Qu'est-ce que les ECF ?
Les évaluations en cours de formation (ECF) sont obligatoires pour passer l’examen du titre professionnel de secrétaire assistant (TPSA). Ils prennent la forme d’exercices à réaliser soi-même au cours de la formation de secrétaire assistante.
Ainsi, à la fin de chaque CCP (certificat de compétence professionnelle), une évaluation en cours de formation doit être réalisée, en lien avec les compétences acquises dans le CCP. La durée de l’ECF respecte le référentiel de certification de la profession concernée.
Les ECF du titre pro de secrétaire assistant ont donc une durée de 2h, sous forme d'évaluation écrite. Il est demandé de produire des documents en lien avec la formation assistant secrétaire, dans un temps donné. C’est une évaluation qui permet de se préparer aux conditions de l’examen.
Les ECF ne doivent pas être négligés, car les résultats sont communiqués au jury de l’examen du TP SA. En effet, les documents réalisés par l’apprenant sont synthétisés dans le livret d’ECF qui est ensuite communiqué au jury.
Pour résumer, les évaluations en cours de formation prouvent que l’apprenant(e) a bien suivi l’intégralité des cours et lui permettent de passer le titre professionnel de secrétaire assistant.
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Le livret d'ECF
En suivant la formation de secrétaire assistante de Walter Learning, un livret d’ECF est rempli à la suite des évaluations de chaque CCP. Ce livret est rempli par l'organisme de formation : les contenus des productions n’y figurent pas, seuls les intitulés des travaux d’évaluation et les compétences de secrétaire assistante qui sont associées sont notés dans le livret.
Deux cas peuvent se présenter après la réalisation de vos ECF :
- l’ECF est validé : le livret est complété et le CCP est validé ;
- l’ECF n’est pas validé : un second passage d’ECF est proposé dont les résultats remplacent le premier passage d’ECF.
La fiche de résultats des évaluations comporte les compétences de secrétaire assistante qui sont attendues pour chaque CCP. Un tableau permet d’évaluer ces compétences et de noter les dates des évaluations. Il est aussi précisé si le candidat satisfait ou non aux critères issus des référentiels du titre professionnel attendus pour cette évaluation.
Si l’ECF n’est pas validé, l’organisme de formation doit communiquer les raisons objectives aux candidats pour qu’ils puissent passer l’épreuve une seconde fois.
À la fin des évaluations, une synthèse des ECF est créée afin de prouver que les évaluations ont bien été passées par le candidat.
Présentation de l'ECF 1
La formation de secrétaire assistant est donc composée de deux ECF :
- un ECF après le CCP1 ;
- un ECF après le CCP2.
Ces évaluations doivent être réalisées chez soi, mais il est recommandé de se mettre dans les conditions de l’examen (limite de temps de 2h et pas de documentation ni de supports autres que ceux autorisés).
Il est important de veiller à la gestion du temps et des documents (présentations, impressions, organisation…). Si les documents doivent être déposés en ligne à l’aide de l’outil bureautique (en veillant à les organiser et à mettre une page de garde), il est conseillé de les imprimer et de les classer dans des pochettes, selon les consignes à respecter à l’examen.
Les ECF de la formation permettent de prendre confiance et de s’entraîner pour l’examen du titre de secrétaire assistant, notamment pour bien gérer le temps. Il est impératif de réaliser ces documents à l’aide de l’outil bureautique.
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L’ECF 1 regroupe les compétences développées dans le CCP1 :
- la maîtrise des logiciels de bureautique ;
- la communication des informations par écrit ;
- la production de documents professionnels courant ;
- la traçabilité et la conservation des informations ;
- l’accueil d’un visiteur et la transmission des informations à l’oral ;
- la planification et l’organisation des activités de l’équipe, comme planifier une réunion.
Dans l’ECF 1, il est conseillé de faire attention à :
- la présentation du dossier ;
- le nom des fichiers ;
- la présentation des documents ;
- la maîtrise de la langue française ;
- la structure de la rédaction.
Présentation de l'ECF 2
L’ECF 2 de la formation assistant secrétaire évalue les compétences du CCP2 :
- élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité commerciale ;
- répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes ;
- assurer le suivi administratif courant du personnel ;
- assurer l'administration des achats et des ventes.
L’ECF 2 nécessite d’utiliser le PGI (Progiciel de gestion intégré), ce qui n’est pas demandé dans l’ECF 1. Cet ECF se décompose en deux parties : une partie gestion commerciale et une partie gestion du personnel. La partie de la gestion commerciale regroupe aussi la rédaction commerciale et la réalisation de tableaux de bord avec Excel.
Des documents doivent être réalisés sur le PGI (par exemple, une facture ou un tableau de suivi de l’activité).
La correction proposée pour cet ECF dans la formation Walter Learning est une proposition : c’est une piste pour le jour de l’examen et pour réussir à s’auto-évaluer.
Découvrez aussi notre article sur le vocabulaire anglais professionnel nécessaire pour le métier de secrétaire assistant. Dans notre formation secrétaire assistant à distance, vous trouverez un module anglais concernant l’accueil physique et téléphonique, et la gestion commerciale en anglais !
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