Bonnes pratiques du classement de document

Les différents types de classement de document

Le classement alphabétique

Le classement alphabétique est simple à mettre en place, à condition de connaître les règles de classement d’un document administratif. S'il est aisé de s’approprier ce type de classement et de rechercher un document, la gestion quotidienne est assez fastidieuse, surtout pour les structures qui disposent d’un très grand nombre de dossiers. L’évolution du classement n’est pas pratique et il est nécessaire d’éclaircir pour ajouter de nouveaux documents. 

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Le classement numérique, alpha-numérique et géographique

Dans le classement numérique, l’identifiant est un chiffre ou un numéro (ou une référence), comme une référence client ou un numéro de facture. Le classement est généralement ordonné du plus petit au plus grand. Il est également possible de procéder au classement de documents administratifs selon le matricule des salariés ou le numéro d’immatriculation d’un véhicule.

Le classement alpha-numérique est composé de lettres et de chiffres, comme la raison sociale et le numéro du client. Ceci permet le classement d’un dossier client de manière sûre et unique.

Exemple de classement alpha-numérique issu de la formation TP SA

Le classement géographique est réalisé en fonction des zones géographiques : communes, départements, régions, pays… Ce classement en fonction des lieux est utilisé pour les lieux de livraison, afin de classer des commandes.

Le classement chronologique

Le classement chronologique est réalisé en fonction des dates. L’année est notée en premier, puis le mois et le jour. Les documents sont donc classés selon leur date de création. Il est possible, par exemple, de trier les dossiers en utilisant une étagère par année, un rayon par mois et une alvéole par jour. 

Dans ce type de classement, il est possible d'utiliser un code couleur afin d’éviter les erreurs de placement.

Le classement thématique ou idéologique

Le classement par thème est peu utilisé dans les structures médico-sociales, hormis les espaces de rangement des médecins enseignants. Le classement de document se fait ainsi en fonction des thèmes. C’est le classement utilisé dans les bibliothèques ou les services de documentation.

Dans le cadre d’un classement des papiers administratifs, il est possible d’organiser les documents :

• par type de commande ;
• par secteur d’activité ;
• par type de formation.

Ce classement peut être mis en place sans difficulté, mais il est nécessaire d’avoir de bonnes connaissances de l’environnement professionnel concerné.

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Les supports de classement

Il faut être vigilant(e), car à l’examen du CCP1 du titre pro secrétaire assistant, le jury peut poser des questions sur le type de classement ou le support de classement. Ce n’est pas la même chose ! 

Les supports traditionnels sont les suivants :

• les supports verticaux, comme les classeurs ;
• les supports horizontaux, des chemises ou des porte-documents.

En plus des supports verticaux et horizontaux, il existe des supports numériques. La gestion électronique des documents (GED) permet de supprimer l’utilisation des documents papiers, ce qui est un gain de temps et d’espace. La GED permet également de rendre les documents accessibles par un plus grand nombre, à toute heure et en tout lieu.

Les avantages du classement physique

Les types de classement des papiers en entreprise que nous venons de décrire peuvent être utilisés de manière physique (papier) ou numérique (dématérialisé).

Le classement de dossiers physiques a plusieurs avantages :

• un accès facilité aux documents ;
• le classement ne nécessite pas de connaissances technologiques ;
• la possibilité de manipuler les documents ;
• la conservation peut être définie selon la structure (avec ou sans limitation de durée).

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Les avantages du classement numérique

Le classement de documents administratifs de manière numérique signifie qu’ils sont intégrés dans l’ordinateur. Ils ne sont plus sous un format papier, car ils sont dématérialisés.

Le classement numérique des fichiers doit suivre une logique et une méthode. On parle d’arborescence avec un dossier racine et des sous-dossiers organisés selon un type de classement cohérent.

Schéma d'une arborescence - formation au TP secrétaire assistant

Lorsqu’il est bien organisé, le classement numérique présente des avantages :

• limitation des manutentions ;
• accès facilité (plus rapide, plus facile, moins encombrant) ;
• consultation simultanée par plusieurs personnes ;
• gain de temps (pour organiser et consulter) ;
• centralisation et suivi des documents ;
• sécurisation des documents.

Dans l’environnement médico-social, les deux utilisations (physique et numérique) se côtoient.

Les règles de nommage de document

Dans le classement de dossiers administratifs numériques, le nommage des documents est essentiel. Après avoir créé l’arborescence des dossiers, il est indispensable de bien nommer ses documents. Il est conseillé de suivre certaines règles pour le nommage des documents :

• démarrer l’intitulé par l’année (en cours), ensuite le mois, puis le jour, et ajouter un descriptif ;
• éviter les signes spéciaux (accents, cédilles, espaces…) ;
• remplacer les espaces par des tirets bas ou une majuscule sur le mot suivant ;
• indiquer la version du document et conserver les versions précédentes.

Conseils de nommage de documents issus de notre formation TP secrétaire assistant

Ces règles permettent d’éviter les erreurs dans les intitulés pour ne pas avoir à renommer tous les documents !

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