Le rôle et les qualités de l'animateur de réunion participative

Les qualités nécessaires pour un animateur

L’animateur d’une réunion est un animateur de groupe. Le verbe "animer" vient du latin animare qui signifie "donner vie" (de anima). L’objectif de l'animateur est donc de donner de l’entrain, du dynamisme et de la vivacité à la réunion. Il doit pousser à agir, diriger et conduire les échanges du rassemblement. Selon le groupe et la typologie de la réunion, cette dernière peut être co-animée. L’objectif est de faciliter la production du groupe en vue d'atteindre un objectif commun. 

L’animateur, qui donne le souffle de vie à la réunion, doit avoir des qualités de communication : 

• avoir le sens du contact : il doit aimer la relation et travailler en équipe ; 
• avoir de l’empathie : il s’agit d’accueillir et identifier les émotions des autres ; 
• être sincère et transparent : l’animateur doit se montrer sincère et parler avec son coeur ; 
• faire preuve de leadership afin d’avoir du crédit dans son rôle d’animateur ; 
• faire preuve de tolérance : il doit accueillir les opinions des uns et des autres même s’il ne les partage pas ; 
• avoir le sens de la responsabilité : il a la responsabilité des objectifs ; 
• faire preuve de curiosité positive ; 
• doit avoir la capacité de remettre en cause ses idées. 

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La place de l'animateur dans la réunion participative

Le positionnement de l’animateur lors de l’animation d’une réunion est stratégique. Pour rappel, il tient un rôle de chef d’orchestre. Il peut se placer à différents endroits de la salle mais il doit être vu par tous les participants, surtout durant les deux temps forts de l’animation d’une réunion participative :

• du démarrage de la réunion pour fixer les enjeux, les objectifs, le programme et les règles du jeu de la réunion ; 
• de la conclusion de la réunion, où l'animateur fera la synthèse. 

Ensuite, l’animateur de la réunion peut évoluer dans l’espace surtout en fonction de la typologie de la réunion. Par exemple, en réunion participative, lors de laquelle, il va créer des sous-groupes, il est intéressant que l’animateur puisse se faire plus discret. Son rôle sera alors d’aller faciliter le travail de chacun et de s’assurer de la production des différents groupes, de ce fait, il va se déplacer pour aller les voir. Son placement dans la salle peut aussi servir à réguler le groupe, par exemple, quand il perçoit des tensions ou des digressions. 

Les qualités nécessaires pour animer une réunion

Encore une fois, l’animateur de la réunion a une fonction de chef d’orchestre. Il est le catalyseur de la participation du groupe ainsi, toute participation doit partir de lui et revenir à lui. Il doit obtenir la participation du groupe quand il le veut et aussi la faire cesser quand c’est nécessaire. En d’autres termes, il doit contrôler son groupe. Si l’animateur laisse échapper le courant de la participation au sein du groupe et laisse s'établir un rythme et un pouvoir qu’il ne maîtrise plus, il perd son rôle d’animateur. C’est donc important qu’il garde le contrôle.

Pour être ce chef d’orchestre, on va lui attribuer trois fonctions.

1. Une fonction de production : il doit s’assurer qu’il y a de la production durant la réunion. Il s'agit de l’apport d'idées et d'informations de compétences. 
2. Une fonction de facilitation : l’animateur doit faciliter les échanges. Il doit apporter une méthode de travail, être capable de faire des synthèses partielles ou complètes, structurer et prioriser les échanges et les débats et énoncer la conclusion. 
3. Une fonction de régulation : il doit réguler son groupe. Autrement dit, faciliter la production du groupe sur le plan psychologique. Il s’agit des états d'âme des participants. Il doit faire prendre conscience de ce qu’il se passe en liaison avec le problème, supprimer les points de blocage, atténuer les zones de conflits s’il y en a et répartir la parole entre chacun des participants de façon harmonieuse. 

Rentrons davantage dans le détail de chacune des fonctions de l’animateur. 

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1. L'animateur "producteur" 📝

La fonction de production correspond à la capacité de l’animateur à faire participer le groupe et à faire produire. Il ne s’agit pas de la production orale ou verbale de l’animation d’une réunion participative mais de la production d'idées et d'échanges pendant l’action de réunion. Cette fonction est répartie soit 100% sur l’animateur, s’il s’agit d’une réunion d’information, soit de façon équitable entre le groupe, les participants et l’animation.

Les actions de l’animateur sont : 

• de poser des questions ; 
• de faire des reformulations et synthèse ; 
• de restituer au tableau le travail du groupe. 

2. L'animateur facilitateur 🦦

La fonction de facilitation est aussi appelée la capacité de l’animateur à formaliser l’organisation. Dans son rôle de facilitateur, il doit s’assurer que les conditions de réalisation de la réunion sont optimales pour faciliter la vie du groupe (le lieu, les conditions matérielles, la gestion du temps…).

L’animateur doit donner un bon cadre et s'assurer du respect de ce cadre. Il doit : 

• définir les objectifs de la réunion ; 
• noter le programme ; 
• parler de la méthode ; 
• éviter les sorties de sujets ; 
• faire des bilans et des synthèses pour clarifier l’avancement du groupe. Pour cela, il dispose d’un outil. 

3. L'animateur régulateur 🙌

La fonction de régulation, elle, est de s’assurer que le groupe se trouve dans un certain confort durant la réunion. On peut aussi l’appeler l’art de gérer la vie affective du groupe. Il s'agit de permettre à chacun des membres du groupe de participer à la production, sans avoir de contrainte ou de difficulté émotionnelle à gérer.

Il contrôle la dynamique du groupe et pour cela, il : 

• harmonise la participation ;
• va chercher des personnes un peu plus effacées ;
• va faire comprendre aux autres qu’il est nécessaire de répartir équitablement la parole ; 
• vérifie que personne n’est mis à l'écart ; 
• soutient les personnes en difficulté ; 
• évite le monopole de la parole prise par un des participants ; 
• gère les personnalités difficiles pouvant parfois prendre le dessus. 

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