Comment animer une réunion dynamique et participative ?

Les techniques d'animation de la réunion participative

1. Clarifier son rôle d'animateur

Tout d’abord, l'animateur de réunion doit clarifier son rôle, car il est parfois aussi le responsable hiérarchique. Cela peut engendrer de la confusion pour les participants. En effet, son rôle présente deux dimensions : 

• celui d’animateur ; 
• celui de chef. 

Lorsque l'animateur se met en posture d’animateur, il doit prendre du recul par rapport à son niveau hiérarchique. Cela signifie qu’il ne sera pas forcément décideur mais fera en sorte que le groupe puisse l’être. En effet, le groupe doit être acteur et ne doit pas avoir le sentiment que les choses sont déjà actées dans l’esprit du manager. 

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2. Créer des valeurs communes entre les participants

Pour faciliter son rôle, il faut qu’il crée des accords de groupe qui facilitent la communication. On définit alors des valeurs communes que l’on partage et qui vont fluidifier la vie du groupe. Par exemple, on peut questionner les participants sur ce qui est important pour eux afin d'établir les règles communes. Les attentes pouvant ressortir sont les suivantes : 

• l'écoute ;
• la bienveillance ;
• le partage ;
• le non-jugement ; 
• etc. 

▶︎ Ces valeurs permettent au groupe de se sentir en confiance, de clarifier le rôle de l’animateur, ce qui est indispensable. 

3. Attribuer des rôles aux participants

Ensuite, l’animateur va devoir attribuer des rôles aux participants : 

1. un maître du temps, afin de respecter le timing de la réunion ; 
2. un “rapporteur”, qui prendra des notes pendant la réunion, facilitant ainsi la rédaction du compte-rendu ;
3. un relanceur de débat, permettant des échanges collectifs riches et intéressants. 

4. Définir le déroulement de la réunion

Enfin, l’animateur aura pour rôle de gérer l'orchestration de la réunion. Il doit, lors de l’animation de la réunion : 

• accueillir ses participants ;
• présenter le déroulement de la réunion ;
• donner le ton ; 
• conclure la réunion : la conclusion de la réunion a autant d’importance que le démarrage. Elle doit être orientée action avec un compte-rendu précis de ce qui a été décidé.

Quelle gestuelle pour animer une réunion ?

La communication orale a été révolutionnée par deux études, menées en 1967 par Albert Mehrabian, professeur en psychologie à l'université de Californie aux États-Unis. Ces études ont mis en lumière la règle des trois V, aussi appelée la règle des 7 %, 38 % et 55 %. Cette règle tente d'établir l’impact de notre communication orale, avec la part du verbal, du vocal et du visuel. 

Les résultats sont flagrants car ils montrent que : 

• 7% de la communication est verbale, donc basée sur la signification et le poids des mots ;
• 38% de notre communication est vocale, donc basée sur la voix et l'intonation ; 
• 55% de la communication est visuelle, donc basée sur les expressions du visage, les gestes et ce que les personnes voient. 

L’animateur de réunion doit donc être vigilant sur ce point. Il doit faire attention à l'impact de son visuel, qui passe par son regard, son sourire, ses expressions et sa posture. Par exemple, si la posture est fermée alors qu’il exprime un message positif, les participants se sentiront perdus. 

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Par ailleurs, l'ancrage au sol est une façon d'avoir une position ferme dans le présent, montrant que l'animateur est en phase avec ce qu’il dit. Il arrivera donc mieux à convaincre. A contrario, un animateur instable, bougeant beaucoup dans l'espace peut laisser penser qu'il n’est pas convaincu par ce qu’il dit, ce qui aura un impact sur les personnes qui l'écoute. 

Autre point de vigilance lors de l’animation d’une réunion participative : la tenue. Il est aussi important de la synchroniser avec le sujet traité pendant la réunion. L'animateur doit s’assurer que sa tenue est ambassadrice de l’entreprise et donc exemplaire. 

D’autre part, les supports, comme un powerpoint ou un paperboard, ont un impact visuel. Comme vous le savez 55%, de la communication passe par le visuel, il ne faut donc pas hésiter à noter ou montrer les mots clefs à la vue de tous. 

Concernant l‘impact du vocal, il faut veiller à avoir un bon débit de parole, qui soit ni trop rapide, ni trop lent. Pour animer une réunion de travail, il faut faire attention à l’articulation et l'intonation de sa voix pour être bien compris. Il faut éviter le discours monotone et mettre du relief. 

Enfin, concernant le poids des mots, il ne faut pas utiliser d'abréviation ou d’anglicisme afin d’être compréhensible, claire et concis. Lors d’une réunion d’équipe, les longs discours n’ont pas assez d’impact. 

S'adapter à la dynamique de groupe : les 5 phases d'un groupe de réunion

1. La phase de dépendance 😱

Le groupe est inquiet, il a besoin de sécurité, il a un sentiment d'impuissance et un sentiment de culpabilité. Dans ce cas, l’animateur de réunion doit rassurer le groupe et le mettre a l’aise et le nourire d'éléments factuels et enfin l’orienter dans la façon de gérer les objectifs. 

2. La phase d'opposition 🥊

Le groupe est dans l'agressivité, dans la fuite ou dans l'attaque. Ici, l’animateur doit accueillir l'opposition et ne pas se braquer. 

3. La phase de participation 💬

L’animateur et le groupe se fixe commun, des tâches et des moyens pour les atteindre. L’animateur doit définir cet objectif et le faciliter.

4. La phase de responsabilisation 💪

Le groupe devient mature, se donne lui-même des objectifs et gère son fonctionnement en autonomie. L’animateur doit participer au travail de groupe et réguler les conflits.

5. La phase de pleine autonomie 🕺🏾

Le groupe est autonome et est conscient de ses possibilités et de ses limites, y compris les conflits. L’animateur de réunion continue à faciliter l’autonomie de ce groupe.

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