des photographies ou des copies de documents importants relatifs aux tâches exécutées. Ces derniers doivent être inclus dans la section des documents qui illustrent la pratique professionnelle et limités à deux par activité type, afin de ne pas surcharger le dossier tout en offrant un aperçu pertinent et concret des compétences mises en œuvre.

Comment bien rédiger son dossier professionnel ?

Pour bien rédiger son dossier professionnel de secrétaire assistant, il est essentiel de suivre la trame officielle fournie par l'organisme certifiant, sans en modifier la structure. La rédaction doit être claire, précise, et à la première personne pour mettre en évidence les actions personnelles et les compétences développées.

Chaque activité type doit être décrite avec des exemples concrets alignés sur les compétences attendues, et il peut être nécessaire d'ajouter des pages supplémentaires si plusieurs exemples sont présentés pour une même activité. 

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