Qu'est-ce que le CCP1 ?
L'acronyme CCP signifie Certificat de Compétence Professionnelle. Chaque titre professionnel est composé de plusieurs CCP. Le titre professionnel de secrétaire assistant (TP SA) est composé de 3 CCP. Le CCP1 correspond donc au premier CCP du titre de secrétaire assistante. Il est obligatoire pour devenir secrétaire assistante et pour obtenir le titre professionnel dans son ensemble, en validant les trois CCP.
Le CCP1 se décompose en plusieurs compétences à acquérir afin de maîtriser les connaissances qui sont attendues pour l’examen du TP SA, composé d’une épreuve écrite et de trois épreuves orales. Pour vous aider à vous y retrouver, les paragraphes ci-dessous résument les compétences du CCP1 pour le titre professionnel secrétaire assistant.
Produire des documents professionnels courants
La première partie du CCP1 s’articule autour d’une compétence centrale pour le métier de secrétaire assistante : la production de documents professionnels. Pour obtenir le titre de secrétaire assistante, trois systèmes bureautiques sont évalués :
- le traitement de texte sur Word ;
- le tableur Excel ;
- la présentation assistée par ordinateur avec PowerPoint.
En suivant notre formation de secrétariat assistanat, vous pouvez acquérir ces compétences essentielles.
- Le traitement de texte sur Word afin de mettre en forme un courrier, d’utiliser les fonctionnalités courantes, insérer des images et des tableaux, créer des publipostages, créer des questionnaires, des formulaires ou des affiches.
- L’utilisation du tableur Excel afin d’automatiser vos calculs par la réalisation et la présentation de tableaux, de calculs statistiques, en insérant des graphiques et en utilisant les fonctionnalités de calculs simples, conditionnels et de pourcentages (partie du CCP1 comptabilité).
- La mise en forme de présentation sur PowerPoint, un outil souvent utilisé en entreprise. Vous apprendrez à analyser un PowerPoint, créer et modifier une diapositive, faire des masques et insérer des éléments.
Ces trois systèmes bureautiques, Word, Excel et PowerPoint sont au cœur du CCP1 du titre professionnel de secrétaire assistant. Il est possible de faire certifier vos compétences avec l’ICDL ou le TOSA.
Communiquer des informations par écrit
La deuxième compétence du CCP1 consiste à communiquer des informations par écrit. Cette compétence est évaluée à l’écrit (maîtriser la langue française et adapter son vocabulaire pour la rédaction) et à l’oral (retour sur l’étude de cas).
Le CCP1 de la formation de secrétaire assistante revient sur les critères de qualité de la rédaction professionnelle, les expressions à utiliser, le vocabulaire adapté et les formules à éviter. La communication écrite concerne plusieurs types de documents : lettres, mails, SMS, etc. Que ce soit sur un format papier ou numérique, vous apprendrez à :
- maîtriser la rédaction dans le cadre professionnel ;
- choisir le document adapté ;
- présenter un document ;
- insérer des mentions obligatoires ;
- mettre en forme un courrier, un mail, une note de service ou une note d'information.
L’anglais est une compétence importante dans le métier de la secrétaire assistante, bien qu’il soit peu évalué lors de l’examen. Il est recommandé de réviser votre vocabulaire et votre maîtrise de la langue anglaise pour obtenir le TP SA.
Assurer la traçabilité et la conversation des informations
Dans le CCP1, le formateur vous apprend également à classer des documents et plus précisément à :
- choisir le bon type de document ;
- connaître les types de classement (numérique, alpha-numérique, géographique, chronologique, thématique ou idéologique) ;
- utiliser le classement le plus adapté.
En plus de la conservation des documents, la secrétaire assistante doit également connaître les règles de la traçabilité des informations.
Cette partie du CCP1 vous permet aussi de faire la différence entre la numérisation, le classement, l’archivage, mais aussi entre les documents actifs, semi-actifs et inactifs.
Plusieurs types de supports sont disponibles pour conserver des informations : les supports numériques et les supports physiques. La formation secrétaire assistante vous aide à choisir le bon support pour le classement et l’archivage de vos documents.
Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
L’accueil des visiteurs et la transmission des informations à l’oral sont deux compétences essentielles du CCP1. La formation de secrétaire assistante à distance vous apprend à :
- accueillir un visiteur ;
- garder une distance professionnelle pendant l’échange ;
- gérer les obstacles à la communication (obstacles techniques, humains, ou liés au message) ;
- comprendre les composantes de la communication orale : communication verbale, non-verbale et paraverbale ;
- maîtriser l’accueil téléphonique et physique.
Ces compétences de secrétaire assistante sont évaluées à l’oral le jour de l’examen. À noter qu’une secrétaire assistante ne doit pas prendre de décision pour le compte de l’entreprise. Au cours de l’accueil physique ou téléphonique, elle doit garder une position neutre et favoriser la relation commerciale.
Planifier et organiser les activités de l’équipe
La planification d’une réunion et l’organisation des activités de l’équipe regroupe de nombreuses tâches réalisées par la secrétaire assistante. La formation CCP1 vous enseigne plusieurs compétences essentielles pour organiser une réunion en entreprise :
- faire une convocation par mail ou par courrier ;
- réaliser une fiche d'émargement pour une réunion ;
- lister le matériel nécessaire ;
- gérer l’accueil des participants ;
- modifier ou rédiger un compte-rendu de réunion ;
- décrypter une prise de note ;
- rédiger un mail.
En plus de la planification des réunions, la secrétaire assistante doit savoir :
- utiliser des outils de gestion du temps : planning, agenda, emploi du temps et autres outils digitaux ;
- réaliser un budget prévisionnel simple ;
- organiser un déplacement professionnel ;
- organiser un événement professionnel.
À la fin du CCP1, toutes ces compétences de secrétaire assistante doivent être acquises pour être prêt(e) le jour de l’examen !
Maîtriser les compétences du CCP1 avec Walter Learning
La maîtrise des compétences du CCP1 et la réussite à l’examen du TP SA ne s’improvisent pas ! La formation de secrétariat assistanat vous prépare au titre de secrétaire assistant en détaillant les modalités de l’examen, le rôle de la secrétaire assistante, le métier, les perspectives d’évolution, et les compétences nécessaires pour son exercice.
Cette formation secrétaire assistant à distance se divise en 5 parties :
- ma rentrée ;
- mon futur métier ;
- assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités ;
- traiter les opérations liées à la gestion commerciale et aux ressources ;
- mon examen.
La durée totale de la formation est de 45 heures et elle peut être 100 % financée par le CPF. N'hésitez pas à vous renseigner sur la formation CCP1 et CCP2 de Walter Learning pour le titre de secrétaire assistant !
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