Éditer et convertir un Word avec Google Documents
Les outils de la suite bureautique Google prennent en charge les formats Office. Vous pouvez ainsi tout à fait héberger vos documents sur Google Drive et les modifier en exploitant les solutions Google Workspace, et ce, sans redéfinir leurs extensions.
Pour ouvrir un document Word avec Google Docs, faites Fichier > Ouvrir. Utiliser ensuite le menu « Importer » pour intégrer le fichier Word de votre choix au traitement de texte Google. Pour identifier votre page Office, il suffit de trouver l’icône avec la lettre « W ». Si vous stockez de nombreux documents sur Google Drive, n’hésitez pas à passer par le moteur de recherche avancé : cliquez sur la flèche à droite de la barre de recherche, et dans le menu déroulant, sous « Type », sélectionnez « Documents ».
Recherche avancée par type de fichier sur Google Drive
Une fois votre document localisé, double-cliquez dessus pour commencer l’édition de votre Word en Google Docs dans un nouvel onglet. Les modifications s’enregistreront alors automatiquement, et vous pourrez vous servir de toutes les fonctionnalités de Google Workspace. Votre document Office, portant l’extension .docx, ne sera pas converti.
Cependant, vous noterez que les fichiers Word sur Google entament votre quota d’espace Google Drive, contrairement à un document natif. De plus, les éventuelles modifications alourdissent le poids de votre fichier Word en ligne sur Google, car chaque enregistrement est considéré comme une nouvelle version du fichier. Vous auriez donc tout intérêt à convertir votre Word en Google Docs pour non seulement gagner de l’espace de stockage, mais en plus profiter des diverses options de collaboration du géant du web.
Google Workspace : Gmail, Google Agenda, Google Drive, Google Docs, Google Sheets et Google Slides.
Une fois votre document Word importé et ouvert, faites Fichier > Enregistrer au format Google Docs. Cela aura pour effet de transformer votre Word en Google Docs dans un nouvel onglet. Pensez ensuite à supprimer le fichier original Office de votre Google Drive pour récupérer de l’espace. Pour information, il est toujours possible de convertir vos documents dans un sens ou dans l’autre, donc pas d’inquiétude ! Si vous avez pour habitude de créer un document Word pour vos traitements de texte et que vous souhaitez être accompagné dans votre changement d’outil, n’hésitez pas à vous tourner vers une formation Outils collaboratifs Google.
Les différences majeures entre Word et Google Documents
Si vous envisagez de transformer vos Word en Google Docs pour un usage sur le long terme, il vous faudra prévoir quelques jours pour vous familiariser avec le traitement de texte Google. Vous devrez acquérir de nouveaux réflexes, car même si Google Documents est simple d’utilisation, il se distingue tout de même de Word sur plusieurs niveaux.
L'emplacement des menus et fonctionnalités
La barre de menus par exemple, bien que comprenant certains onglets identiques, se présente différemment. De plus, elle n’est pas personnalisable. Il vous reviendra donc de localiser l’emplacement des menus et fonctionnalités. Au début, servez-vous du centre d’aide de la plateforme : en tapant le nom de votre option, Google vous la suggérera.
L'enregistrement automatique
Convertir vos Word en Google Docs signifie par ailleurs ne plus vous soucier de la sauvegarde de vos pages ou de la restauration d’anciennes versions de votre fichier. Avec l’outil de Google, votre progression s’enregistre toute seule, sans action de votre part. Sur Word, il est obligatoire d’utiliser le raccourci Ctrl + S ou de faire Fichier > Enregistrer, à moins d’avoir recours à une application Microsoft annexe telle que OneDrive ou SharePoint.
L'historique des versions
De la même façon, l’historique des versions de votre document ne nécessite pas d’autre outil sur Google Docs : il suffit de faire Fichier > Historique des versions > Afficher l’historique des versions. Vous pourrez alors restaurer, nommer, ou créer une copie d’une version précédente. L’historique des versions est intégré à votre fichier, et conservé sur le serveur de Google depuis sa création. L’historique sur Word vous limite à un retour en arrière de dix actions au maximum.
Les fonctionnalités collaboratives
Lorsque vous décidez de convertir un document Word en Google Docs, vous le transférez en ligne : vous n’avez donc plus à craindre la perte de vos données. Votre travail est accessible partout, à partir de n’importe quel appareil. L’une des différences majeures réside dans le domaine du partage et de la collaboration, synchrone ou asynchrone, dans lequel Google Docs a une longueur d’avance. Il autorise notamment la coédition d’un fichier en temps réel ; ainsi, plusieurs participants, connectés en même temps, peuvent effectuer une saisie.
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La phase d’échanges et de communication est incluse dans l’application, via le chat ou l’envoi de notifications. Vous gagnez par conséquent un temps précieux. Le partage de votre fichier sur le traitement de texte Google peut aussi permettre à vos collaborateurs de publier des commentaires ou suggestions, en fonction du niveau d’accès qui leur a été attribué. Vous pourrez les consulter et y répondre plus tard. Google Documents réduit donc considérablement l’aller-retour de pièces jointes dans les emails.
Les modules complémentaires
D’autres fonctionnalités enrichissent Google Docs, comme la saisie vocale pour dicter votre texte à voix haute et obtenir une retranscription, ou la possibilité d’ajouter des modules complémentaires pour maximiser votre expérience. Par ailleurs, pour les utilisateurs les plus avancés, il existe le langage de programmation Google Apps Script pour faire communiquer toutes les applications de la suite Google entre elles.
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Sources
Passer de Microsoft Word à Docs - Support Google
