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À quoi sert le logiciel Excel ?

Le logiciel Excel permet de réaliser des calculs automatisés, de la modélisation de calcul et des graphiques. Excel est en outre un logiciel particulièrement performant de gestion des données. Il permet de collecter et trier les données. Par ailleurs, Excel permet de produire des tableaux croisés dynamiques. Excel a également des limites : un million de ligne pour 16 000 colonnes sont disponibles. Une cellule peut contenir jusqu’à 32 000 caractères maximum. Il n’y a cependant pas de nombre maximum de feuille par classeur pour Excel. L’utilisateur sera seulement limité par la mémoire de son ordinateur.

Les tâches de base à connaître

Maîtriser les bases Excel permet à l’utilisateur d’aller plus loin dans son usage du logiciel. Plusieurs tâches de bases sur Excel sont à connaître et en voici quelques exemples.

Saisir des données

Pour saisir des données, l’utilisateur doit cliquer sur une cellule vide. Les cellules sont numérotées selon leur emplacement vis-à-vis de leur colonne et de leur ligne. Après avoir entré le texte ou le nombre voulu, l’utilisateur appuie sur Entrée ou Tab pour valider sa saisie.

Appliquer un ombrage de cellule

Une fois la ou les cellules sélectionnées, il faut cliquer, dans l’onglet Accueil, et plus précisément dans le groupe Police, sur la flèche bordant le bouton Couleur de remplissage afin de choisir l’ombrage.

Utiliser Somme automatique pour additionner des données

À la suite de la saisie des données dans le Excel, l’utilisateur sélectionne la cellule à droite ou en-dessous des nombres à ajouter. Dans l’onglet Accueil, il faut alors cliquer sur Somme automatique dans le groupe Edition.

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Bases du logiciel, détail des fonctions, gestion et analyse de bases de données, tableaux et graphiques croisés dynamiques. 

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Créer une formule simple

L’utilisateur sélectionne une cellule. Il tape alors le signe égal (=). Ce signe indique au logiciel que la cellule contiendra une formule. Il s’agit alors de taper une formule de calcul qui peut contenir les signes : + (additionner) ; - (soustraire) ; * (multiplier) ; / (diviser). Ensuite, l’utilisateur tapera sur Entrée pour obtenir le résultat. Il peut également appuyer sur Ctrl + Entrée pour que le curseur reste sur la cellule active.

Appliquer un format numérique

Si l’utilisateur souhaite différencier les types de nombre, il peut ajouter un format (devise, pourcentage, date, etc.). Une fois sélectionnées, les cellules que l’utilisateur souhaite mettre en forme, il clique sur l’onglet Accueil, puis, au-dessus de l’onglet Nombre, clique sur la flèche bordant la catégorie générale Standard. L’utilisateur sélectionne alors le format numérique souhaité.

Placer des données dans un tableau

Il faut d’abord sélectionner les données depuis la première jusqu’à la dernière cellule en glissant sur les cellules. Il s’agit ensuite de cliquer sur le bouton Analyse rapide qui apparaît dans le coin inférieur droit de la sélection. Puis, dans Tableaux, l’utilisateur obtient un aperçu des données. Puis, une fois le tableau créé en cliquant sur Tableau, l’utilisateur peut filtrer les données en cliquant sur la flèche bordant la tête de la colonne du tableau. Pour filtrer les données, il faut décocher la case « Sélectionner tout » et sélectionner les données à trier.

Afficher les totaux pour les nombres à l’aide de l’analyse rapide

Après avoir sélectionné les cellules, il s’agit de cliquer sur le bouton Analyse rapide, puis de cliquer sur Totaux et de déplacer le curseur sur les boutons afin d’observer les résultats de calcul des données et de cliquer pour appliquer.

Donner une signification aux données à l’aide de l’analyse rapide

Une fois les cellules sélectionnées, il s’agit de cliquer sur le bouton Analyse rapide. Sous les onglets Mise en forme et Graphiques sparkline, l’utilisateur peut observer les effets sur les données et choisir une analyse à appliquer qui mettra en valeur les variations voulues. Il s’agit alors de cliquer sur l’effet voulu pour l’appliquer.

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Les fonctions de base Excel

Les fonctions de base sur Excel sont classées par fonctionnalités. Elles correspondent aux formules Excel de base.

Un cours Excel de base permet d’en comprendre les applications.

• La fonction SOMME additionne des valeurs dans une cellule. C’est la formule de calcul Excel de base.
• La fonction SI renvoie à une valeur selon qu’une condition se réalise ou non.
• La fonction RECHERCHE effectue une recherche dans une ligne ou renvoie à une valeur à partir de la même position dans une autre ligne ou colonne.
• La fonction RECHERCHEV recherche des éléments dans une table ou une plage.
• La fonction EQUIV recherche un élément dans une plage de cellule puis renvoie à la position relative de cet élément dans la plage.
• La fonction CHOISIR s’applique parmi les 254 valeurs sélectionnables dans le rang d’index. 

Si l’utilisateur maîtrise ces fonctions, il pourra aller plus loin que le seul « Excel pour les nuls ».

Se former aux bases d'Excel en ligne

Se former à Excel avec Walter Learning est possible. Cette formation Excel pour débutants comme pour les utilisateurs confirmés dure 13 heures et est disponible en ligne. Elle permet non seulement d’apprendre les bases d’Excel mais aussi de réaliser des opérations complexes afin de travailler efficacement grâce et sur le logiciel.

La formation s’articule ainsi autour de :

• la maîtrise des fonctions de base d’Excel (format, calcul, fonction conditionnelle, etc.) ;
• la présentation claire et visuelle des données ;
• l’exploitation et de l’analyse des bases de données.

Les cours sur les bases d’Excel sont complétées par des modules de formation plus avancés et par des exercices pratiques. S’il n’est pas possible de réellement apprendre Excel gratuitement, cette formation est éligible au CPF, dispositif qui peut permettre de ne pas engager de ressources personnelles pour en bénéficier. Cette formation est dispensée par Eric Soty. Fort de son expérience auprès d’entreprises privées comme publiques, ainsi qu’au sein de grandes écoles, et spécialiste de la suite Office, il transmet ses compétences de façon ludique et pédagogique.

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Sources

• Tâches de base dans Excel - Support Microsoft
• Fonctions Excel - Support Microsoft