Les différentes missions du secrétaire médical

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L'accueil téléphonique et physique

L’accueil physique et téléphonique reste une tâche prioritaire du(de la) secrétaire médico-social(e). Elle représente 80 % de son temps de travail et vous devez vous y préparer pour réussir l’examen de secrétaire médical en candidat libre. Que l’accueil ait lieu en présentiel ou par téléphone, il se déroule de la même façon : c’est le premier élément qui représente le service dans lequel vous travaillez ou la structure dans laquelle vous exercez. 

Sur les deux types d’accueil, vous rencontrez plusieurs situations et réponses à apporter, mais les bases restent :

1. présenter la structure ;
2. créer un contact avec la personne : cela implique d’arrêter ce que vous faisiez ; 
3. attendre la formulation de la question par votre interlocuteur ;
4. reformuler sa demande pour vérifier notre bonne compréhension ;
5. répondre à sa question, transmettre une réponse ;
6. vérifier si votre interlocuteur a d’autres demandes ;
7. saluer poliment. 

S’il s’avère que vous n’avez pas la réponse à une question, vous expliquez à votre interlocuteur que vous allez vous renseigner afin de l’informer au mieux et vous le recontacterez ultérieurement. L’accueil que vous fournissez donne une image qualitative de votre lieu de travail et met les personnes en confiance.

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La traçabilité et la conservation des informations

La traçabilité et la conservation des documents représentent des compétences à maîtriser pour devenir secrétaire médical(e). Elles ont évolué ces dernières décennies avec l’essor de l’informatique : ce sont des missions essentielles du(de la) secrétaire médical(e) hospitalière ou sociale, largement demandées par vos responsables hiérarchiques. En effet, vous allez produire de nombreux dossiers et documents.

La traçabilité consiste à garder la trace d’un document, en trouvant un intitulé efficace et un mode de classement qui permettent de le retrouver rapidement. La conservation consiste à stocker les documents, en format papier ou numérique. L’environnement social et médico-social n’est pas exclu de ces évolutions et le SAMS doit gérer l’archivage physique et numérique. 

Vous devez mettre en œuvre un classement :

• organisé ;
• accessible par tous les membres de l’équipe ;
• et que ces derniers doivent pouvoir comprendre. 

En tant que secrétaire médical(e), vous restez également responsable de la destruction des documents qui sont devenus inutiles ou qui sont arrivés au terme de leur délai légal de conservation.

La planification et gestion des rendez-vous

La gestion des rendez-vous est l'une des missions principales de la secrétaire médicale. Le premier interlocuteur de l’usager ou du patient est le(la) secrétaire assistant(e) médico-social(e) et dans la plupart des cas, les rendez-vous sont pris par téléphone. 

En tant que professionnel(le), vous avez la possibilité de positionner ces rendez-vous sur :

• un agenda papier ;
• un agenda numérique, souvent en lien avec les dossiers patients ;
• les agendas en ligne. 

Il peut sembler étonnant d'utiliser un agenda papier, mais il existe encore dans de nombreuses structures. Son avantage reste qu’il ne demande aucune formation pour être pris en main (contrairement à un logiciel), même s’il demande de connaître parfaitement les horaires de consultation et l’organisation de votre structure d’emploi.

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L’agenda papier présente aussi des inconvénients. Par exemple, il ne peut être utilisé que par une personne et ne propose pas d’utilisation en simultané par deux personnes. Enfin, un agenda papier doit toujours être rempli au crayon à papier pour pouvoir faire les mises à jour lors d’annulations de rendez-vous et conserver la propreté de votre support de travail.

L'agenda numérique est un logiciel destiné à prendre les rendez-vous des patients ou des usagers. Il peut être intégré à l'outil métier et présente l'avantage de centraliser un grand nombre d'informations. 

Les agendas numériques sont faciles à utiliser et permettent de récupérer des informations déjà créées comme :

• les informations sur un(e) patient(e) ;
• la date de son dernier rendez-vous ;
• par quel(le) professoinnel(le) la personne est suivie, etc.

La recherche est rapide et il est possible de synchroniser plusieurs agendas entre eux. Ainsi, vous pouvez partager l'agenda avec d'autres utilisateurs et il est sécurisé, ce qui n'est pas le cas d'un agenda papier.

Les inconvénients de l'agenda numérique sont :

• le risque de panne informatique ou du réseau ;
• la perte des mots de passe et des identifiants ;
• la nécessité d'effectuer régulièrement des sauvegardes externes.

La retranscription des informations à caractrère médical ou social

Les supports de rédaction du secrétaire médical(e) se présentent sous diverses formes et cette mission consiste principalement en la retranscription écrite de supports d’enregistrements vocaux. La saisie de ces enregistrements demande la maîtrise technique des appareils de conservation des fichiers audios ou des fichiers sons. 

Vous devez donc maîtriser les supports adaptés à l’enregistrement, qui dépendent de l’usage qui en est fait. Ainsi, dans le milieu social et médico-social, il existe un nombre moins important de modèles de courrier papier ou des comptes-rendus pour les enquêtes sociales. 

Dans l’environnement médical, il en existe beaucoup plus :

• le courrier de consultation ;
• la lettre de liaison
• le compte-rendu d’examen ou d’hospitalisation ; 
• les ordonnances ;
• le compte-rendu opératoire ;
• le certificat médical ;
• le rapport d’expertise médicale. 

Vous les découvrez tous lors de votre formation en ligne de secrétaire médical(e). Vous apprenez que ces trames sont configurées en cohérence avec l’environnement de travail dans lequel vous intervenez. Vous allez cependant devoir reconnaître seul(e) la trame des enregistrements vocaux proposés par les professionnels de la santé pour choisir en toute autonomie la trame du document qui correspond.

Bien sûr, lors de votre formation de secrétaire médical(e) à distance, vous êtes amené(e) à travailler sur des trames basiques, qui regroupent toutes les informations importantes, mais, une fois sur le terrain, vous serez confronté(e) à des différences de mise en page. Chaque structure s’approprie les trames originelles.

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Le suivi des dossiers médicaux

Le dossier médico-social de l’usager ou du patient est le document créé dès l’accueil d’une nouvelle personne, quel que soit votre environnement de travail. Cela permet à l'équipe de conserver toutes les actions effectuées pour cette personne. Les dossiers médicaux peuvent se présenter de manières différentes, mais comprennent toujours les mêmes informations. La constitution des dossiers sociaux reste plus libre. Cela s’explique par le fait que le suivi médical a plus d’impact sur la vie de la personne. 

Le dossier médical est utilisé en structure de soins ou chez les professionnels exerçant en ville. Ce dossier reste obligatoire pour les institutions hospitalières depuis 1970 et depuis 1995 pour les professionnels de santé exerçant en libéral. Quand un(e) patient(e) est reçu(e), peu importe dans quelle structure médicale, le dossier est ouvert. Il contient toutes ses prises en charge et leur progression ainsi que l’évolution de son état de santé. Ce dossier peut être créé en format papier ou numérique. La numérisation s'avère obligatoire dans les hôpitaux. Cela implique pour vous de scanner tous les formats papier et de suivre une formation au logiciel.

En tant que SAMS, vous devez donc être capable de gérer les deux formats. Ils comprennent les mêmes informations  : 

• une partie administrative ; 
• une partie médicale. Cette dernière est structurée par onglets, comme un classeur à intercalaires. Chaque onglet définit les documents qu’ils contiennent.

Les environnements dans lesquels le secrétaire médical exerce ses missions

En tant que SAMS, vous êtes amené(e) à exercer vos fonctions au sein d'établissement variés. Les secteurs d'emploi concernés peuvent se situer dans le domaine public, privé ou associatif.

Les rôles du secrétaire médical sont pluriels et peuvent varier selon la structure et le secteur d’activité. Les tâches du (de la) secrétaire médicla(e) présentées ici représentent les missions principales d’un(e) secrétaire assistant(e) médico-social(e).

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Sources

TP - Secrétaire assistant médico-social - France compétences

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