Le fichier ou classeur Excel
Il n’y a aucune différence entre un fichier Excel et un classeur Excel. Dans le vocabulaire Excel, un classeur est un fichier (et inversement) qui apparaît lorsque l’on ouvre le logiciel et qui présente l’extension “xls”, s’il s’agit d’une version avant 2007 et “xlsx”, s’il s’agit d’une version plus récente. Ce document contient toutes les données, graphiques et informations que vous allez saisir. Un classeur Excel se compose de feuilles de calculs, elles-mêmes constituées de cellules. Autant d'éléments fondamentaux à intégrer dans votre maîtrise du vocabulaire Excel et que nous décryptons plus bas dans cet article.
Excel c'est quoi ? Il s'agit d'un logiciel de la suite bureautique Office de Microsoft, qui permet la création de tableaux, de calculs automatisés, de plannings, de graphiques et de bases de données. On l'appelle aussi tableur.
Les onglets Excel
Les élément phares pour savoir comment utiliser Excel se trouvent dans le ruban en haut de l’espace de travail. Celui-ci regroupe l’ensemble des commandes Excel. Ces commandes sont classées en sous-groupes principaux, aussi appelés onglets dans Excel.
Ils permettent d’accéder aux commandes et sont au nombre de sept :
- l’onglet Accueil ;
- l’onglet Insérer ;
- l’onglet Mise en page ;
- l’onglet Formule ;
- l’onglet Données ;
- l’onglet Révision ;
- l’onglet Affichage.
Il y a aussi l’onglet Développeur, qui est masqué par défaut, après chaque mise à jour du logiciel.
Par ailleurs, il existe ce que l’on appelle dans le vocabulaire Excel des onglets contextuels, qui ne s'affichent que dans certaines situations.
- Lorsque vous cliquez sur un tableau croisé dynamique.
- Lorsque vous cliquez sur un tableau de données.
- Lorsque vous cliquez sur un objet, comme un graphique ou une image.
Chaque onglet Excel regroupe des commandes qui sont accessibles grâce à des boutons et des menus déroulants. Ces derniers sont associés à des groupes de commandes.
Enfin, si vous souhaitez connaître le vocabulaire Excel, vous devez savoir qu'il y existe aussi les onglets de feuille, qui se trouvent dans le bandeau en bas du classeur Excel. Ces onglets vous permettent de vous déplacer d’une feuille à l’autre, en cliquant simplement sur l’onglet de la feuille sur laquelle vous souhaitez vous rendre. Vous pouvez renommer et colorer ces onglets afin qu’ils soient différentiables.
Les feuilles Excel
Un classeur Excel se compose de feuilles de calcul. Une fenêtre de feuille Excel contient un quadrillage de colonnes et de lignes. Une feuille Excel peut renfermer jusqu’à 256 colonnes et 65 536 lignes.
Comme évoqué plus haut, chaque feuille Excel est représentée par un onglet situé en bas du classeur Excel. Les onglets sont intitulés, par défaut, “Feuil1”, “Feuil2”, “Feuil3”, etc.
Pour renommer les feuilles, il vous suffit simplement de faire un double clic sur l’onglet Excel que vous voulez renommer. Pour ajouter une feuille, dirigez-vous vers le ruban puis cliquez sur l’onglet Insertion, puis “Feuille”. Pour supprimer une feuille, faites un clic droit et cliquez sur “Supprimer”. Vous pouvez accéder à chacune de ces feuilles en cliquant sur l’onglet.
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Les cellules, lignes et colonnes Excel
Une feuille Excel se compose de colonnes et de lignes. Les colonnes sont nommées par des lettres (A,B,C…), qui se situent sur le côté gauche de la feuille Excel. Les lignes sont représentées par des chiffres (1,2,3…), qui se situent en haut de la feuille de calcul. Chaque intersection entre une ligne et une colonne, par exemple A2, constitue une cellule dans le vocabulaire Excel. Une cellule Excel peut contenir un texte, des données chiffrées, des formules et même la combinaison de ces trois éléments.
Il est possible de sélectionner un groupe de cellules. C’est ce que l’on appelle un champ ou une plage de données. Cette manipulation est utile pour attribuer un traitement identique à toutes les cellules sélectionnées. Il est possible de nommer une cellule Excel ou un champ de cellules. Par exemple, la plage de données qui se compose des cellules de A2 à F5 pourrait s’identifier sous le nom de “adresses email”.
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Les différentes zones de l'espace de travail Excel
La barre d’accès rapide
Il s’agit d’une barre d’outils Excel qui se situe tout en haut de votre fenêtre. Cette barre, personnalisable, se compose d’un ensemble de commandes fréquemment utilisées. Sans personnalisation, certaines apparaissent par défaut, comme “Enregistrer”, “Annuler” et “Rétablir” et peuvent être affichées ou masquées.
Vous pouvez, si vous souhaitez, ajouter une ou plusieurs commandes dans votre barre d’outils d’accès rapide. Il n’y a pas un nombre limité de commandes pouvant faire partie de la barre d’outils personnalisable. En revanche, comme celle-ci ne peut apparaître que sur une seule ligne, en fonction de la taille de votre écran, certaines de vos commandes pourront être masquées.
Onglet Données
L’onglet Données comporte différents outils permettant la gestion et l’analyse de toutes les données de votre classeur Excel. Le premier groupement de commandes vous offre la possibilité d’importer des données provenant de plusieurs sources différentes et de créer des liens avec d’autres fichiers Excel. Le deuxième groupement de commandes est dédié à la gestion des connexions entre les différents fichiers et trier ou filtrer les données.
Section Nombre
Ce groupe de commandes offre la possibilité de formater l’affichage de cellules excel numériques, comme le type de nombres (entier, décimal, date courte ou encore date longue). Il permet aussi de spécifier le nombre de décimales à afficher.
Dérouler le groupe de commandes
Aussi appelé lanceur de boîte de dialogue dans le vocabulaire Excel, il s’agit d’un petit bouton (lanceur) qui se trouve en bas à droite de certains groupes de commandes. Chacun de ces boutons ouvre une boîte de dialogue proposant des options supplémentaires.
Pour définir la disposition d'une page, vous pouvez cliquer sur la boîte de dialogue “Mise en page”. Il suffit simplement de vous rendre sur l’onglet “Mise en page” et en bas, à droite, du groupe de commande puis, cliquer sur le lanceur pour choisir l’option qui vous convient.
Avec les versions Office 2010 et Office 2013, il est maintenant possible de créer ses propres onglets et groupes de commandes. Vous devez faire un clic droit sur le ruban et choisir l’option “Personnaliser le ruban”.
Barre de formule
La barre de formule est une barre qui se situe entre le ruban du menu et la première ligne de la feuille Excel.
Elle est constituée de trois éléments.
- La zone de nom qui affiche le nom de la cellule Excel sélectionnée.
- La zone “insérer une fonction” qui est un bouton permettant d’ouvrir la bibliothèque des fonctions et d’en choisir une.
- La zone principale de la barre de formule qui affiche le contenu de la cellule sélectionnée. Ainsi, il est possible de voir le type de données inscrit dans la cellule (texte, nombre, date, fonction ou formule).
La barre de formule peut être masquée.
Zone de nom
Située à côté de la barre de formule dans une feuille de calcul Excel, la zone de nom affiche l’adresse de la cellule ou d’un objet sélectionné. Pour cela, il suffit de cliquer sur une cellule Excel et vous verrez apparaître l’adresse de la cellule à utiliser dans une formule. Elle peut également afficher le nom d’un groupe de cellules.
Cellule active
Une cellule active correspond à une cellule sélectionnée par vous dans la feuille de calcul Excel. Ainsi, chaque fois que vous cliquez sur une cellule, peu importe laquelle, celle-ci devient active. Ses contours sont verts et un petit carré, que le vocabulaire Excel appelle "poignée de recopie”, apparaît dans le coin droit. Ce n’est que lorsqu’elle est active que vous pouvez y entrer du contenu (données, textes, lien hypertexte Excel…).
Zoom
Pour zoomer en avant ou en arrière votre fichier Excel, vous devez utiliser le curseur qui se trouve sur la barre d’état.
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