Les épreuves de l'examen du Titre Professionnel Secrétaire médical

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Les différentes épreuves de l'examen du titre professionnel SAMS

Inscrit au RNCP et délivré par le ministère du Travail, le Titre Professionnel Secrétaire Assistant Médico-sociale vous permet d’accéder à de nombreux emplois dans le secteur médical ou médico-social. Ce titre professionnel est obligatoire pour devenir secrétaire médical. Afin de l’obtenir, les modalités d’évaluation s’organisent autour de six éléments :

• deux rendus à préparer en amont de l’examen ;
• quatre épreuves, écrites et orales, à passer en personne dans un centre d’examen.

Les rendus à préparer et à fournir en amont de l’examen de Secrétaire Médical sont :

• le dossier professionnel (DP) ;
• l'évaluation en cours de formation (ECF).

Le dossier professionnel

Le dossier professionnel Secrétaire Médical est obligatoire pour passer l’examen SAMS. Ce document consigne toutes les expériences professionnelles que vous avez eues. C’est donc au candidat de le conserver et de l’actualiser durant son parcours de préparation au Titre Professionnel Secrétaire Assistant Médico-Social. Pour vous aider à compléter ce dossier, vous pouvez vous appuyer sur un tableau qui reprend les 3 thématiques du Titre Professionnel SAMS avec les compétences qui correspondent.

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Le Titre Professionnel Secrétaire Assistant Médico-Social se divise en 3 blocs de compétences :

• Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités ;
• Assurer l'accueil et la prise en charge administrative du patient ou de l'usager ;
• Traiter les dossiers et coordonner les opérations liées au parcours du patient ou de l'usager ; 

Pour chacun des blocs de compétences, vous devrez présenter, décrire et analyser au minimum 1 compétence et au maximum 3 compétences. Chaque compétence correspond à une activité. Vous devrez donc expliquer comment vous avez mis en place telle ou telle compétence grâce à des exemples de pratique professionnelle lors de votre stage de formation SAMS. 

L'évaluation en cours de formation

Les Évaluations passées en Cours de Formation (ECF) sont obligatoires pour les personnes en formation ou reconversion professionnelle en secrétaire médicale afin d'obtenir le Titre Professionnel de Secrétaire Assistant Médico-Social. Ces exercices prennent place après chaque CCP (Certificats de Compétences Professionnelles) et évaluent la maîtrise par le candidat des compétences nécessaires au titre professionnel préparé. Leurs résultats sont consignés dans un livret d'ECF qui sera remis aux membres du jury.

La durée du temps d'épreuve d’une ECF varie selon le sujet abordé par le CCP :

• premier ECF : 2 heures de travail écrit ;
• deuxième ECF : 1h15 de travail écrit et une partie orale de 45 minutes ;
• troisième ECF : 3 heures de travail écrit.

Ces évaluations sont importantes car elles font partie des documents que vous devrez transmettre au jury au moment où vous passerez votre examen final de Secrétaire Médical.

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La mise en situation écrite

L’examen Secrétaire Médical débute par une épreuve écrite. À partir d'informations et de consignes, le candidat doit analyser des situations professionnelles, traiter des dossiers et produire les documents associés à ces situations et dossiers pendant 4h30. Le sujet d’examen au Titre Professionnel SAMS qui vous est distribué vous donnera tous les renseignements nécessaires pour bien saisir le contexte de l'épreuve. 

Le dossier qui compose le sujet de l’examen de Secrétaire Médical est assez dense puisqu’il comporte environ 60 pages. Cependant, l’intégralité de ces pages n’est pas à étudier pour réussir l’épreuve. Ici, vous devez donc prouver votre capacité d’organisation, qualité indispensable au métier de secrétaire médical. La partie écrite de l’examen se déroule à partir des logiciels métier que vous aurez à votre disposition sur les ordinateurs des centres de certifications.

Vous devrez également utiliser les outils bureautiques que vous aurez travaillés au cours de votre formation Secrétariat médical afin par exemple de :

• rédiger un courrier ;
• faire une saisie de compte rendu opératoire ;
• ou encore, créer un dossier patient ou usager.

D’autres tâches inhérentes au métier de secrétaire médical(e) peuvent également vous être demandées, comme la rédaction d’un mail, d’un SMS ou la réalisation d’un planning. Pour vous entraîner, il est possible de consulter les annales pour étudier les sujets de l’examen Secrétaire Médicale de 2021.

La mise en situation orale

La mise en situation orale de l’examen Secrétaire Assistant Médico Social prend place suite à l’écrit que vous avez travaillé. Le contexte est donc identique à celui du sujet d’examen au Titre Professionnel SAMS lors de l’épreuve écrite.

Cette épreuve orale est indispensable pour obtenir votre certification Secrétaire Médicale. Elle se divise en deux épreuves :

• la mise en situation téléphonique ;
• l’épreuve en face à face.

Durant la mise en situation au téléphone, d’une durée de 20 minutes, le candidat réalise une simulation d’appel téléphonique avec le jury. Cette épreuve se divise de la façon suivante :

. 10 minutes de temps de préparation ;
. 5 minutes de simulation d’appel avec le jury ; 
. 5 minutes pour la rédaction d’un document (mise à jour d’un planning, rédaction de mail ou de SMS par exemple).

La mise en situation en face à face dure 25 minutes. Une fois le sujet en main, le postulant dispose d’un temps de préparation suivi d’un jeu de rôle avec le jury. Pour cette épreuve, le candidat prépare et gère l'accueil d'un visiteur ou d’un usager. Ici le candidat est plus évalué sur sa posture professionnelle, son approche auprès du patient ou de l’usager que sur les réponses techniques qu’il fournit. Il faudra donc soigner votre façon de vous exprimer et, comme si vous étiez déjà réellement en poste, montrer vos capacités d’écoute, de discrétion et votre professionnalisme.

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L'entretien technique

L’examen Secrétaire Médical se poursuit par un échange de questions-réponses pendant 30 minutes avec le jury. Au cours de cet entretien, le jury pose des questions techniques concernant toutes les connaissances que doit posséder un(e) secrétaire assistant(e) médico-social(e). Toutes ces notions auront été acquises au cours de votre formation Secrétariat Médical et lors de vos stages professionnels. Sur ce temps d’échange, 10 minutes sont consacrées à votre dossier professionnel. Après avoir lu votre dossier, le jury vous posera quelques questions à ce sujet et sur la manière dont vous avez appréhendé votre stage.

L'entretien final

L’examen Secrétaire Assistant Médico-Social se termine par 15 minutes d’échange professionnel similaire à un entretien d'embauche avec un employeur. Durant cet entretien final, le jury va s’intéresser à votre parcours et à votre projet. Il peut vous demander comment s’est passée votre formation ou encore dans quel domaine vous souhaitez vous orienter en tant que secrétaire assistant(e) médico-social(e) afin de vous épanouir dans cette profession du domaine médical. 

C’est cet échange professionnel qui clôture l’examen Secrétaire Médical. Après ces 6h30 d’épreuve, le jury professionnel va délibérer et vous attribuer le Titre Professionnel Secrétaire Assistant Médico-Social si vous avez réussi à valider l’ensemble des compétences.

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Sources

TP - Secrétaire assistant médico-social - France Compétences

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