Pourquoi et comment se former à l'animation de réunion participative ?

Connaître les fondamentaux de la réunion

La réunion est l’action de réunir des personnes dans un lieu déterminé à un temps donné. Ainsi, animer une réunion c’est faire le choix de réunir au moins trois personnes (si l’animateur convoque une personne, il s’agit d’un entretien). 

L'objectif d'une réunion

L’objectif d’une réunion d’information est de débattre et d'échanger sur un sujet. Il s’agit d’un choix stratégique et un gain de temps. Si un dirigeant veut briefer ses 10 collaborateurs sur un sujet, il fera un brief collectif en 10 minutes, afin de s’assurer que, dans les échanges, les questions seront partagées à l’ensemble de ses collaborateurs. En revanche, si ce même dirigeant briefait individuellement chacun de ses collaborateurs, il mettrait 10 fois 10 minutes, ce qui engendrerait donc une perte de temps collocale.

Dans le cas d’une réunion avec une résolution de problème, on va pouvoir exploiter la diversité des connaissances, des compétences complémentaires et expériences de chacun. On fait appel à l’intelligence collective pour agir dans l’entreprise et être plus performant. 

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Les enjeux d'une réunion

Les enjeux d’une réunion sont les suivants : 

• améliorer les conditions de travail ;
• développer la productivité et la performance de l'équipe.

L'autre avantage de la réunion est de développer la cohésion d'équipe et les fédérer autour d’un projet commun, ce qui est souvent source de motivation pour les participants. 

La réunionite aiguë

Dans la pratique, certaines entreprises réalisent très peu de réunions et préfèrent passer en individuel et d’autres entreprises en réalisent beaucoup, voire un peu trop. D’ailleurs, le télétravail et la Covid-19 ont accentué ce phénomène de réunion, que l'on appelle la réunionite aiguë. 

Les chiffres sont éloquents : 

• 1 salarié non cadre passerait 3,4 semaines par an en réunion, soit 7,4% de son temps de travail ;
• un salarié cadre passerait 6,2 semaines par an en réunion, soit 13,5% de son temps de travail ;
• selon les salariés, 48% des réunions seraient inutiles et seulement 1 réunions sur 4 aboutirait à une prise de décision. 

Une étude IFOP a demandé à des salariés la question suivante : "Vous arrive-t-il de faire les choses suivantes lorsque vous êtes en réunion ?" : parler, écrire des sms ou des emails, jouer sur votre téléphone, vous ennuyer. 

Il en ressort les chiffres suivants : 

• 51% lisent ou envoient des mails ; 
• 48% lisent ou envoient des messages ; 
• 37% font des dessins 
• 29% jouent sur leur téléphone ; 
• 7% organisent leur weekend ; 
• 2% vont sur des sites de rencontres. 

En d’autres termes, la réunion a un coût. Si j’organise une réunion, je dois raisonner en retour sur investissement (ROI), soit “qu’est ce que concrètement cette réunion va me rapporter ?”. Pour apprendre à définir le ROI d’un rassemblement, nous vous conseillons de suivre une formation pour animer des réunions. 

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Différencier les principaux types de réunion

1. La réunion meeting 🌎

Tout d’abord, il y a la réunion “meeting”, aussi appelée réunion de masse, réunissant 500 à 1000 personnes. Ici, l’orientation est collective sur des sentiments et des valeurs. Les réactions sont spécifiques à la psychologie des foules et elles sont conduites par un meneur ou un tribun. 

2. La conférence 🎤

Ensuite, il y a la conférence qui regroupe de 30 à 500 personnes. Elles sont institutionnalisées, avec un filtrage ou une sélection de l'assistance qui assiste à la conférence. Cependant, il y a toujours ce risque de réaction de foule. Elle est conduite par un conférencier ou orateur extérieur au groupe. 

3. La réunion débat 💬

Il existe aussi l’animation de réunion avec un débat ouvert dans une assemblée. Elle est conduite par un animateur qui fait passer le groupe de l'état passif à l’état actif. Cet animateur aura un rôle de régulateur dans les échanges. 

4. La réunion d'information ℹ️

Enfin, il y a la réunion d’information qui peut être descendante ou ascendante.

↗️ Les réunions descendantes peuvent être : 

• une forme de conférence, sauf que l'orateur fait partie du groupe et s'assure de la compréhension. Elle peut être suivie par une phase d’échange ; 
• une réunion d’information simple. Il s’agit d’un exposé du détendeur de l’information ;
• une réunion débriefing qui s’assure de la compréhension d’un message ;
• un exposé de décision avec un compte-rendu ;
• une réunion feedback, suite à un projet réalisé.

↘️ Les réunions ascendantes peuvent être :  

• une interview d’un groupe de 5 à 10 personnes. L'idée est de recueillir des informations ; 
• l’animation d’une réunion participative autour d 'un groupe de 5 à 10 personnes aboutissant à des discussions autour d’un sujet précis. 
• une réunion de décision pouvant concerner des groupes de jury dans le cadre d’un examen ; 
• une réunion de négociation avec une confrontation de points de vue différents arbitrée par un médiateur ; 
• une réunion avec un objectif de formation où l’animateur joue un rôle pédagogique et utilise l'énergie de groupe et sa dynamique pour le faire progresser. 
• un groupe de créativité pour résoudre un problème. 

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Apprendre à gérer les objections

Comment l’animateur de réunion participative doit-il gérer une situation complexe ? De façon générale, quand un participant ou un groupe émet une objection ou une remarque, il faut rester souriant et ouvert au dialogue. Il faut accueillir la question et l’annoncer clairement avec des phrases comme, “je comprends” ou “j’entends votre point de vue”. Ensuite, il faut prendre la question comme un signe d'intérêt et une occasion d’aller plus loin. Il faut valoriser la valoriser et la reformuler si nécessaire pour s’assurer d'être en phase avec la personne. 

L’animateur doit prendre le temps de réfléchir avant de répondre. Parfois, les objections amènent une certaine tension et l'émotion prend le dessus sur le raisonnement. En cas d’absence de réponse, il est possible d’y revenir plus tard. Personne n’est expert en toutes choses ! L’animateur pourra se renseigner et apporter la réponse lors de la prochaine réunion ou dans le compte-rendu. 

Vous l’aurez compris, pour savoir animer une réunion participative, il peut être intéressant de s'y former. Chez Walter Learning, nous vous proposons une formation sur l’animation d’une réunion participative.

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