Comment planifier une réunion ?

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Comment planifier une réunion ?

Planifier une réunion en tant que secrétaire assistant

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8 min

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Par Timothé Colas

La planification d’une réunion est une tâche courante de l’activité des secrétaires assistants. Les réunions exceptionnelles ou composées de nombreux participants, contrairement aux réunions de service, nécessitent une organisation méthodique, afin de n’oublier aucun élément important pour l’événement. Découvrez quelles sont les étapes pour planifier une réunion, et quelles sont les compétences requises et les outils à utiliser.

Sommaire

  • Les compétences liées à l'organisation de réunion
  • Étapes de l'organisation de réunion
  • Les outils utilisés par le secrétaire assistant
  • Se former au TP SA avec Walter Learning
  • Téléchargez le programme de la formation TP Secrétaire assistant en PDF

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Les compétences liées à l'organisation de réunion

À l’examen du titre professionnel de secrétaire assistant(e), les compétences requises sont évaluées à l’écrit et à l’oral. Certaines compétences doivent être maîtrisées :

  • savoir regrouper les activités par thématique ;
  • prioriser les tâches importantes ;
  • classer les documents ;
  • réaliser les documents à l’aide de l’outil bureautique.

La thématique de l’organisation des réunions regroupe plusieurs compétences, dont :

  • réaliser une convocation par mail ou courrier ;
  • réaliser une fiche d’émargement ;
  • modifier ou rédiger un compte rendu ;
  • décrypter la prise de notes et rédiger un mail.

Bon à savoir

La planification de réunion est plus souvent abordée à l’oral, lors de l’entretien avec le jury, même s’il peut être demandé de réaliser des documents sur cette thématique à l’écrit.

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Voici un récapitulatif des objectifs évalués à l'oral ainsi qu'à l'écrit extrait de notre formation à l'examen du TP secrétariat assistanat :

 

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Lisez aussi nos articles sur le classement de documents et l’ECF, d’après notre formation d'assistant secrétaire.

Étapes de l'organisation de réunion

La planification de réunion est un processus qui peut être divisé en plusieurs étapes, afin de mieux comprendre comment l'organiser, quels sont les outils de planification de réunion et comment bien les utiliser.

1. Déterminer une date

Il est nécessaire d’interroger l’ensemble des participants pour trouver une date qui convient au plus grand nombre, en envoyant un mail ou en utilisant un outil pour planifier une réunion, comme Doodle, un outil de planification réunion gratuit en ligne. Il est conseillé d’utiliser un outil planificateur de réunion simple d’utilisation, dans le but de gagner du temps et d’éviter les innombrables allers-retours de mail.

 

Exemple de sondage Doodle issu de notre formation TP SA

 

Si la date est déjà déterminée par le ou les animateurs de la réunion, il est indispensable de demander la confirmation de la date par écrit (par mail, par exemple).

Bon à savoir

Il faut également prendre en compte les jours de la semaine pour planifier une réunion. En effet, certains jours sont peu pertinents pour organiser une réunion, comme le lundi, le mercredi, le vendredi ou les ponts. Ce sont des jours où les salariés sont plus susceptibles d’être en congé. Le mardi et le jeudi, en dehors des semaines avec des jours fériés, sont à privilégier.

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2. L’invitation du public

Au moment d’inviter le public de la réunion, le secrétaire assistant peut être confronté à deux situations :

  • le public est ciblé : par exemple, si vous avez déjà interrogé le public pour connaître la date de la réunion ;
  • le public n’est pas ciblé : vous devez envoyer des invitations aux personnes susceptibles d’être intéressées par l’objet de la réunion.

Lorsque le public est ciblé, il est nécessaire de l'informer de la tenue de la réunion. Plusieurs moyens sont disponibles pour la convocation du public, comme l’envoi d’un mail ou l’envoi d’une invitation par courrier (simple ou recommandé). Certaines réunions, en effet, nécessitent une invitation par courrier recommandé, comme les assemblées générales.

Rappel

Par ailleurs, le terme invitation diffère de la convocation : la première n’est pas obligatoire, tandis qu’une convocation a un caractère impératif.

Plusieurs éléments doivent apparaître sur une invitation ou une convocation de réunion :

  • un en-tête de la structure ;
  • le bloc destinataire ;
  • le lieu et la date ;
  • l’objet et les références (et/ou les pièces jointes) ;
  • le contenu de l’invitation ;
  • la formule de politesse ;
  • la signature de la personne organisatrice.

Il est possible d’utiliser le publipostage pour utiliser une trame définie et gagner du temps en remplissant les invitations. Un coupon-réponse peut être intégré, pour que les invités puissent confirmer leur présence ou prévenir de leur absence.

 

Le secrétaire assistant doit également tenir une liste des personnes présentes, des personnes absentes et excusées, et des personnes absentes sans excuses.

Important

Ces éléments sont essentiels pour rédiger le compte rendu d’une réunion

Cette liste permet également de déterminer le nombre de personnes présentes, ce qui est important pour le choix de la salle à réserver.

3. Choisir et réserver une salle

Le secrétaire assistant doit choisir et réserver une salle en fonction de sa capacité d’accueil, selon le nombre de participants à la réunion. De nombreuses entreprises possèdent des espaces de réunion dans leurs locaux, mais ils ne sont pas toujours disponibles. Dans ce cas, il est recommandé de réserver cet espace rapidement.

Bon à savoir

De la même manière, les salles de réunion situées à l’extérieur de l’entreprise nécessitent d’anticiper leur réservation, afin de s’assurer de leur disponibilité à la date prévue.

Les outils utilisés par le secrétaire assistant

Il est conseillé d’utiliser des outils pour planifier une réunion afin de gagner du temps et d’être méthodique. Il existe des planificateurs de réunion gratuits en ligne, comme Outlook, pour planifier une réunion plus simplement !

La méthode quintilienne, ou méthode QQOQCCP, est utile pour organiser une grande réunion.

 

Informations issues de la formation TP Secrétaire assistant

Astuce

Cette méthode doit être une feuille de route pour la secrétaire assistante, lui permettant de lister les actions à réaliser et n'oublier aucun élément !

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Échangez en direct avec l'un de nos conseillers du lundi au vendredi, 9h30-19h.

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Se former au TP SA avec Walter Learning

L’obtention du titre professionnel de secrétaire assistant ne se fait pas sans préparation ! La formation TP Secrétaire assistant est un atout pour réussir votre examen et concrétiser votre projet professionnel. La formation assistant secrétaire de Walter Learning s'articule autour des compétences requises pour le titre de secrétaire assistant(e) :

  • la maîtrise des logiciels bureautiques ;
  • la communication des informations par écrit ;
  • la production des écrits professionnels ;
  • la traçabilité et la conservation des documents ;
  • l’accueil des visiteurs et la transmission des informations à l’oral ;
  • la planification et l’organisation des activités de l’équipe.

Pour résumer

En suivant cette formation en secrétariat assistanat, vous acquérez aussi les compétences relatives aux opérations de la gestion commerciale et des ressources. Toutes les modalités concernant l’examen du TP SA sont abordées dans cette formation de secrétaire assistante !

Téléchargez le programme de la formation TP Secrétaire assistant en PDF

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