Choisir un outil de gestion du personnel

Qu'est-ce que la gestion administrative du personnel ?

Dans une entreprise, la gestion administrative du personnel est le plus souvent assurée par le secrétaire assistant. Elle se distingue des ressources humaines, car elle n’approfondit pas les questions liées aux fiches de paie, aux salaires ou aux différents contrats dans l’entreprise.

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Les documents relatifs à cette gestion du personnel peuvent être divisés en trois parties : les documents de début de contrat, pendant et à la fin du contrat. Ils peuvent être divers :

• CV ;
• lettre de motivation ;
• livret d’accueil ;
• plannings ;
• avenants du contrat de travail ;
• documents d’identité ;
• formations et diplômes ;
• absences ;
• visites médicales ;
• courriers.

La gestion administrative des documents du personnel est une compétence évaluée pour l’obtention du titre professionnel de secrétaire assistant (TP SA). Une formation CCP1 et CCP2 est essentielle pour se préparer à l’examen TP SA. Pour vous aider à concrétiser votre projet, Walter Learning vous propose une formation secrétariat assistanat !

Comment choisir son outil de gestion du personnel ?

La plupart des entreprises utilisent un outil de gestion du personnel, mais les petites entreprises n’ont pas toutes sauté le pas ! Pourtant, les solutions digitales de gestion du personnel sont très utiles : elles permettent de gagner du temps, d’éviter les erreurs ou de perdre des documents, de centraliser les informations et de les communiquer plus rapidement aux employés.

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Vous pouvez faire votre choix parmi les logiciels de gestion administrative du personnel grâce à ces 6 critères.

1. Un outil simple et rapide : c’est l’objectif principal d’un planning de gestion du personnel. Il doit être facile à utiliser, rapide, accessible et permettre l’automatisation de certaines tâches.
2. Une communication fluide : le logiciel doit permettre la communication entre les différents acteurs et services de l’entreprise, que ce soit par chat, mails, sms ou application mobile dédiée.
3. Le traitement des paies : plutôt que de s’occuper des paies et de la gestion du personnel sur Excel, aujourd’hui, les outils digitaux sont perfectionnés et permettent de traiter rapidement ces activités RH, et même de gérer les impayés. C’est plus rapide, plus facile et plus sûr (il y a moins d’erreurs).
4. L’analyse de l’activité : un bon logiciel de gestion administrative du personnel propose un tableau de bord intuitif et des indicateurs de performances clairs ! Il est plus simple de comprendre les données de la gestion du planning RH, les évolutions et d’atteindre les objectifs.
5. Le suivi des heures travaillées : certains logiciels de planification du personnel peuvent être associés à une badgeuse afin de comptabiliser précisément, pour chaque employé, les heures travaillées (arrivées et départs). 
6. L’accompagnement personnalisé : vous pouvez comparer les offres des logiciels de gestion administrative du personnel en vérifiant les options avancées, les fonctionnalités supplémentaires et l’accompagnement proposé. Si l’entreprise n’a encore jamais installé d’outil de gestion du personnel, l’accompagnement peut être très utile !

Évidemment, le secrétaire assistant n’est pas seul pour gérer et suivre les informations transmises par un outil de gestion du personnel. Le service RH, la direction et les managers sont, eux aussi, chargés de tenir à jour cet outil, en fonction de la taille et des besoins de l’entreprise.

Les outils de gestion proposés sur le marché

Ainsi, pour bien choisir votre planning de gestion du personnel, il est indispensable de définir vos besoins et votre budget, en sollicitant les collaborateurs de l’entreprise pour connaître leur avis.

Très appréciés des entreprises de toutes tailles, les logiciels de gestion du personnel sont nombreux sur le marché. Voici 10 exemples de logiciels qui ont fait leurs preuves et qui sont utilisés par de nombreuses entreprises dans des domaines d’activité différents.

• PayFit : un logiciel de gestion de fiches de paie essentiel pour le service des ressources humaines afin d’automatiser la génération des bulletins de paie et leur distribution.
• Asana : un outil de gestion du personnel et des projets RH permettant de répartir les tâches au sein d’un espace de travail partagé.
• Combo : un logiciel de gestion du personnel complet qui permet d’organiser les activités des équipes, de créer des plannings, de gérer les paies, etc. Intuitif et simple d’utilisation.
• Elevo : un outil de gestion du personnel et d’accompagnement managérial qui peut être associé aux autres logiciels RH (intégration SIRH).
• Skillup : un logiciel qui digitalise la gestion des compétences, des entretiens et la formation du personnel.
• LinkedIn Learning : un outil qui propose des formations en ligne. L’entreprise peut mettre des formations gratuites et des cours à disposition du personnel pour développer les compétences des collaborateurs.
• Notion : un outil qui aide à collaborer, à s’organiser et à augmenter la visibilité des projets au sein de l’entreprise.
• Flatchr : un logiciel tout-en-un pour les candidatures et les recrutements.
• Wimi : une plateforme collaborative pour gérer les équipes et les activités en télétravail.
• Leapsome : un logiciel de gestion des formations et des compétences des employés.

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Se former en tant que secrétaire assistant avec Walter Learning

L’obtention du titre professionnel secrétaire assistant est indispensable pour exercer ce métier. La formation Secrétaire assistant de Walter Learning vous aide à concrétiser votre projet en développant les notions et les compétences clés : production des documents professionnels, planification et organisation des activités de l’équipe, élaboration du tableau de suivi de l’activité commerciale, etc.

En suivant cette formation, vous acquérez les connaissances essentielles du métier de secrétaire assistant :

• traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines : administration des achats-ventes, demandes d’information des clients, gérer les réclamations clients, créer et actualiser les tableaux de suivi, assurer le suivi administratif du personnel ;
• assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités : produire des documents professionnels courants, communiquer des informations par écrit, assurer la traçabilité et la conservation des informations, accueillir un visiteur et transmettre des informations à l’oral, planifier les activités de l’équipe.

Cette formation assistant secrétaire a une durée de 45 heures et vous propose différents modes de financement (CPF, Pôle Emploi, OPCO, régions, financement personnel).

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