Travailler sur une base de donnée intègre
Avant de pouvoir utiliser un filtre avancé sur Excel, ou trier un tableau Excel, vous devez vérifier que votre base de données est intègre et ne comporte pas de défaut. Cliquez sur une cellule de votre tableau et faites Ctrl + A. L’entièreté de votre base de données doit se sélectionner.
Si ce n’est pas le cas, vérifiez que :
- aucune ligne vide ne coupe votre tableau en deux ;
- aucune fusion entre cellules n’a été faite, sinon vous ne pourrez pas utiliser Excel et votre base de données correctement ;
- chaque colonne comporte un titre. Ils se transforment en champs dans la conception d’un tableau croisé dynamique et sont indispensables ;
- aucune ligne ou colonne n’est masquée.
Tris simples et successifs, mono et multi-clés
Trier un tableau sur Excel peut se faire par un simple clic droit sur une cellule au hasard. Choisissez ensuite l’option « Trier » puis la modalité. Grâce au tri, vous pouvez ranger par ordre alphabétique sur Excel. Pour trier deux zones de manière différente, faites clic droit > Trier > Tri personnalisé. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, vous pourrez ajouter autant de niveaux de tri que vous le souhaitez et définir leurs conditions.
Trier des couleurs
Pour effectuer un tri sur Excel en utilisant les couleurs et fonds de couleurs appliqués sur le document, rendez-vous dans Données > Trier. Sélectionnez ensuite l’en-tête de la colonne où apparait la couleur à trier. Choisissez l’option « couleur de la cellule » pour trier un tableau croisé dynamique par la couleur de votre choix. Enfin, sélectionnez la couleur concernée dans le menu déroulant, et définissez son ordre d’apparition (en haut ou en bas).
Filtres simples, numériques et textuels
Ajouter un filtre sur Excel permet de ne montrer que ce qui vous intéresse pendant un temps pour faciliter la lecture d’un document. Certains éléments sont mis en évidence, comme lorsque vous voulez supprimer des doublons. Pour filtrer un tableau Excel, sélectionnez une cellule et faites Données > Filtrer. Des menus déroulants apparaitront au niveau des en-têtes de votre tableau pour filtrer chaque colonne. Cliquez sur l’un d’eux pour choisir l’élément qui déterminera votre filtrage. L’option filtre sur Excel n’est pas définitive : pour revenir sur l’organisation d’origine, rendez-vous dans le menu déroulant de votre colonne > Effacer le filtre.
Filtrer en utilisant les points d'interrogation et les astérisques dans les critères
Si vous souhaitez utiliser un filtre automatique sur Excel pour mettre en évidence des valeurs précises, comme une lettre définie en avant-dernière position d’une référence par exemple, cliquez sur le menu déroulant de la colonne à filtrer, faites Filtres textuels > Se termine par… Entrez votre lettre ou valeur sur la première ligne, et faites-la suivre d’un point d’interrogation ou d’un astérisque. Le point d’interrogation représente un caractère unique quel qu’il soit et l’astérisque une série de caractères de longueur variable. Validez pour appliquer votre filtre avancé Excel.
