Définir les paramètres de la réunion
La première chose à faire pour préparer une réunion de travail est de porter son attention sur plusieurs éléments :
- le lieu de la réunion : il faut choisir un lieu convivial et adapté à la taille du groupe afin d'établir les meilleures conditions d'échange et de production ;
- le jour et l'heure de la réunion : il faut raisonner par rapport aux participants, car la réunion ne doit pas être une contrainte ;
- la durée de la réunion : il doit être cohérent par rapport à l'objectif de la réunion ;
- la taille de groupe adaptée : cela aura un impact sur le niveau de l’animation et la participation ;
- s’assurer de la disponibilité et de la fonctionnalité du matériel ;
- s’assurer s’il faut prévoir le confort du participant en fonction de la durée de la réunion, avec une pause café ou déjeuner.
Par ailleurs, le choix de la salle est important dans la préparation d’une réunion. Elle doit être confortable pour que tout le monde soit à l'aise et ait suffisamment d’espace pour travailler dans de bonnes conditions.
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Concernant la disposition des participants, il faut trouver le compromis entre la nécessité de prise de notes et la définition d'un espace de travail convivial. À ce sujet, la table ronde ou ovale permet un certain niveau d'échange pour permettre à chacun d'interagir.
Il existe plusieurs dispositions possibles :
- la disposition “salle de classe” : adaptée à des animations de réunion de type conférence. Si tout le monde voit correctement l’animateur, il peut être difficile d'échanger entre eux. Cette disposition est moins adaptée pour une réunion participative ;
- la disposition en “U” : recommandée pour des échanges et discussions partant de l'animateur et revenant à lui. Elle facilite le feedback et incite à communiquer ;
- la disposition en rond : favorise le niveau de participation et incite au dialogue plaçant le groupe au même niveau. Il n’y a pas de positionnement hiérarchique.
Il est nécessaire d’adapter la disposition en fonction de l’objectif de la réunion et de la typologie d’animation souhaitée. Il faut anticiper pour pouvoir installer la salle correctement.
Les outils indispensables pour une réunion participative
Pour bien préparer une réunion, il est important de s’assurer que, dans la salle, tout le matériel nécessaire est présent pour conduire la réunion à bien. Il faut donc s’assurer du nombre suffisant de tables et de chaises. Il est possible d’animer une réunion sans table avec des chaises en disposition “table ronde” mais certains participants aiment, tout de même, prendre des notes. L’absence de table dépend aussi de l'activité et de l’approche de la réunion.
Pour conduire une réunion efficace, il faut s’assurer que les éléments suivants sont présents :
- un tableau blanc et de feutres ;
- un écran ou un vidéoprojecteur fonctionnel ;
- un adaptateur pour se connecter, ainsi qu'un chargeur d’ordinateur et des rallonges ;
- du matériel destiné à la prise de notes (feuilles, stylos) ;
- des bouteilles d’eau et un en-cas, si nécessaire.
Concernant les supports de la réunion, il faut penser au nombre d’interactions souhaitées. Par exemple, pour une réunion d’information, il est conseillé de prévoir des messages clefs avec un powerpoint. Celui-ci doit être léger avec peu de contenu, des images ou des vidéos. Autre possibilité, utiliser un tableau pour noter les messages clefs. En cas de production durant la réunion, il faut prévoir les supports du groupe (marqueurs, ciseaux, scotch, magazines, feutres de couleurs…). Par ailleurs, les consignes doivent être claires. L’animateur doit faciliter et libérer la créativité du participant. Si la réunion est axée sur l’échange, il faut prévoir un support pour collecter l’information (un PC ou un paperboard) permettant à l'animateur de prendre en note les propositions à la vue de tous.
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Quels sont les objectifs de la réunion ?
Définir un objectif, c’est s’assurer de l’atteindre. Pour évaluer l'efficacité de la réunion, il faut définir un objectif et se poser la question suivante : à quoi sert la réunion ?
Pour préparer une réunion efficacement, il faut choisir l’objectif permettant de sélectionner le contenu et les modalités d’approche. Lorsque l’animateur formalise un objectif, il y a une obligation de résultat. Il doit aussi se poser la question de l’apprentissage et de la production des participants durant la réunion.
Pour faciliter la compréhension de l'objectif, il existe trois catégories d'objectif :
- objectif d’information : informer des décisions, des procédures, des choix, des actions, des évolutions, des réalisations de l’entreprise ;
- objectif d'échange : échanger sur des idées, des bonnes pratiques, des points de vue, des résultats ;
- objectif de production : produire des productions, des diagnostics, des process, des idées…
Ces trois objectifs peuvent cohabiter lors d'une même réunion.
| Objectif de la réunion | Rôle du participant |
| Objectif d’information | l’animateur parle 80% du temps et produit beaucoup de contenu. Les participants écoutent et prennent des notes. |
| Objectif d’échange | l’animateur répartit le temps de parole et parle 50% du temps. Il donne des consignes et facilite l'échange. Les participants parlent à l’animateur et se parlent entre eux. |
| Objectif de production | l’animateur parle moins de 20% du temps et pose des questions mais ne prend pas partie. Il est neutre dans l’animation des débats et prend des notes. Il fait décider le groupe et garde son rôle de facilitation. Les participants, quant à eux, parlent 80% du temps. |
Lors d’une formation pour animer une réunion, vous en apprendrez davantage sur le rôle de l’animateur dans la réunion participative et sur la manière concrète d’animer une réunion participative.
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Inviter les participants à la réunion
Tout d’abord, il faut choisir les personnes essentielles à la réunion avant d’envoyer l’invitation. Le nombre de participants va définir le type d'échange durant la réunion. Par exemple, pour animer une réunion participative, un groupe de 5 à 6 personnes, plutôt qu’un groupe de 30 personnes, est recommandé pour favoriser l'échange entre les participants.
Pour inviter les participants, il faut envoyer l’invitation au moins 15 jours à l'avance. À noter que la façon dont l'email ou le courrier d'invitation est rédigé impacte les participants et leur engagement durant la réunion.
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