Opérateurs et syntaxes
Les bases à connaître quand on veut apprendre à utiliser Excel sont les normes pour écrire les opérateurs et les comparateurs ainsi que le respect des priorités de formule. C’est indispensable pour écrire des formules de calcul Excel. Quand vous maîtrisez ces bases, vous pouvez préparer des formules simples et des formules complexes.
Pour commencer, il faut savoir où trouver et comment utiliser les bonnes touches pour faire vos calculs. La majorité des touches nécessaire pour écrire les additions, les soustractions et les divisions se situent sur le pavé numérique. C’est une sorte de calculatrice à portée de main. Si vous n’avez pas de pavé numérique, les touches adéquates se trouvent sur votre clavier et vous pouvez les activer pour certaines par des raccourcis clavier.
Le tiret du 6 pour la soustraction, la barre oblique pour la division, l’accent circonflexe pour une puissance ou l’astérisque pour la multiplication.
Il faut noter qu’il ne faut pas écrire X dans la barre de formule pour faire une multiplication dans Excel. L’emploi de l’astérisque est le seul terme valide dans la barre de formule sinon la valeur serait erronée et ne permet pas le bon calcul Excel. Pour ne commettre aucune erreur, le mieux est de se former à Excel. Cela permet de maîtriser Excel de A à Z et de comprendre l’importance d’utiliser les bons termes.
Dans Excel comme en mathématiques, il est indispensable de respecter les priorités de calcul des formules Excel pour que le logiciel les comprenne et applique les calculs automatiques.
💡 Par exemple, si nous prenons les calculs suivants : 1 + 2*1 + 2 = 5 et (1 + 2)*(1 + 2) = 9.
Le calcul semble le même et pourtant, il n’y a pas le même résultat. C’est tout simplement à cause des priorités de calcul. Excel calcule en priorité les multiplications et ensuite, les additions sauf si les calculs se trouvent entre parenthèses. Excel reprend la logique mathématique et il calcule d’abord ce qui se trouve entre parenthèses avant de s’occuper des autres opérateurs. Décortiquons ces calculs pour mieux les comprendre.
| Calcul | Résultat |
| 1 + 2*1 + 2 = 5 | Le résultat est 5, car Excel suit celle logique, 2*1 = 2 ensuite, il additionne le résultat de la multiplication 2 au premier chiffre du calcul initial 1 donc 2 +1 = 3 puis, il additionne ce total à l’addition restante 3 +2 = 5. |
| (1 + 2)*(1 + 2) = 9 | Le résultat est 9, car Excel calcul en priorité les formules entre parenthèses (1 +2)=3, les deux résultats entre parenthèses sont identiques, il multiplie 3*3 = 9. |
N’oubliez pas que les parenthèses jouent un rôle important pour effectuer les calculs. Si l’on ouvre une parenthèse, on doit toujours la fermer. Sans cela, le calcul automatique de votre formule est erroné. Si vous avez un doute, il vous suffit de reprendre les priorités de calculs mathématiques actuels, ils sont identiques.
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Calculs modélisés en pointant des cellules
Le vrai avantage d’Excel est l’automatisation des calculs. L’outil vous permet de calculer une moyenne, une somme et d’obtenir le résultat d’un calcul complexe à l'aide des formules où sont intégrées les différentes données de votre base de données. Pour cela, il suffit d’appeler dans la cellule de résultats, vos différentes cellules contenant vos données. Les calculs modélisés en pointant des cellules, vous permet également, la prise en compte immédiat d’une modification de donnée dans votre résultat. Pour que l’automatisation réussisse, il faut connaître la procédure à suivre pour que votre calcul pointe vers les différentes cellules.
Voici la procédure à suivre :
- Sélectionnez la cellule de résultat ;
- Tapez au clavier la fonction « = » ;
- Sélectionnez à l’aide de la souris la première cellule de votre calcul ;
- Tapez au clavier votre opérateur ;
- Renouvelez l’opération autant de fois que nécessaire ;
- Tapez au clavier sur la touche « Entrée » : votre résultat apparaît.
Le changement d’une donnée dans votre tableau se répercute automatiquement dans votre formule de calcul Excel sans avoir besoin d’insérer une nouvelle formule. De plus, Excel à l’avantage de gérer tous les chiffres. Vous n’avez pas à insérer une nouvelle fonction même si votre chiffre est négatif. Cette méthode vous permet d’effectuer tous les calculs que vous souhaitez sereinement.
Cette construction de bases est l’essence première du logiciel Excel. La maîtriser est fondamental. Vous pouvez devenir un expert des formules en suivant la formation Excel en ligne de Walter Learning finançable par votre CPF. Cette formation vous permet de maîtriser Excel de A à Z et de prétendre à la certification TOSA Excel.
Les fonctions SOMME et MOYENNE
Quand vous débutez dans Excel, les premiers calculs que vous utilisez sont souvent le calcul de la somme et de la moyenne sur Excel. Les fonctions d’Excel vous permettent de faire ces calculs très simplement.
Pour faire une somme sur Excel, il existe deux méthodes :
- Cliquez sur l’onglet Accueil puis dans le panneau de commande Édition, cliquez sur la flèche de la liste déroulante et sélectionnez la formule somme d’Excel. Tous les éléments chiffrés de la colonne sont pris en compte dans la formule. ⚠️ Il faut être vigilant que tous les chiffres pris en compte soient à inclure dans votre calcul.
- Commencez à écrire la formule à l'aide du signe "=" dans la cellule de résultat. Une liste déroulante vous propose différentes formules. Choisissez la formule somme d’Excel. Une parenthèse s'ouvre, elle indique qu’il faut sélectionner la plage de cellule à calculer. Sélectionner à l’aide de votre souris la plage de cellule correspondante puis appuyer sur la touche Entrée pour valider.
Pour faire une moyenne sur Excel, il suffit d’exécuter les mêmes procédés. Vous pouvez choisir de passer par le panneau de commande en étant vigilant des chiffres pris en compte dans la formule de la moyenne Excel. Sinon, vous pouvez taper le début de la formule moyenne d’Excel, sélectionnez la plage de cellule à calculer et tapez sur la touche Entrée pour valider.
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Recopier des formules sur Excel
Pour simplifier votre travail dans votre tableau Excel, il est intéressant de savoir comment recopier des formules dans plusieurs cellules de votre feuille de calcul.
Pour recopier une formule, il existe trois méthodes :
- Méthode 1 : Copier-coller. Copiez la formule puis sélectionnez la plage de cellule concernée et collez.
- Méthode 2 : Raccourcis clavier. Sélectionnez la plage de cellule où vous souhaitez voir la formule apparaître en incluant la cellule contenant la formule. Utilisez le raccourci Ctrl+ B pour copier les formules vers le bas ou Ctrl + D pour les copier vers la droite.
- Méthode 3 : Le bouton recopie. Une poignée en forme de croix apparaît en bas à droite de votre cellule au survol. Cliquez et restez cliquer sur la croix, déplacez-la sur la plage de cellule correspondante, votre formule se duplique automatiquement.
Appliquer cette méthode vous permet un gain de temps considérable dans l’élaboration de vos tableaux Excel.
Les fonctions MAX et MIN
À l’instar des fonctions Somme et Moyenne, elles sont souvent utilisées. Ces fonctions permettent de connaître la valeur la plus petite et la valeur la plus grande dans une ligne ou une colonne d’un tableau Excel. Pour les mettre en application, il suffit de suivre le même procédé que pour les fonctions Somme et Moyenne.
Les fonctions MAX et MIN se trouvent sur l’onglet Accueil puis dans le panneau de commande Édition, cliquez sur la flèche de la liste déroulante. Vous n’avez plus qu’à sélectionner la formule MAX ou MIN selon vos besoins. Restez toujours vigilant de la plage de cellule sélectionnée quand vous utilisez ce procédé.
Sinon, vous pouvez également trouver les formules directement dans la barre de formule de votre feuille Excel. Sélectionnez la plage de cellule d’où l’on extrait le chiffre et tapez sur la touche d’entrée pour valider. Cette formule permet le renvoi de la valeur correspondante dans la cellule de résultat.
Calculs logiques
Les calculs logiques sont la mise en application des notions apprises précédemment. Vous savez, maintenant, calculer une somme sur Excel en utilisant la fonction adéquate ou encore faire le calcul d’un salaire annuel et mensuel de plusieurs employés. Vous pouvez recopier les formules sans erreurs pour faciliter votre travail sur des bases de données Excel conséquentes. En bref, vous savez faire des calculs logiques qui répondent aux besoins de votre tableau Excel.
C’est essentiel à la compréhension et l’assimilation des méthodes que vous avez découvertes.
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