Quelle est la journée type d'un secrétaire médical ?

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Secrétariat médical

Quelle est la journée type d'un secrétaire médical ?

Les missions du secrétaire médical pendant une journée type

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9 min

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Par Timothé Colas

Le secrétariat médical est un poste central dans le monde de la santé. En quoi consiste le métier de secrétaire médical(e) ? Chaque jour, les secrétaires médicaux coordonnent les activités entre patients et médecins, tout en gérant une série de tâches administratives. C’est un rôle qui requiert des compétences variées, de la gestion de projet à l’écoute empathique. Mais qu’implique une journée type d’un(e) secrétaire médical(e) et comment varie-t-elle en fonction du lieu de travail ?

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Où peut exercer un secrétaire médical ?

Un(e) secrétaire médical(e), également connu sous le nom de secrétaire assistant(e) médico-social(e) ou assistante médico-administrative (AMA) dans les milieux hospitaliers, peut exercer dans diverses structures de santé et d'aide sociale.

  • Environnement médical : le/la secrétaire médical(e) peut travailler dans divers environnements médicaux tels que les structures hospitalières publiques et privées, les cliniques, les cabinets médicaux généraux ou spécialisés, et les cabinets paramédicaux. Il/elle peut également exercer dans des environnements moins courants, comme les maisons d'arrêt, les laboratoires d'analyses médicales et les services d'imagerie médicale.
  • Environnement médico-social : le/la secrétaire assistant(e) médico-social(e) peut travailler dans des structures qui suivent les patients à la fois sur le plan médical et sur le plan social. Cela peut inclure des institutions comme les maisons de retraite, les centres d'accueil pour personnes handicapées, les centres de rééducation, etc.
  • Environnement social : le/la secrétaire assistant(e) médico-social(e) peut également trouver sa place dans des structures qui n'accompagnent pas directement le patient d'un point de vue médical, mais plutôt dans les actes de la vie quotidienne. Il/elle peut travailler dans des environnements comme les centres sociaux, la Caisse d'Allocations Familiales, la sécurité sociale, etc.

Bon à savoir

Il convient de noter que la nature précise des tâches accomplies dans le métier de secrétaire médical(e) peut varier en fonction de l'environnement de travail. Par exemple, dans un cabinet médical privé, le/la secrétaire pourrait être chargé(e) de certaines tâches comptables, tandis que dans une structure hospitalière, ce type de travail serait généralement effectué par un département spécifique.

Dans tous les cas, le/la secrétaire médical(e) joue un rôle crucial en tant que pivot entre les médecins et les patients ou leurs familles, tout en respectant la confidentialité des informations médicales qu'il/elle manipule. La journée type d’un(e) secrétaire médical(e), c’est être responsable de diverses tâches administratives, telles que la prise de rendez-vous, l'organisation des hospitalisations, la facturation et la codification des actes, la stérilisation du matériel opératoire, et bien plus encore.

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Quelles sont les principales missions du secrétaire médical ?

La fiche métier du secrétaire médical comprend de nombreuses missions. Le travail d’un(e) secrétaire médical(e) est un mélange de compétences relationnelles et administratives. Ces professionnels sont souvent la première personne que les patients rencontrent lorsqu'ils entrent dans un cabinet ou une clinique. Un(e) secrétaire médical(e) doit être accueillant(e) et rassurant(e).

 

Une formation de secrétaire médical(e) permet de développer un éventail de compétences nécessaires pour mener à bien les missions attendues. Les responsabilités exactes d'un(e) secrétaire médical(e) peuvent varier en fonction de leur lieu de travail, mais les missions principales restent globalement les suivantes.

 

  1. Accueil téléphonique et physique : un aspect crucial de ce rôle concerne l'interaction directe avec le public. Cela peut nécessiter de l'accueil en personne ou par téléphone, présentant une image positive de l'établissement de santé.
  2. Traçabilité et conservation des informations : assurer un système de classement organisé et accessible est essentiel pour la gestion efficace des dossiers médicaux et sociaux. Cela comprend la conservation des documents et leur élimination lorsque nécessaire.
  3. Planification et gestion des rendez-vous : la gestion des rendez-vous est un pilier central des responsabilités du secrétaire médical. Cela implique l'utilisation d'agendas papier ou numériques, souvent intégrés aux dossiers des patients.
  4. Retranscription des informations médicales ou sociales : le secrétaire médical doit être capable de transcrire correctement les enregistrements vocaux en textes écrits, nécessitant la maîtrise des appareils de conservation des fichiers audio.
  5. Suivi des dossiers médicaux : une autre tâche fondamentale est la gestion des dossiers médicaux des patients. Il s'agit de créer, mettre à jour et numériser ces dossiers en format papier ou numérique.

Bon à savoir

Ce sont les compétences socles à maîtriser et qu’une formation de secrétaire médicale à distance finançable par le CPF délivre.

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La journée type du secrétaire médical en cabinet privé

Si vous envisagez de devenir secrétaire médical(e) sans diplôme ou de suivre une formation de secrétaire médical(e), il est essentiel de comprendre à quoi ressemblera la journée type d'une secrétaire médicale.
Tout commence avec l'accueil chaleureux et professionnel des patients, en gardant à l'esprit l'importance de leur confort. Cette tâche est la première pierre de l'édifice pour assurer la satisfaction des patients. En parallèle, un(e) secrétaire médical(e) gère minutieusement l'agenda des médecins

Rappel

Il s'agit non seulement de fixer les rendez-vous, mais aussi de les organiser efficacement tout en étant prêt à gérer les changements éventuels.

Pendant ce temps, le téléphone sonne souvent. Le traitement des appels, la réponse aux requêtes des patients, la prise de messages et la transmission d'informations aux professionnels de santé concernés font tous partie d'un service à la clientèle de haute qualité. Si vous suivez une formation de secrétariat médical, ces compétences seront au cœur de votre apprentissage.

La préparation et la mise à jour régulière des dossiers médicaux est également un aspect crucial de la journée type d'une secrétaire médicale. Ces dossiers doivent être complets et organisés de manière systématique. S'ajoute à cela le suivi administratif des patients, qui implique des interactions avec les organismes d'assurance maladie, la gestion des remboursements et la garantie de la confidentialité des informations.

 

Enfin, les tâches courantes de gestion, comme s'assurer que les fournitures de bureau sont suffisantes, maintenir l'inventaire à jour et gérer les courriers et les e-mails, sont également des parties intégrantes de la journée type. 

Bon à savoir

Pour ceux qui envisagent une formation de secrétaire médicale à distance via le CPF, il est bon de savoir que ces tâches seront également couvertes.

Les horaires de la secrétaire médicale peuvent varier mais attendez-vous à des journées bien remplies. Pour avoir une idée, un exemple de planning de secrétaire médicale peut être utile. Ces tâches quotidiennes sont la colonne vertébrale de l'organisation d'un cabinet médical privé, facilitant la coordination entre les patients, les médecins et les autres membres du personnel médical.

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La journée type du secrétaire médical en structure hospitalière

En plongeant dans l'univers hospitalier, la journée type d'une secrétaire médicale se caractérise par une dynamique effervescente, alimentée par une variété de patients et de spécialités médicales. Que vous soyez particulièrement intéressé par la journée type d'une secrétaire médicale en radiologie ou par la vaste gamme de rôles hospitaliers, comprendre le rythme quotidien est essentiel pour envisager une évolution de carrière du secrétaire médical.

Bon à savoir

La journée d'une secrétaire médicale à l'hôpital commence généralement par une mise à jour sur les admissions récentes, les sorties prévues et les procédures du jour. Un accueil attentif des patients, la réponse à leurs questions, l'orientation des visiteurs et l'organisation des rendez-vous font partie des tâches quotidiennes.

La gestion des dossiers médicaux est un élément pivot de son emploi du temps. Il ne s'agit pas seulement de maintenir les dossiers à jour, mais aussi de préparer les documents requis pour les médecins, d'organiser les examens médicaux et de traiter les demandes de transfert de dossiers.

 

Un rôle crucial du/de la secrétaire médical(e) dans un contexte hospitalier est celui de coordinateur(rice) entre les différents services. Des communications régulières avec les médecins, les infirmières, les techniciens de laboratoire et d'autres membres du personnel sont essentielles pour assurer une prise en charge optimale des patients.

 

Par ailleurs, il/elle est souvent investi(e) de responsabilités administratives variées, de la saisie de données à la gestion des stocks de fournitures médicales, en passant par la rédaction de courriers ou de comptes-rendus. Être secrétaire médicale à l'hôpital est un rôle complexe et exigeant, mais aussi extrêmement gratifiant, une pierre angulaire pour assurer le bon fonctionnement de l'hôpital et la qualité des soins prodigués aux patients.

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