Tout savoir sur le classement de document

blog

Gestion & Administration

Secrétaire assistant

Tout savoir sur le classement de document

Bonnes pratiques du classement de document

|

8 min

|

Par Timothé Colas

Le classement des documents en entreprise ou dans une structure médico-sociale ne s’improvise pas ! Il est indispensable de connaître les types et les supports de classement, la différence entre un classement physique et numérique, sans oublier les règles d’organisation et de nommage des documents. Vous souhaitez devenir secrétaire assistant(e) ? Découvrez la formation secrétariat assistanat de Walter Learning, une formation secrétaire assistant à distance, éligible jusqu’à 100 % CPF !

Sommaire

  • Les différents types de classement de document
  • Les supports de classement
  • Les avantages du classement physique
  • Les avantages du classement numérique
  • Les règles de nommage de document
  • Téléchargez le programme de la formation TP Secrétaire assistant en PDF

Programme formation Secrétaire assistant

+ de 1000 téléchargements

Partager sur :

Les différents types de classement de document

Le classement alphabétique

Le classement alphabétique est simple à mettre en place, à condition de connaître les règles de classement d’un document administratif. S'il est aisé de s’approprier ce type de classement et de rechercher un document, la gestion quotidienne est assez fastidieuse, surtout pour les structures qui disposent d’un très grand nombre de dossiers. L’évolution du classement n’est pas pratique et il est nécessaire d’éclaircir pour ajouter de nouveaux documents. 

Exemple

C’est pourquoi les structures hospitalières n’adoptent pas ce type de classement. En revanche, le classement alphabétique est adapté aux petites structures.

img test
Devenez secrétaire assistan(e)

Notre formation en ligne pour apprendre le métier de Secrétaire Assistant et passer le Titre Professionnel SA.

Découvrir la formation

Le classement numérique, alpha-numérique et géographique

Dans le classement numérique, l’identifiant est un chiffre ou un numéro (ou une référence), comme une référence client ou un numéro de facture. Le classement est généralement ordonné du plus petit au plus grand. Il est également possible de procéder au classement de documents administratifs selon le matricule des salariés ou le numéro d’immatriculation d’un véhicule.

 

Le classement alpha-numérique est composé de lettres et de chiffres, comme la raison sociale et le numéro du client. Ceci permet le classement d’un dossier client de manière sûre et unique.

 

Exemple de classement alpha-numérique issu de la formation TP SA

 

Le classement géographique est réalisé en fonction des zones géographiques : communes, départements, régions, pays… Ce classement en fonction des lieux est utilisé pour les lieux de livraison, afin de classer des commandes.

Le classement chronologique

Le classement chronologique est réalisé en fonction des dates. L’année est notée en premier, puis le mois et le jour. Les documents sont donc classés selon leur date de création. Il est possible, par exemple, de trier les dossiers en utilisant une étagère par année, un rayon par mois et une alvéole par jour. 

Astuce

Dans l’espace dédié au jour, lorsqu'il y a plusieurs dossiers, il est conseillé d’opter pour un classement de document alphabétique.

Dans ce type de classement, il est possible d'utiliser un code couleur afin d’éviter les erreurs de placement.

Le classement thématique ou idéologique

Le classement par thème est peu utilisé dans les structures médico-sociales, hormis les espaces de rangement des médecins enseignants. Le classement de document se fait ainsi en fonction des thèmes. C’est le classement utilisé dans les bibliothèques ou les services de documentation.

 

Dans le cadre d’un classement des papiers administratifs, il est possible d’organiser les documents :

  • par type de commande ;
  • par secteur d’activité ;
  • par type de formation.

Ce classement peut être mis en place sans difficulté, mais il est nécessaire d’avoir de bonnes connaissances de l’environnement professionnel concerné.

img test
Formations Gestion et administration

Développez vos compétences administratives grâce à nos formations en gestion et administration à distance.

Découvrir les formations

Les supports de classement

Il faut être vigilant(e), car à l’examen du CCP1 du titre pro secrétaire assistant, le jury peut poser des questions sur le type de classement ou le support de classement. Ce n’est pas la même chose ! 

Bon à savoir

Le type de classement concerne les différents classements (alphabétique, numérique, alphanumérique, chronologique, thématique ou géographique) et le support de classement désigne le matériel utilisé pour classer les documents. Pour en savoir plus, nous vous conseillons de suivre une formation de secrétariat assistanat.

Les supports traditionnels sont les suivants :

  • les supports verticaux, comme les classeurs ;
  • les supports horizontaux, des chemises ou des porte-documents.

En plus des supports verticaux et horizontaux, il existe des supports numériques. La gestion électronique des documents (GED) permet de supprimer l’utilisation des documents papiers, ce qui est un gain de temps et d’espace. La GED permet également de rendre les documents accessibles par un plus grand nombre, à toute heure et en tout lieu.

Important

Le terme classement numérique peut vouloir dire deux choses :

  • c’est un type de classement qui est réalisé à l’aide de chiffres, de numéros ou de références ;
  • c’est aussi un classement de fichiers dématérialisé, réalisé sur ordinateur.

Il faut donc veiller au contexte lorsque ce terme est employé.

Les avantages du classement physique

Les types de classement des papiers en entreprise que nous venons de décrire peuvent être utilisés de manière physique (papier) ou numérique (dématérialisé).

 

Le classement de dossiers physiques a plusieurs avantages :

  • un accès facilité aux documents ;
  • le classement ne nécessite pas de connaissances technologiques ;
  • la possibilité de manipuler les documents ;
  • la conservation peut être définie selon la structure (avec ou sans limitation de durée).

Bon à savoir

Malgré les avantages du classement physique, les structures adoptent de plus en plus le classement numérique ou électronique.

img test
Une question sur le CPF ?

Échangez en direct avec l'un de nos conseillers du lundi au vendredi, 9h30-19h.

☎︎ | 01 76 49 09 92

Les avantages du classement numérique

Le classement de documents administratifs de manière numérique signifie qu’ils sont intégrés dans l’ordinateur. Ils ne sont plus sous un format papier, car ils sont dématérialisés.

 

Le classement numérique des fichiers doit suivre une logique et une méthode. On parle d’arborescence avec un dossier racine et des sous-dossiers organisés selon un type de classement cohérent.

 

Schéma d'une arborescence - formation au TP secrétaire assistant

 

Lorsqu’il est bien organisé, le classement numérique présente des avantages :

  • limitation des manutentions ;
  • accès facilité (plus rapide, plus facile, moins encombrant) ;
  • consultation simultanée par plusieurs personnes ;
  • gain de temps (pour organiser et consulter) ;
  • centralisation et suivi des documents ;
  • sécurisation des documents.

Dans l’environnement médico-social, les deux utilisations (physique et numérique) se côtoient.

Les règles de nommage de document

Dans le classement de dossiers administratifs numériques, le nommage des documents est essentiel. Après avoir créé l’arborescence des dossiers, il est indispensable de bien nommer ses documents. Il est conseillé de suivre certaines règles pour le nommage des documents :

  • démarrer l’intitulé par l’année (en cours), ensuite le mois, puis le jour, et ajouter un descriptif ;
  • éviter les signes spéciaux (accents, cédilles, espaces…) ;
  • remplacer les espaces par des tirets bas ou une majuscule sur le mot suivant ;
  • indiquer la version du document et conserver les versions précédentes.

 

Conseils de nommage de documents issus de notre formation TP secrétaire assistant

 

Ces règles permettent d’éviter les erreurs dans les intitulés pour ne pas avoir à renommer tous les documents !

img test
Découvrez nos Formations

Découvrez les formations Walter Learning, formations en ligne pour les professionnels finançables par votre CPF.

Découvrir les formations

Téléchargez le programme de la formation TP Secrétaire assistant en PDF

Programme formation Secrétaire assistant

Programme formation Secrétaire assistant

+ de 1000 téléchargements

Programme formation Secrétaire assistant

+ de 1000 téléchargements

Partager sur :

Commentaires

Publier un commentaire

Un doute, une question, nous vous répondrons dans les meilleurs délais.

Sur le même thème

Apprendre à utiliser le vocabulaire anglais professionnel

Walter Learning

Timothé Colas

|

3 Juillet 2024

Vous avez besoin d’améliorer votre vocabulaire professionnel en anglais ? Dans le métier de secrétaire assistant(e), par exemple, les situations qui nécessitent de parler anglais ne sont pas rares. C’est pourquoi il est important de savoir accueillir un visiteur par téléphone ou physiquement, de l’orienter ou de prendre un message. Dans cet article, retrouvez le vocabulaire d’accueil en anglais indispensable à l’exercice de votre profession, pour apprendre ou réviser les expressions qu’il vous manque !

Lire l'article

Quels sont les débouchés pour un secrétaire assistant ?

Walter Learning

Timothé Colas

|

17 Juin 2024

Le rôle du secrétaire assistant dans le fonctionnement quotidien des entreprises et des administrations est indéniable. Quels sont les débouchés pour un secrétaire assistant qui souhaite faire évoluer sa carrière. On vous dit tout dans cet article.

Lire l'article

Comment trouver un stage de secrétaire assistant ?

Walter Learning

Timothé Colas

|

17 Juin 2024

Dans le cadre de la validation d'un titre professionnel, le stage de secrétaire assistant est essentiel. Il permet non seulement de mettre en pratique les compétences théoriques mais aussi de démontrer ces compétences devant un jury professionnel. Vous trouverez des conseils pour préparer un CV impactant, rédiger une lettre de motivation persuasive, et exceller lors de l'entretien de stage.

Lire l'article

Tout savoir sur la fiche métier du secrétaire assistant

Walter Learning

Timothé Colas

|

17 Juin 2024

Le rôle du secrétaire assistant demeure essentiel pour assurer le bon fonctionnement des organisations. Cet article explore en profondeur le métier, en détaillant les activités quotidiennes, les compétences essentielles, la rémunération attendue, les différents environnements de travail possibles, et les voies de formation pour ceux qui aspirent à embrasser cette carrière polyvalente et enrichissante.

Lire l'article