Définition du suivi administratif en secrétariat
En secrétariat, le suivi administratif du personnel n’est pas aussi poussé que les ressources humaines. Les questions relatives à la paie ou aux modalités des contrats ne concernent pas le secrétaire assistant. Celui-ci doit essentiellement savoir reconnaître les différents documents, les classer et, éventuellement, compléter certains d’entre eux.
À l’examen du titre pro de secrétaire assistant (TP SA), les objectifs à l’écrit qui concernent le suivi administratif du personnel sont les suivants :
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À l’oral, les objectifs sont les suivants :
Il existe donc différents documents dans le suivi administratif des dossiers du personnel, du début à la fin du contrat.
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La composition du dossier administratif
Le dossier administratif du personnel peut être réalisé en format papier (classeur, pochette…) ou en format numérique (la GED, Gestion Électronique des Documents). Quel que soit le format choisi, le dossier papier doit être similaire au dossier numérique.
La confidentialité des informations est un élément fondamental de cette mission du secrétaire assistant. Dans la GED, il est indispensable de vérifier qui peut avoir accès aux informations du dossier du personnel. Il est possible de limiter les accès numériques.
Un dossier papier, en revanche, ne doit pas être laissé à la vue et à la portée de tous. Le secrétaire assistant doit toujours être vigilant sur cette question de la confidentialité des informations.
La gestion administrative du personnel requiert plusieurs documents qui peuvent être visualisés à l’aide d’une arborescence. Le dossier administratif du personnel peut être classé de différentes manières. Dans notre formation secrétariat assistanat, il est conseillé de classer les documents en fonction de la vie du contrat : au début, pendant et à la fin du contrat.
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Le début du contrat
Les documents classés dans la partie début de contrat sont de deux ordres : les documents de recrutement et les documents d’intégration.
Le dossier de recrutement peut être de plusieurs types :
- CV ;
- lettre de motivation ;
- offre d’emploi ;
- lettres de recommandation.
Si ces documents sont classés de manière numérique, ils doivent être scannés, classés numériquement et renommés.
Une fois l’employé recruté, l’entreprise prévoit généralement une phase d’intégration. Cette phase peut être composée de différents documents :
- livret d’accueil ;
- liste de matériel ;
- planning de la première semaine.
Le livret d’accueil comporte de précieuses informations pour le nouveau venu : informations générales de l’entreprise (adresses, coordonnées, etc.), les différents interlocuteurs (médecin du travail, organisme de prévoyance, mutuelle de l’entreprise, etc.) et/ou des informations plus techniques (procédures liées à la sécurité, à l’hygiène, valeurs de l’entreprise, projets de développement durable ou d’intégration des personnes en situation de handicap ou de qualité de vie au travail, etc.).
L’entreprise peut également prévoir une phase d’immersion et faire visiter les locaux au nouveau salarié ou lui proposer un planning pour sa première semaine avec des activités qui lui permettent de connaître les différents services de l’entreprise.
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La vie du contrat
Lorsqu’il arrive dans l’entreprise, le salarié signe son contrat de travail (CDD, CDI, stage, alternance, saisonnier, etc.) en temps partiel ou en temps plein. Une période d’essai peut être prévue dans le contrat. Dans le cas du recrutement d’un stagiaire ou d’un apprenti, il est conseillé de prévoir un tuteur et de le préciser dans un document.
D’autres documents concernent la vie du contrat :
- les avenants : avenant CDD, avenant CDI, avenant saisonnier ;
- les documents administratifs : carte d’identité, carte de sécurité sociale, carte de mutuelle, permis de conduire, etc. ;
- les documents des formations : formations obligatoires, formations métiers, certifications, formulaires de demandes, devis, contrats de formation, etc. ;
- les diplômes et les certifications ;
- les absences : congés, arrêts maladie, absences exceptionnelles, absences injustifiées ;
- les courriers : note de service, discipline, informations, RAR, divers, etc. ;
- les visites médicales : suivi, convocations, avis d’aptitude.
Les documents d’identité sont indispensables pour signer la DPAE, la déclaration préalable à l’embauche.
Il est possible de faire des tableaux informatiques ou d’utiliser un outil de gestion du personnel, en parallèle, pour optimiser et réaliser un suivi administratif du personnel.
La fin du contrat
Dans le suivi des dossiers administratifs du personnel, la partie fin de contrat se compose de plusieurs documents :
- le certificat de fin de contrat ;
- le certificat de travail ;
- le solde tout compte ;
- l'attestation Pôle Emploi.
Au moment du départ du salarié, les équipements prêtés doivent être rendus. L’état des lieux du matériel peut être réalisé à ce moment-là.
Tous les documents concernant le suivi des dossiers administratifs doivent être conservés et archivés par le secrétaire assistant. Après son départ, le salarié a le droit de demander la copie de certains documents.
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