Rédiger un compte-rendu de réunion efficace

À quoi sert le compte-rendu ?

Une fois les échanges durant la réunion terminés, il est indispensable de consigner ce qui a été écrit, décidé et discuté dans un compte-rendu de réunion. Ainsi, les échanges restent clairs pour tout le monde, il n’y a pas d'omission ou de mauvaise interprétation. Pour ne rien oublier, il est conseillé de rédiger ce compte-rendu immédiatement après la réunion, “à chaud”. Il est aussi possible de commencer à le rédiger, soit pendant la phase de conclusion, soit tout au long de la réunion, surtout en présence d’un(e) secrétaire, dont le rôle sera de prendre des notes. 

De même, ce rapport de réunion doit être diffusé sans délai à la fin de la réunion aux personnes concernées, présentes ou absentes. Ce délai est généralement de 2 à 3 jours maximum. Cette urgence est justifiée, d’une part parce que les éléments sont encore frais dans l’esprit des participants et d’autre part, parce qu’il ne faut pas perdre de temps pour mettre en œuvre ce qui a été décidé. 

Quant à la forme de ce compte-rendu, il est important de rester concis en évitant de retranscrire chaque phrase énoncée pendant la réunion. Il est, au contraire, recommandé d’être clair et d'essayer d'être le plus efficace possible, afin de faciliter un maximum sa lecture. Ainsi, le rapport de réunion doit être bien structuré. 

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Quels sont les différents types de compte-rendu ?

Il existe trois types de compte-rendus.

1. Le compte-rendu procès-verbal

Tout d’abord, il y a le compte-rendu dit “procès verbal”. À la différence du compte-rendu de réunion synthétique, le pv de réunion de travail a une valeur juridique. Il ne concerne que les réunions dites officielles comme :

• les conseils d'animation ; 
• les assemblées générales ; 
• les réunions du comité social et économique du CSE. 

Ce type de compte-rendu est destiné à regrouper de manière officielle les décisions qui ont été prises pendant ces rencontres. Il est ensuite soumis à l'approbation de l’ensemble des participants et signé par le(la) secrétaire de la réunion.

2. Le compte-rendu synthétique

Ensuite, il y a le compte-rendu synthétique, aussi appelé synthèse de réunion. Il concerne toutes les réunions et n’est pas aussi officiel que le procès verbal. Il ne retrace pas l'intégralité des faits à l'ensemble des participants. En réalité, le rédacteur ne retranscrit que dans les grandes lignes ce qui a été décidé et énoncé. Pour chaque point de l'ordre du jour, le rédacteur fait apparaître les décisions et les conclusions qui ont été actées. Ce type de compte-rendu synthétique doit suivre un ordre assez thématique, en faisant apparaître les titres et les sous-titres.

Par ailleurs, les thèmes sont retranscrits par ordre d’importance et pas nécessairement dans un ordre chronologique. 

3. Le compte-rendu relevé de décision

Enfin, il existe le compte-rendu dit relevé de décision. Comme son nom l'indique, il ne mentionne que les décisions prises pendant la réunion qui peuvent être :

• des résultats de vote ; 
• des délibérations ; 
• des avis ; 
• des absences d’avis, de prises d’action ou de délibération.

Il peut être présenté sous forme de tableau et joint, en annexe, à un compte-rendu plus complet s’il y en a. 

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Comment rédiger un compte-rendu ?

Voici quelques conseils pour faire un compte-rendu de réunion. Tout d’abord, il est fortement conseillé de rédiger le compte-rendu “à chaud” et de ne pas attendre une période trop longue. En effet, les notes que l’on a prises en réunion font appel à notre mémoire court terme. Le compte-rendu va acter des décisions, va formaliser le travail réalisé afin de permettre, par exemple, aux personnes absentes de voir la production de la réunion. 

Voici en détail les points que l’on peut retrouver dans les différents types de compte-rendu, notamment pour rédiger un pv de réunion : 

1. les objectifs de la réunion : il s'agit de répondre à la question suivante : “pourquoi avoir réuni ces personnes, en ce lieu, ce jour-là ?" ; 
2. la date de la rencontre ;
3. la liste des participants présents et le service auquel ils appartiennent (si on est dans un grande structure) ; 
4. les tierces personnes en copie qui n’ont pas participé à la réunion mais qui sont parties prenantes des sujets, des thèmes traités et des décisions prises. C’est souvent le cas des supérieurs hiérarchiques ; 
5. les sujets abordés avec, à chaque fois, la synthèse des sujets abordés et si besoin la mention des documents produits ou qui ont servi de support, en précisant où les trouver. Il est aussi possible de les joindre en annexe du compte-rendu. Il faut procéder de même pour les présentations utilisées pendant la réunion ; 
6. les conclusions et décisions prises le cas échéant ; 
7. la liste des actions, en mentionnant le plan d’action du produit pendant la réunion et mentionnant les responsables des actions qui pilotent la mise en place et assureront le reporting lors d’une prochaine mise en commun. Il est important de préciser aussi le moment où les actions doivent être menées ; 
8. la date et le lieu de la prochaine réunion, s’il a été acté ; 
9. Mentionner en commentaire les appréciations générales concernant le travail fourni, mais aussi l'ambiance de la réunion ou la présence d’un problème particulier lié à l’organisation et les points d’amélioration. 

Modèle de compte-rendu type

Il est conseillé de se faire relire par une tierce personne qui aura la capacité de vous dire si votre compte-rendu est clair, concis, précis, efficace et pertinent et s’assurer que rien n’a été omis.

La dernière étape est la diffusion du compte-rendu qui doit être transmis à l’ensemble des participants pour validation et afin d’assurer le suivi. Si des propositions de modification sont faites, le compte-rendu final devra être à nouveau envoyé à l'ensemble des participants. 

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