Comment rédiger le courrier professionnel ?
Rédiger un courrier professionnel nécessite de respecter certaines règles. L’association française de normalisation (AFNOR) a institué des règles de présentation pour les courriers. Au départ, ces règles ont été établies pour permettre à la poste de transmettre le courrier de manière plus efficace et de réduire les erreurs.
Il est donc nécessaire d’être organisé et rigoureux pour rédiger des courriers professionnels. Voici les principaux éléments qui doivent figurer sur une lettre administrative professionnelle :
- l’en-tête : tout en haut de la lettre, il présente la structure qui envoie le courrier ;
- le bloc destinataire : à droite du document, sous l’en-tête, il mentionne l’identité (Monsieur/Madame, NOM et prénom) et l’adresse du destinataire (avec le code postal et la ville), ainsi que des informations supplémentaires, si nécessaires (hameau, lieu-dit, etc.) ;
- le lieu et la date : à droite du document, sur une ou deux lignes ;
- les références éventuelles : à gauche du document, comprenant les références d’une personne ou de la structure (notées vos/nos réf.) ;
- l’objet : à gauche sous les références, c'est un intitulé qui résume le contenu du courrier à envoyer (rare dans le domaine médical) ;
- les pièces jointes (P.J.) : à gauche sous l’objet ou en bas du courrier après la signature, indication des pièces jointes et de leur nombre ;
- le titre de civilité : en fonction du contexte et de la relation avec la personne (Madame, Monsieur, Docteur…) ;
- le contenu de la lettre : après le titre de civilité, composé de trois paragraphes ;
- la formule de politesse : en fonction du contexte et de la relation avec le destinataire ;
- la signature : en bas à droite, elle est indispensable et doit être signée par la personne qui rédige ou qui dicte le courrier (pas le secrétaire assistant).
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Comment structurer le courrier professionnel ?
Le contenu d’un courrier professionnel doit être structuré. Il peut être décomposé en trois paragraphes :
- Le paragraphe d’introduction (2 à 3 lignes) : il pose la raison de la rédaction du courrier.
- Le paragraphe de développement : explication de la situation, du problème ou de la demande (par exemple dans un courrier d’excuses professionnel), en développant les tenants et les aboutissants pour donner toutes les informations au destinataire. Le développement peut être composé de plusieurs paragraphes s’il y a plusieurs idées et si le corps du texte est long.
- Le paragraphe de conclusion (2 à 4 lignes) : c’est un paragraphe à part entière, indépendant de la formule de politesse, qui synthétise ce qui est mentionné dans la lettre. Il permet de clore la discussion écrite.
Il est nécessaire de sauter une ligne entre chacun des paragraphes.
La signature doit être alignée en dessous du contenu du courrier, à droite. Elle peut être présentée avec la fonction en premier et l’identité de l’expéditeur en second, ou avec l’identité en premier et la fonction après (avec la signature en dessous).
Lorsque vous avez terminé de rédiger le courrier professionnel, vous devez veiller à certains points :
- bien justifier le texte ;
- ajuster le courrier à la page ;
- imprimer en recto-verso ou en recto ;
- utiliser la présentation française (retrait d’alinéa à partir de la formule d’appel et pour chaque paragraphe) ou américaine (sans retrait d’alinéa).
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