|
8 min
|
Par Timothé Colas
Parmi les missions du secrétaire assistant, le suivi administratif des dossiers est une tâche courante, qui se distingue des ressources humaines. La tâche principale du secrétaire assistant consiste à réaliser et à actualiser le classement des documents du dossier administratif, et à remplir certains documents le cas échéant. Focus sur le suivi administratif du personnel en entreprise, du point de vue du secrétaire assistant.
Sommaire
En secrétariat, le suivi administratif du personnel n’est pas aussi poussé que les ressources humaines. Les questions relatives à la paie ou aux modalités des contrats ne concernent pas le secrétaire assistant. Celui-ci doit essentiellement savoir reconnaître les différents documents, les classer et, éventuellement, compléter certains d’entre eux.
À l’examen du titre pro de secrétaire assistant (TP SA), les objectifs à l’écrit qui concernent le suivi administratif du personnel sont les suivants :
Notre formation en ligne pour apprendre le métier de Secrétaire Assistant et passer le Titre Professionnel SA.
Découvrir la formationÀ l’oral, les objectifs sont les suivants :
Il existe donc différents documents dans le suivi administratif des dossiers du personnel, du début à la fin du contrat.
Astuce
Découvrez aussi notre article sur la relance d’impayés par le secrétaire assistant et notre formation à distance !
Le dossier administratif du personnel peut être réalisé en format papier (classeur, pochette…) ou en format numérique (la GED, Gestion Électronique des Documents). Quel que soit le format choisi, le dossier papier doit être similaire au dossier numérique.
La confidentialité des informations est un élément fondamental de cette mission du secrétaire assistant. Dans la GED, il est indispensable de vérifier qui peut avoir accès aux informations du dossier du personnel. Il est possible de limiter les accès numériques.
Important
Un dossier papier, en revanche, ne doit pas être laissé à la vue et à la portée de tous. Le secrétaire assistant doit toujours être vigilant sur cette question de la confidentialité des informations.
La gestion administrative du personnel requiert plusieurs documents qui peuvent être visualisés à l’aide d’une arborescence. Le dossier administratif du personnel peut être classé de différentes manières. Dans notre formation secrétariat assistanat, il est conseillé de classer les documents en fonction de la vie du contrat : au début, pendant et à la fin du contrat.
Développez vos compétences administratives grâce à nos formations en gestion et administration à distance.
Découvrir les formationsLes documents classés dans la partie début de contrat sont de deux ordres : les documents de recrutement et les documents d’intégration.
Le dossier de recrutement peut être de plusieurs types :
Bon à savoir
Si ces documents sont classés de manière numérique, ils doivent être scannés, classés numériquement et renommés.
Une fois l’employé recruté, l’entreprise prévoit généralement une phase d’intégration. Cette phase peut être composée de différents documents :
Le livret d’accueil comporte de précieuses informations pour le nouveau venu : informations générales de l’entreprise (adresses, coordonnées, etc.), les différents interlocuteurs (médecin du travail, organisme de prévoyance, mutuelle de l’entreprise, etc.) et/ou des informations plus techniques (procédures liées à la sécurité, à l’hygiène, valeurs de l’entreprise, projets de développement durable ou d’intégration des personnes en situation de handicap ou de qualité de vie au travail, etc.).
Bon à savoir
L’entreprise peut également prévoir une phase d’immersion et faire visiter les locaux au nouveau salarié ou lui proposer un planning pour sa première semaine avec des activités qui lui permettent de connaître les différents services de l’entreprise.
Échangez en direct avec l'un de nos conseillers du lundi au vendredi, 9h30-19h.
☎︎ | 01 76 49 09 92Lorsqu’il arrive dans l’entreprise, le salarié signe son contrat de travail (CDD, CDI, stage, alternance, saisonnier, etc.) en temps partiel ou en temps plein. Une période d’essai peut être prévue dans le contrat. Dans le cas du recrutement d’un stagiaire ou d’un apprenti, il est conseillé de prévoir un tuteur et de le préciser dans un document.
D’autres documents concernent la vie du contrat :
Les documents d’identité sont indispensables pour signer la DPAE, la déclaration préalable à l’embauche.
Astuce
Il est possible de faire des tableaux informatiques ou d’utiliser un outil de gestion du personnel, en parallèle, pour optimiser et réaliser un suivi administratif du personnel.
Dans le suivi des dossiers administratifs du personnel, la partie fin de contrat se compose de plusieurs documents :
Au moment du départ du salarié, les équipements prêtés doivent être rendus. L’état des lieux du matériel peut être réalisé à ce moment-là.
Important
Tous les documents concernant le suivi des dossiers administratifs doivent être conservés et archivés par le secrétaire assistant. Après son départ, le salarié a le droit de demander la copie de certains documents.
La formation pour secrétaire assistant de Walter Learning vous prépare à l’examen du titre professionnel de secrétaire assistant et vous aide à concrétiser votre projet ! Acquérez toutes les connaissances nécessaires à l’exercice de ce métier grâce à notre formation pour secrétaire assistante.
Découvrez les formations Walter Learning, formations en ligne pour les professionnels finançables par votre CPF.
Découvrir les formationsDivisée en cinq parties, cette formation secrétariat assistanat développe les notions essentielles du métier : assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités, traiter les opérations liées à la gestion commerciale et aux ressources, et se préparer pour l’examen écrit et oral du TP SA. Cette formation de secrétaire assistante à distance peut être financée par le CPF, Pôle Emploi, les régions, les employeurs (OPCO) ou en optant pour un financement personnel.
Commentaires
Publier un commentaire
Un doute, une question, nous vous répondrons dans les meilleurs délais.