Qu'est-ce qu'une note de service ?
La note de service est un document de communication interne, comme la note d’information. Elle délivre des informations au sein de l’entreprise. Ce document ne s’adresse donc pas à l'extérieur de la structure (public, clients, collaborateurs externes...). Ce sont des documents très fréquents qui font partie de l’exercice quotidien du secrétaire assistant.
L’information délivrée provient d’un responsable ou de la direction, mais la tâche Faire une note de service incombe le plus souvent à l’assistant secrétaire. Son objectif ? Informer le personnel (tous les employés ou un ou plusieurs services) d’une information importante, d’un changement ou d’une directive indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise.
Elle peut être diffusée par affichage, mail, courrier ou remise en main propre. Voici des exemples de note de service :
- annoncer l’arrivée ou le départ d’un collaborateur ;
- informer d’un changement d’horaire de travail ;
- rappeler les règles de l’entreprise ;
- annoncer un changement de poste d’un collaborateur et/ou informer sur les mobilités internes ;
- informer d’une situation exceptionnelle ;
- préciser les ponts et/ou les jours de congés.
La note d’information comporte également une consigne à suivre, mais la note de service, quant à elle, possède une valeur juridique. Elle représente, en effet, une adjonction au règlement intérieur et l’employeur doit consulter les représentants du personnel avant de diffuser une note de service.
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Quelles informations sur une note de service ?
La présentation et la rédaction d’une note de service ou d’une note d’information sont libres. Il n’y a pas d’obligation concernant la forme du document, mais certains éléments doivent obligatoirement y figurer :
- l’émetteur ;
- les destinataires ;
- la date et le lieu ;
- l’objet ;
- le contenu de la note de service ;
- la signature.
Il est possible d’utiliser la méthode DADO pour s’en souvenir :
- D pour “de” ;
- A pour “à” ;
- D pour “date” ;
- O pour “objet”
En règle générale, l’émetteur n’est pas le secrétaire assistant, mais un supérieur hiérarchique. En effet, la note de service est un document à transmission descendante (elle n’est pas une information transversale ou montante). Le secrétaire assistant rédige la note de service au personnel, mais celle-ci doit être signée par le supérieur hiérarchique. Il est possible de noter la fonction de l’émetteur à côté de son nom (par exemple : M. Martin, directeur).
Élément indispensable de la communication interne, la note de service n’est pas nécessairement transmise à tous les acteurs de l’entreprise. Les destinataires peuvent être les employés d’un seul service, par exemple. Dans la partie “à”, il est essentiel de bien préciser les destinataires. L’objet doit résumer le contenu de la note de service et doit être synthétique.
Les quatre éléments de l’en-tête de la note de service sont l’émetteur, les destinataires, la date et le lieu, et l’objet. Il est recommandé d’inscrire “note de service” en titre, avec le numéro correspondant. Une note de service est toujours numérotée de manière chronologique et doit être signée.
Le mode de diffusion du document peut être noté au niveau du titre (mais ce n’est pas obligatoire). Par exemple, pour une note de service, il est possible de noter “pour affichage”. Elle peut être affichée dans les locaux de l’entreprise, mais elle peut aussi être envoyée par courrier.
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Le ton de la note de service
Écrire une note de service permet de transmettre des instructions ou des annonces officielles et garantit la réception aux employés concernés, en plus de constituer une preuve de communication ayant une valeur juridique.
Elle a donc une connotation péremptoire, c’est-à-dire qu’elle oblige à faire ce qui est mentionné dans le document. Elle ne laisse pas le choix au personnel de faire ou de ne pas faire ce qui est demandé. La demande du supérieur hiérarchique doit être effective et mise en place à la date prévue.
À savoir, il n’y a pas de formule d’appel dans une note de service. Le contenu est directement rédigé, après l’en-tête. Le ton de la note de service est donc directif et il n’y a pas de formules de politesse, contrairement aux mails professionnels. Elle est simplement signée avant d’être transmise dans l’entreprise, en bas à droite, par l’émetteur (la même personne que dans l’en-tête).
Les bonnes pratiques de rédaction
Pour les ressources humaines comme pour le secrétariat, faire une note de service nécessite un esprit de synthèse, un ton professionnel et une écriture claire. Voici quelques conseils pour bien écrire une note de service :
- Bien présenter le document, veiller à sa cohérence visuelle et penser à le justifier.
- Ne pas oublier de mentionner le mode de diffusion, si nécessaire.
- Ne pas oublier de noter les quatre mentions de l’en-tête (méthode DADO). Il est possible de faire un tableau en quatre parties (de deux lignes et deux colonnes) pour se souvenir de chaque élément.
- Délivrer les informations de manière claire et rigoureuse.
- Préciser la date d’application du changement ou des règles à suivre afin d’éviter toute contestation de la part du personnel (aujourd’hui, la semaine prochaine ou à un date précise, par exemple).
- Intégrer des éléments visuels, si besoin, pour appuyer la demande de l’émetteur (gras, souligné, italique…).
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